Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)

[#1]

Youforce HR Core Beaufort- Werkgebonden personenmobiliteit

Ben je Youforce HR Core Education gebruiker, dan vind je de informatie hier.

Zoals aangegeven in het bericht van 18 juli 2023  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Registratie voor werkgebonden personenmobiliteit is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Meer informatie over of het voor jouw organisatie verplicht is, kun je terugvinden in de handreiking van de overheid. Je kan vanaf 1  januari 2024 de registratie van werkgebonden personenmobiliteit in Youforce vastleggen. De wettelijke verplichting hiertoe is uitgesteld naar 1 juli 2024, zie dit artikel.

Voor 1 juli 2025 moet de werkgebonden personen mobiliteit worden aangegeven in het het portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Wij zorgen ervoor dat in Youforce een rapportage beschikbaar komt die je kan gebruiken voor de opgave in het RVO portaal.

In dit artikel leggen we uit hoe de werkgebonden personenmobiliteit ingericht en toegepast wordt. 

Werkgebonden personenmobiliteit voor zakelijke dienstreizen 

Binnen Youforce kennen we drie vormen van kilometer declaraties:

1. Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce
2. Standaard km declaratie formulier in Self Service
3. Excel declaratie formulier/Rekenbladen in Self Service

Wij adviseren alle HR Core Online klanten om gebruik te maken van het nieuwe declaratieproces dat beschikbaar is in de Youforce app en Mijn Youforce.

Hieronder beschrijven we per declaratie vorm, wat de mogelijkheden zijn voor werkgebonden personenmobiliteit.

• Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce

De eerste stap is het configureren van de nieuwe km declaratie. Dit doe je op eenvoudige wijze door per categorie aan te geven welke vervoermiddelen door de medewerker gekozen kunnen worden.

Na de configuratie is de nieuwe km declaratie meteen te gebruiken door de medewerkers. De medewerker kiest een km categorie en het vervoermiddel dat van toepassing is. Wij tonen altijd het meest recent gebruikte vervoermiddel.

Voor meer toelichting op detailniveau verwijzen wij je naar onze uitleg op de community.

• Standaard km declaratieformulier in Self Service
  

Werkgebonden personenmobiliteit wordt niet ondersteund in de standaard km declaratieformulier Self Service. Werk je met HR Core online? Maak dan gebruik van de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce. Meer informatie vind je hier. 

Organisaties die werken met HR Core in huis, kunnen gebruik maken van het Excel declaratieformulier.

• Excel declaratieformulier in Self Service

Het Excel declaratieformulier in Self Service is een formulier dat je zelf hebt gemaakt of hebt laten inrichten specifiek voor jouw organisatie. Wij kunnen dit formulier niet standaard uitbreiden met de gegevensregistratie voor werkgebonden personenmobiliteit. 

Daarom adviseren we eerst te kijken of de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce een goed alternatief is. Klik hier voor meer informatie. 

Het gebruik van de nieuwe km declaratie levert jouw organisatie direct veel voordeel op, namelijk:

• Het activeren en inrichten is zeer eenvoudig en snel klaar
• Medewerkers kunnen voortaan snel en gemakkelijk een km declaratie indienen
• Gemiddeld scoort de nieuwe km declaratie een 6,5 (op een schaal van 1 op 7) op gebruiksvriendelijkheid.  

Kortom; je bespaart veel tijd als je voor 1 januari 2024 overstapt naar de nieuwe kilometerdeclaratie!

Mocht het niet lukken om over te stappen, dan kun je zelf het Excel declaratie formulier in Self Service aanpassen. Om de registratie van vervoermiddel mogelijk te maken, leveren we hiervoor een aantal standaard rubrieken uit. In bijgaande instructie leggen we stap voor stap uit hoe je het formulier moet aanpassen.

PI0368	Auto benzine zakelijk
PI0369	Auto diesel zakelijk
PI0370	Auto plug in hybride zakelijk
PI0371	Auto 100% elektrisch zakelijk
PI0372	Auto andere brandstoffen zakelijk
PI0373	Motorfiets benzine zakelijk
PI0374	Motorfiets elektrisch zakelijk
PI0375	Bromfiets/scooter benzine zakelijk
PI0376	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk
PI0377	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

Hoe werkt het?

We hebben een voorbeeld gemaakt waarin we laten zien hoe je de Exceldeclaratie kunt inrichten. 

• In het rekenblad voeg je per regel een keuzelijst toe (een extra kolom) waarin wordt gevraagd met welk vervoermiddel is gereisd. Dit komt overeen met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• In het formulier moet de lijst met export rubrieken worden aangevuld met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• Wanneer op alle rubrieken wordt gedeclareerd, ziet dit er (bijvoorbeeld) zo uit:

• Tot slot moet er een telling gemaakt worden per vervoermiddel, waarna deze waarden kunnen worden opgeteld en geëxporteerd.

• De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.
• In de Exceldeclaratie is openbaar vervoer (OV) buiten beschouwing gelaten. Deze kosten worden in euro’s gedeclareerd. We raden aan hier een aparte declaratie van te maken met een eigen invoercode, waarop je kunt rapporteren. 
• Aan dit artikel is een voorbeeld exceldeclaratieformulier ter inspiratie vinden.

Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer

Omdat niet alle organisaties een kilometerregistratie bijhouden voor woon-werk heeft de overheid bepaald dat je een steekproef mag doen door middel van een representatieve enquête. Voor deze enquête hebben we een best practice Self Service formulier ontwikkeld die je kan gebruiken om de gevraagde informatie te verzamelen. 

Dit formulier kan worden binnengehaald via: 

• Beheer
• Tabblad Formulierdefinitie
• Tegel  Definities importeren

Stap 1: Selecteer de klant Raet Template HRC (99999999)

Stap 2: Selecteer vervolgens het formulier: F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

Stap 3: Klik op de knop “Importeren”

Het formulier is dan beschikbaar in de betreffende sandbox- of productieomgeving en je kunt er een workflow voor inrichten die er zo uit zou kunnen zien:

Aandachtspunt: We hebben in het voorbeeld de stap “Indienen MW Co2” genoemd, omdat er dan makkelijk op te selecteren valt.

Als je werkt met HR Core online, dan kun je de signaalrubriek (PI0353) gebruiken om het proces door middel van actieve signalering op te starten. Je vult dan de brondatum in bij de respondenten, zodat het signaal kan worden gegenereerd.

Werk je nog niet met actieve signaleringen, maar wil je hier wel mee aan de slag? Doe dan alle benodigde kennis op via onze e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering

Een korte uitleg bij het formulier:

• We vragen 7 dagen uit in de enquête. Wanneer de organisatie enkel een 5-daagse werkweek kent, dan kunnen de zaterdag en zondag op hidden worden gezet, waarbij dan wel “soort werkdag” default moet worden gevuld met de waarde “03” (Geen werkdag).
• De info tekst kan worden gevuld met iedere willekeurige tekst. 
• De uitleg is wel relevant, want op een niet-werkdag moeten de gegevens verder niet worden gevuld. Overigens voorziet het formulier wel in controles hierop.

• Het formulier voorziet uiteraard ook in controles op een onvolledige invoer.
• Achter de eerste regels zijn keuzetabellen toegevoegd. Deze worden in de samenvatting gebruikt in de scripting.
• Per werkdag halen we de gegevens van het woonadres op uit Beaufort om mee te rekenen. Mocht de medewerker deze gegevens nog moeten aanpassen, dan kan dat. Je kunt er ook voor kiezen deze velden te verbergen.
• De medewerker vult zelf de postcode en het huisnummer in van het werkadres (of je kunt hier zelf een tabel achter zetten of de waarde default vullen). Land is niet relevant (ondanks dat internationale afstandsberekening wordt gehanteerd), want buitenlandse vestigingen worden buiten beschouwing gelaten.
• Vanuit het formulier wordt ook de systeemdatum gevuld op de signaalrubriek. Op die manier kan er (naast dat je de openstaande formulieren in Self Service ziet) ook in Beaufort geselecteerd worden op respondenten die de enquête wel of niet ingevuld hebben.
• Achter de schermen - daarmee belasten we de respondenten niet - worden de waarden opgeteld en op verschillende rubrieken geëxporteerd. Deze waarden worden vastgelegd in Beaufort, zodat deze gebruikt kunnen worden voor de rapportage ten behoeve van de berekening van de totalen die moeten worden doorgegeven via het RVO portaal.

Indien er sprake is van een zakelijk vervoermiddel, worden de kilometers ook geregistreerd op een extra set rubrieken om het onderscheid te kunnen maken. In de handreiking van het ministerie wordt dit ook aangegeven. Openbaar vervoer is hier buiten beschouwing gelaten, omdat er geen vervoermiddel gebruikt wordt dat van de organisatie is.

We hebben voor de uitvoer van de enquête een aantal rubrieken aangemaakt die we gebruiken in het formulier om de uitvraag goed uit te kunnen voeren.

PI0350	Soort werkdag
PI0351	Soort vervoermiddel
PI0352	Zakelijk vervoermiddel
PI0353	AS start Enquete

Aan deze rubrieken zijn de volgende referentietabellen gekoppeld:

PI0350	01	Thuiswerkdag
PI0350	02	Reisdag
PI0350	03	Geen werkdag
PI0351	01	Auto benzine
PI0351	02	Auto diesel
PI0351	03	Auto plug in hybride
PI0351	04	Auto 100% elektrisch
PI0351	05	Auto andere brandstoffen
PI0351	06	Motorfiets benzine
PI0351	07	Motorfiets elektrisch
PI0351	08	Bromfiets/scooter benzine
PI0351	09	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)
PI0351	10	E-bike/ fiets/ lopen
PI0351	11	Openbaar vervoer
PI0352	01	Ja
PI0352	02	Nee

Voor de registratie van de kilometers zijn twee sets met rubrieken aangemaakt:

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren

PI0338	Auto benzine	Auto benzine
PI0339	Auto diesel	Auto diesel
PI0340	Auto plug in hybride	Auto plug in hybride
PI0341	Auto 100% elektrisch	Auto 100% elektrisch
PI0342	Auto andere brandstoffen	Auto andere brandstof
PI0343	Motorfiets benzine	Motorfiets benzine
PI0344	Motorfiets elektrisch	Motorfiets elektrisch
PI0345	Bromfiets/scooter benzine	Bromf./scooter benz.
PI0346	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)	Bromf./scooter elect.
PI0347	E-bike/ fiets/ lopen	E-bike/ fiets/ lopen
PI0348	Openbaar vervoer	Openbaar vervoer

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

PI0356	Auto benzine zakelijk	Auto benzine
PI0357	Auto diesel zakelijk	Auto diesel
PI0358	Auto plug in hybride zakelijk	Auto plug in hybride
PI0359	Auto 100% elektrisch zakelijk	Auto 100% elektrisch
PI0360	Auto andere brandstoffen zakelijk	Auto andere brandstof
PI0361	Motorfiets benzine zakelijk	Motorfiets benzine
PI0362	Motorfiets elektrisch zakelijk	Motorfiets elektrisch
PI0363	Bromfiets/scooter benzine zakelijk	Bromf./scooter benz.
PI0364	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk	Bromf./scooter elect.
PI0365	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk	E-bike/ fiets/ lopen

Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Beaufort Online Youforce Reporting 

Voor alle HR Core Online klanten wordt er een nieuw standaardrapport beschikbaar gesteld in Youforce Reporting. In dit rapport vind je alle informatie die je nodig hebt om de juiste gegevens in het RVO Portaal in te voeren.

Hieronder een eerste conceptversie van hoe dit rapport eruit kan gaan zien:

Op dit rapport vind je onder andere:

• Aantal medewerkers op 1 januari van het geselecteerde jaar
• Belangrijke keuze opties aan de linkerkant om bijvoorbeeld het jaartal en de arbeidsrelaties te selecteren
• Een pagina voor degene die de App gebruiken voor declaraties
• Een pagina voor diegene die Self Service gebruiken voor declaraties
• Alle belangrijke km’s en kosten die je nodig hebt voor het RVO portaal

Het makkelijke aan dit rapport is dat je eenvoudig de benodigde waarden kunt kopiëren, zodat je zeker weet dat je het juiste getal invoert in het RVO portaal:

1. Klik met je rechtermuis op de benodigde waarde in het rapport, 
2. klik Waarde kopiëren.
3. Plak de waarde in het RVO portaal

Wanneer je werkt met HR Core Beaufort in huis, dan kun je zelf met Impromptu het benodigde rapport samenstellen

[GAM Rademakers]

@Christiaan Sluis Ik haak even aan bij de kritische vraag van @wsleking over de afstandsberekening. 

Waarom wordt deze afstand niet standaard retour berekend op de achtergrond? Dit is ook mij niet helemaal duidelijk.

[marjavanderkolk]

@Christiaan Sluis 

hoe kan het dat als ik het standaard rapport open dat ik 424 medewerkers heb en 464 benzine auto's?

En dat er vervolgens in het overzicht hybride/diesel/fiets km's staan vermeld maar bij woon werk alleen maar benzine staat?

Zie screenshot hieronder.

Klopt het rapport wel? 

Enige uitleg zou handig zijn.

Gr. marja

[marjavanderkolk]

@IngeZie inmiddels heb ik het dankzij Saskia van de servicedesk werkend gekregen.

Mail me even dan kan ik contact met je opnemen. Gr. Marja (marjavanderkolk@kenterjeugdhulp.nl).

[Christiaan Sluis]

Dag @wsleking en @GAM Rademakers,

Jullie feedback rondom de retourafstand begrijp ik. Ik heb niet kunnen achterhalen waarom niet standaard de retour staat ingericht.

@marjavanderkolk voor de rapportage heb ik dit nagevraagd bij mijn collega @Chris van den Berg die bevestigde dat de waarden Woon-Werk uiteraard kilometers betreft en geen voertuigen/personen.

[Anja Brouwer1]

@Christiaan SluisVoor het testen van het enquêteformulier heb ik een gebruiker aangemaakt in individueel gebruikersbeheer en als eindgebruiker aangemaakt in de Sandbox. In het activiteitenprofiel de werknemer rechten gegeven. Echter kan ik nog steeds geen kilometers invullen in het formulier. Ik probeer dit namens de werknemer te doen als beheerder.

Wat doe ik niet goed?

[Angela Heins1]

@Christiaan Sluis , helaas krijgen wij niet de informatie in het rapport. Dit daar bij ons de medewerkers via een declaratie de woon werk declareren. In de declaraties en/of in de declaratie App heb ik niet de mogelijkheid om de woonwerk rubrieken te gebruiken.

Hierdoor zijn in de rapportage de woonwerk kilometers leeg en wordt alles gevuld bij Declaraties:

Het zou fijn zijn als dit wel mogelijk wordt. 

[Christiaan Sluis]

@Anja Brouwer1 Het klinkt alsof je de kilometers wilt ingeven in plaats van te laten berekenen, klopt dat? Op basis van de invoer van locaties wordt de afstand zelf berekend. Als je hier problemen mee hebt kun je het beste een ticket aanmaken met je specifieke casus en een Inrichtingsrapport.

@Angela Heins1 Woon-werk middels declaraties wordt niet actief ondersteund. Het is wel mogelijk om een aparte categorie reiskostendeclaratie aan te maken in de app en dan vanuit deze soort zelf te rapporteren in Youforce Reporting.

[Anja Brouwer1]

@Christiaan Sluis Ik kan helemaal niets invoeren, ook geen postcode. Er valt niets te berekenen. Ik kan het formulier niet bewerken. 

[Christiaan Sluis]

@Anja Brouwer1 als je als beheerder (professional) het probeert dan loop je er waarschijnlijk tegenaan dat je de weergave PSA/AK op alle rubrieken op readonly hebt staan. Als je dit vanuit de aangemaakte eindgebruiker doet, dan kunnen we je het beste helpen middels het ticket.

[Anja Brouwer1]

@Christiaan Sluismet behulp van Bas van de Veen hebben we het enquêteformulier nu in de productie omgeving binnen gehaald en gaan testen een via een testprofiel. Ik miste inderdaad de rubrieken. Nu regelen dat aangemaakte rubrieken ook doorschieten naar de Sandbox.

[hielke-visser]

@Christiaan Sluis 

Nog een vraag van mijn kant en wellicht heb ik het antwoord gemist.

Het enqueteformulier berekent de enkele reisafstand, is ook eerder genoemd. 

Is de enkele reisafstand nu correct of moet de retourafstand worden berekend.

Indien de retourafstand moet worden berekend, wat is dan de meest eenvoudige manier om dit aan te passen in het betreffende formulier.

Dank voor de antwoorden.

[Christiaan Sluis]

@hielke-visser,

In het formulier wordt gesproken over van-naar dus is een enkele reisafstand (net als bij indiensttreding of adreswijziging) het meest voor de hand liggend, ook voor de gebruiker. Echter heeft het in de rapportage een voordeel als je meteen al werkt met retour. Hiervoor moet je in rubrieken REENN1, REENN2, REENN3, REENN4, REENN5, REENN6 en REENN7 de defaultwaarde "1" invullen. Desgewenst kan je ook dit uitleggen in een infoblok, bijvoorbeeld in A00001 op positie 10 die de afstandsberekening toelicht.

[Angela Heins1]

@Christiaan Sluis

Jammer dat hier niets mee wordt gedaan. We werken nog niet met de app bij 1 bedrijf. Nu dien ik via eigen velden ervoor te gaan zorgen dat ik de informatie boven krijg. Terwijl denk ik meerdere organisaties werken met declaratie woon werk.

Zou fijn zijn geweest als hiervoor ook rubrieken waren gemaakt, dan zou je als klant de standaard kunnen gebruiken.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Angela Heins1,

Iedere organisatie die twee (of meer) werkwijzen hanteert, om welke geldige reden dan ook, zal met vrijwel iedere oplossing nog handmatig de data moeten samenvoegen. Door in een standaard te voorzien helpen wij jullie als organisaties, om dit inzichtelijk te maken. Maar geen enkele standaard kan voorzien in al het mogelijke maatwerk van individuele organisaties.

[Roel_Harmsen]

Dag,

Hoe maak ik in excel voor het optellen van de waardes een script?

Ik had bedacht als de omschrijving KM Auto benzine is, dan alle waardes optellen, en ga zo maar door.

Maar ik weet niet hoe zn script te maken.

Of misschien heeft iemand het anders opgelost?

[Angela Heins1]

@Christiaan Sluis 

Dank je wel voor je antwoord.

Echter kan ik nu geen onderscheid maken in wat woon-werk is en wat dienstreis is. 

Medewerkers dienen via SS een declaratie woon werk of dienstreis in, ik heb maar 1 set rubrieken. 

Ik kan dan n.a.v. de ingediende km rubrieken een onderscheid gaan maken in Youforce reporting.

Of heeft iemand een ander idee voor mij?

[wmvanee]

@Chris van den Berg: ik ben op zoek naar het rapport in Youforce reporting om over de woon-werk enquete conform de bestpractise enquete woon-werk verkeer te kunnen rapporteren. Is dat rapport er al? Zo ja, hoe heet dit rapport? (wij kunnen namelijk nog niets vinden). Zit in het rapport dan ook de volledige berekening zoals vermeld op blz 35 in de handreiking van de overheid? En is er ook een apart rapport voor de te declareren dienst kilometers via de Youforce App, dan wel desktop? Zo, ja, hoe heet dit rapport? Wij hadden eigenlijk begrepen dat dit al per maart beschikbaar zou zijn?

[marjavanderkolk]

@Christiaan Sluis 1 juli komt aardig in de buurt en ik zit vervolgens met de volgende vraag.

Als ik de enquete heb uitgezet onder de medewerkers, zie ik de gegevens dan terug in de rapportage onder de gegevens van Self Service in de rapportage? Als dit niet het geval is hoe krijg ik dan de gegevens vanuit de enquete binnen?

En nu staat in de rapportage heel 2024 maar het is vanaf 1-7-2024 vereist dus waar kan het filter met de periode worden aangepast? Want vanaf volgend jaar gaat het om het hele jaar, maar in 2024 gaat het om de periode vanaf 1-7-2024. Kan dit mogelijk worden aangepast? Hoor het graag. Bedankt alvast.

[Roel_Harmsen]

Dag,

Ik kan het rapport niet vinden in reporting. Moet ik het nog importeren? Al gok ik dat het automatisch gebeurd.

Hoor graag

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen Dat moet je via instellingen zichtbaar maken en eerste een groep of gebruikers toekennen

[Anja Brouwer1]

@marjavanderkolk Hallo Marja, ik ben ook aan het puzzelen en stoeien geweest. Ik heb eerst het tekstvak op 1-7-2024 aangepast en daarna op de tegel met aantal dienstverbanden. Dan komt het filter in beeld en kun je deze aanpassen.

[marjavanderkolk]

@Anja Brouwer1 dank voor je reactie, ik ben niet erg bekend met reporting, dus mijn vraag is nu hoe krijg ik de filters te voorschijn..?? als ik erop klik zegt het rapport geen filters...of ik zie alleen de keuze van jaren 2023 en 2024,. Dus ik krijg daar geen optie per 01-07-2024

[Anja Brouwer1]

@marjavanderkolk In de tegel met het medewerkers aantal klik je op de rechterrand, in ieder geval niet in het midden van de tegel zelf. Dan komt het filter tevoorschijn. Zo lukte het mij.

[marjavanderkolk]

@Anja Brouwer1 het lukt mij helaas nog niet. Als ik erop klik dan kan ik het aanpassen, wel lastig te vinden maar dan wil ik in de naam ook de datum aanpassen en dat lukt dan weer niet, kortom ben er niet tevreden over. Zou handiger zijn als Visma er een datum filter inzet wat je handig kunt aanpassen hetgeen nu niet echt fijn werkt.

Krijg de slicer ook niet in beeld en de visualisatie. Mogelijk zit het daarin, geen idee. Ik wil uiteraard ook de datum van 1 jan,. weg hebben in de grafiek. 

[Anja Brouwer1]

@marjavanderkolk Op donderdag is er altijd een vragenuurtje met Chris van den Berg om 13.00 uur. Wist je dat? Dit kun je vinden op de community van Youforce reporting.

[ArianneB]

Binnen onze organisatie is er wat twijfel of er een vraag ontbreekt in de enquête.

Dit is de vraag over een mobiliteitskaart voor het OV en de zakelijke kilometers met het OV. Blz 45 van de handreiking.

Dient deze opgenomen te worden?

[marjavanderkolk]

@Anja Brouwer1 inmiddels heb ik de datum en tekst aan kunnen passen.

Wat ik me nog wel afvraag is hoe ik de gegevens vanuit de enquête binnen krijg, heb jij enig idee waar je die gegevens dan vandaan haalt? Komen die ook in dit rapport te staan? 

[Roel_Harmsen]

Hoe hebben jullie getest of het juist doorkomt? Want je zal een mutatie moeten maken en dat er reiskosten mee gaan.

Of is er een andere manier om te testen of dit goed gaat?

[Joyce Kievit14]

Vorige week zag ik nog een link naar de Youtube video over actieve signalering. Is die link er nog?

[Anja Brouwer1]

@marjavanderkolk  Nee dat weet ik niet. Moet ik vanmiddag vragen bij Chris, om 13.00 uur is er weer een vragenuurtje. Via de app ging wel goed, daar heb ik een dienstreis ingevuld en die werd meteen getoond in de rapportage

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen Ik heb een testprofiel aangemaakt en de workflow hieraan gekoppeld.

[Roel_Harmsen]

@Anja Brouwer1 ; wel in de productie, maar zonder IBAN nummer e.d. zodat er geen uitbetaling is?

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen we hebben het uit de Gemal rapportage verwijderd voordat er werd uitbetaald.  De eerste keer ging het mis met de test omdat de mutatie vanuit de app niet in de proefproductie terecht kwam. (we testen op dit moment maar met 2 personen). Of bedoel je dit niet?

[Christiaan Sluis]

Dag @ArianneB,

Voor de woon-werk OV kilomters is dit in de enquête afgevangen door te vragen naar het (hoofd)vervoersmiddel.

Voor de declaraties dien je te kijken naar de uitvoercode voor OV vergoeding en dit als bedrag op te geven, waarbij het digitale formulier dit omrekent naar kilometers en CO² uitstoot.

@marjavanderkolk in het artikel beschrijven wij dat dit vanuit Self Service (samengevoegd) naar HR Core Beaufort wordt geëxporteerd. De rapportage kijkt naar de gegevens die daar staan.

[Roel_Harmsen]

@Anja Brouwer1 , Ik denk het wel.

Maar je test wel met echte personen? En voordat de betaling doorkomt, haal je dat gedeelte eruit en laat je de waardes voor de CO2 regeling wel doorgaan? Die zijn naderhand nog te resetten? Gezien je natuurlijk op een eerlijke/schone manier wil beginnen.

[Anja Brouwer1]

@Roel_Harmsen In de rapportage testen we met echte personen (2). Mijn collega heeft 1 betaling door laten gaan en in de volgende maand gecorrigeerd en deze waarde staat nog wel in de Co2 registratie. Ik heb het nu alleen over zakelijke dienstreizen of extra woon-werk verkeer. Maar dat heeft waarschijnlijk te maken omdat we het niet in de proefproductie hadden opgenomen.

[Roel_Harmsen]

Dag,

Ik heb een proef gedaan, waarbij ikzelf een mutatie heb gedaan.  De reiskosten en kilometers voor GEMAL zijn verwijderd bij indirecte mutaties voordat het doorging. Maar nu komt er ook niks door in de rapportage...

Komt het omdat ik de andere gegevens voordetijd al verwijderd heb?

[ArianneB]

@Christiaan Sluis Wat bedoel je met dat declaraties OV opgegeven moeten worden als bedrag en dat het digitale formulier het omrekent?

Bedoel je daarmee het digitale formulier van de Rijksoverheid die gevuld moet worden met de gegevens vanuit de enquete en de cijfers die vanuit de app?

In het digitale formulier van de rijksoverheid kan je dan een bedrag opnemen wat is gedeclareerd onder OV?

[Roel_Harmsen]

Dag,

Ik zie nu wel waardes, dus dat gaat goed, ik had geen organisatie en dienstverband geselecteerd.

Hoe kan ik nu opnieuw starten dat alle waardes leeg zijn, waar kan ik deze wissen?

[Roel_Harmsen]

Zoals ik zei, de waardes komen nu wel door, maar ik zie dit:

Moet het rechtse gedeelte ook gevuld worden, of gaat het puur om het zakelijke gedeelte?

[Sylvia van Horick]

Via een testpersoon hebben wij de declaratieformulieren en het enquêteformulier getest. De testtotalen komen in de rapportages. Vanaf 1 juli willen we de declaratieformulieren klaar gaan zetten voor gebruik door de werknemers. Hoe kunnen we de testtotalen eruit halen?

[marjavanderkolk]

@Christiaan Sluis 

het betreft medewerkers die 20 uur of meer per maand werken.

Kan het filter hierop aangepast worden? Er wordt nu uitgegaan van 20 uur of meer per week, dat is nogal een verschil namelijk.

Gr. Marja

[Christiaan Sluis]

@ArianneB dat klopt. In de handreiking staat het volgende: "De zakelijke declaraties voor het openbaar vervoer zijn in euro’s en niet in kilometer. Ook hiervoor gebruikt het platform een omrekenfactor (zie tabel).".

@marjavanderkolk Voor je vraag over de rapportage haak ik mijn collega @Chris van den Berg aan.

[MBoekhoudt]

Hoi @Christiaan Sluis, @Sylvia van Horick ,

30-01-2024 plaatste Sylvia een bericht met daarin het probleem dat wanneer je met een rekenblad werkt er op het declaratieformulier in de kolom Afstand een dubeling in de totalen komt. Wij lopen tegen hetzelfde probleem aan, is hier misschien een oplossing voor gevonden?

[Marcel Bouman]

Een vraag: weet iemand wat de response moet zijn van de enquete om de uitkomsten hiervan te kunnen gebruiken? Ik kan dit niet uit de handreiking van het ministerie halen, alleen dat deze "voldoende moet zijn om een representatief beeld te geven". Niet echt concreet dus welk percentage hiervoor acceptabel is.

[Christiaan Sluis]

Dag @MBoekhoudt, helaas is daar geen oplossing voor. Onze ideale oplossing is natuurlijk die van de nieuwe declaratiemodule (bekend van de app, uiteraard ook beschikbaar in desktop).

@Marcel Bouman in de eerdere handreiking (2023-05) staat op pagina 34 een voorbeeld beschreven. Daar wordt gerekend met een foutmarge van 2% en betrouwbaarheidspercentage van 95%. In de nieuwere handreiking (2023-12) wordt alleen verwezen naar betrouwbaarheid, onder andere op de representatie van verschillende personeelsgroepen (kantoor en buitendienst).

[MBoekhoudt]

Hoi @Christiaan Sluis ,

Dank voor je reactie. de nieuwe declaratiemodule wordt ook zeker aan gewerkt. Voor nu hebben we het in het declaratieformulier voorlopig "opgelost" door het totaal aantal kilometers dat naar BOL wordt doorgezet als tijdseenheid weer te geven en de kolom Tijd op het declaratieformulier te verbergen. Op die manier ziet de medewerker op het Selfservice formulier bij Afstand alleen de kilometers op het betreffende vervoersmiddel en is het totaal in die kolom het totaal van de gedeclareerde kilometers. De dubbeling is er dan dus uit.

[Chris van den Berg]

@marjavanderkolk Bovenin het rapport staat inderdaad de filter ingesteld op 20 uur per week. Deze kun je overigens zelf aanpassen als je het rapport opent. Er komt nog een vernieuwde versie van het rapport waarin we dit ook mee zullen nemen. Tot die tijd kun je iedergeval zelf ook de uren beinvloeden met de eerder genoemde filter.

[Sylvia van Horick]

@Roel_Harmsen hoe hebben jullie de gegevens van het testen gereset in de rapportage zodat alles op nul staat voor 1 juli a.s.? 

[Roel_Harmsen]

@Sylvia van Horick; jammer genoeg nog niet.

Had gehoopt dan iemand hier een antwoord op heeft, neem aan dat er meerdere hier tegen aan lopen?