Youforce doorontwikkelingen - update

[#1]

De ontwikkelingen binnen Youforce staan niet stil. Regelmatig willen wij met jou als trouwe gebruiker de vooruitgang en verbeteringen in de software delen. In deze post lees je daarom een uitgebreide toelichting over alle doorontwikkelingen en wat de status hiervan is.

Software ontwikkeling voor en door klanten

Wist je dat wij onze software ontwikkelen aan de hand van drie strategische thema’s? Dit zijn: User Experience, Connectiviteit en Simplificeren en Moderniseren. Daarnaast is een stabiele basis van up-to-date wet- en regelgeving en cao-ondersteuning hierin onmisbaar. Aan deze onderwerpen verbinden wij al onze nieuwe ontwikkelingen. 

Het ontwikkelen van software doen wij niet alleen, maar samen met jou als klant. Onder andere door het houden van interactieve workshops, feedbacksessies en het organiseren van co-creatie trajecten, staan wij nauw in contact met onze klanten gedurende het ontwikkeltraject. Zo maken wij onze software mét onze gebruikers, in plaats van alleen maar voor onze gebruikers. Een werkwijze waar wij trots op zijn en waar wij veel positieve feedback op ontvangen.

1. User Experience

Het eerste belangrijke thema is User Experience. Letterlijk de gebruikersbeleving van de software. ‘Hoe makkelijk is het om iets te vinden?’ of ‘Hoe eenvoudig voer ik een taak uit?’ Vragen waar wij dagelijks de beste antwoorden op zoeken én vinden.

Zo werken we op dit moment met veel enthousiasme aan het nieuwe gezicht van Youforce: Mijn Youforce. Mijn Youforce gaat de huidige tegelstructuur in het startscherm vervangen en wordt voor gebruikers het nieuwe startpunt. In Mijn Youforce werken wij procesgestuurd. Zo kunnen gebruikers zich focussen op hun taken en acties, in plaats van te navigeren door producten en modules.

Samen met onze gebruikers ontwikkelen we door op Mijn Youforce. Zo organiseerden we op 1 november  een klantsessie waarmee wij direct onze pilot hebben afgetrapt. Tijdens deze sessie hebben we veel mooie feedback opgehaald. Lees hier meer over Mijn Youforce.

Met de Youforce App zorgen wij daarnaast voor een snelle, toegankelijke en eenvoudige manier om de meest voorkomende HR-processen af te handelen. De afgelopen tijd leverden we daarom een aantal mooie nieuwe functionaliteiten, om het HR-leven nog makkelijker te maken, zoals:

• In bulk goedkeuren declaraties
• De dynamische loonstrook
• Het instellen van vervanging
• De inbox en push notificaties

Verder zien we steeds meer cao’s waarin gedifferentieerd wordt in bedragen per kilometer per soort vervoer en een maximering in de uitbetaling van kilometers ten opzichte van fiscale kilometers. Ook hierin ondersteunt de App je nu!

Ook onderzoeken en verbeteren wij het gebruikers- en toegangsbeheer (policy management). Dit is een groot project dat wij stapje voor stapje gaan aanpakken en optimaliseren. Vanuit het nieuwe autorisatiebeheer worden rechten op modules en processen centraal georganiseerd binnen Youforce.  Werk je al met Youforce Reporting of de Youforce app? Dan is het nieuwe autorisatiebeheer reeds aan je geïntroduceerd. Deze breiden wij de komende tijd uit met de mogelijkheid om te autoriseren op basis van organisatorische eenheden. Geleidelijk zullen steeds meer modules en processen gebruik gaan maken van de mogelijkheden van autorisatiebeheer.

2. Connectiviteit

Connectiviteit is een ontzettend belangrijk thema in de wereld van data en complexe IT-landschappen. Hoe zorgen we ervoor dat Youforce naadloos past in deze snel communicerende wereld? Ook de ervaring binnen Youforce zelf is hiervan een belangrijk onderdeel.

We zetten in op het verstevigen van het fundament en het uitbreiden van de bestaande API’s. Wij werken met domein API’s, waarin wij AVG-proof een gerichte set gegevens ontsluiten, afgestemd op een specifiek domein. Denk hierbij aan een API speciaal voor Learning Management systemen of IAM (toegangsbeheersystemen). 

Naast gestandaardiseerde API’s horen wij van onze klanten dat er behoefte is om eigen rubrieken te ontsluiten via een API. Hiervoor is de Extensions API beschikbaar gesteld, die in combinatie met domein API’s ingezet kan worden. Verder werken wij momenteel hard aan de ontwikkeling van de Workforce Management API in samenspraak met klanten en leveranciers van Plannings- en tijdregistratiepakketten.

3. Simplificeren en Moderniseren

En tot slot het Simplificeren en Moderniseren. Youforce is een enorm rijk product met een grote hoeveelheid flexibiliteit. Alleen is het wel zo dat veel flexibiliteit en mogelijkheden soms tot gevolg hebben dat er ook een zekere mate van complexiteit bij komt kijken. En daarom zetten wij ons in om Youforce te simplificeren en daarbij direct te moderniseren. Niet door mogelijkheden weg te nemen, maar wel door ze makkelijker, overzichtelijker en eenduidiger aan te bieden, voorzien van de meest moderne techniek en mogelijkheden.

Onder simplificeren en moderniseren valt ook zeker onze belofte aan jou om betrouwbare software te leveren. Helaas heb je de afgelopen periode te maken gehad met performance- en stabiliteitsproblemen, die deze betrouwbaarheid in het gedrang hebben gebracht. Daarom hebben wij performance en stabiliteit momenteel als hoogste prioriteit op onze roadmap gezet. Een werkend systeem is immers prioriteit nummer één. 

In de afgelopen periode hebben wij op het gebied hiervan al enkele mooie stappen kunnen zetten in de juiste richting. In samenwerking met een aantal klanten kijken we heel gericht naar de problemen die in de praktijk voorkomen. Hiervoor hebben wij open communicatielijnen opgezet om zo snel mogelijk te kunnen schakelen. Op basis van input uit onder andere deze samenwerking hebben wij de afgelopen weken al de volgende zaken kunnen realiseren:

• De implementatie van een aantal verbeteringen waarmee we data sneller naar de eindgebruiker kunnen brengen. In enkele gevallen hebben we hier zelfs een verbetering van 40 seconden kunnen realiseren.
• Een aanpassing in onze firewalls heeft ervoor gezorgd dat een deel van de logout issues verholpen kon worden. Uiteraard blijft de beveiliging van onze firewalls onaangeroerd en intact.
• Ook kregen we de melding dat Excel-bijlagen van declaraties groter dan 40 MB werden geblokkeerd in Self Service. Dit hebben wij nu verhoogd naar 80 MB om ook hier stabiliteitsproblemen te voorkomen.
• Door onze gebruikers sinds enkele weken via portal.youforce.com toegang te geven tot de applicatie nemen wij onderlinge relaties weg tussen Youforce modules, waardoor problemen in de ene module de andere modules niet meer raken. Hierdoor wordt de totale stabiliteit verhoogd. 

Ondanks deze mooie resultaten zijn we nog niet aan het einde van onze onderzoeken en zullen we je blijven updaten over de stand van zaken. We zijn blij te melden dat wij positieve signalen ontvangen over de reeds doorgevoerde verbeteringen. 

Moderniseren en simplificeren doen we ook op functioneel vlak. Zo lanceerden wij in het eerste half jaar van 2022 Youforce Reporting en Youforce Reporting Pro. Een flexibele, moderne manier van rapporteren in de cloud. We zien dat het aantal gebruikers van Youforce Reporting gestaag toeneemt en daarmee ook de feedback op onze nieuwe oplossing. We werken hard aan de verwerking hiervan en zijn blij met alle waardevolle input die wij ontvangen. 

Rond de jaarwisseling voegen wij bovendien Youforce Analytics toe aan Youforce Reporting. Hiermee worden veel gebruikte analytische dashboards beschikbaar gesteld, waarmee jij als klant zelf aan de slag kunt. Met deze toevoeging leveren wij alle data-inzichten onder één dak. Eenvoudig in gebruik en makkelijk te bereiken. En natuurlijk gebaseerd op de meest moderne technieken beschikbaar in de markt.

Ook onze Verzuim module, wordt flink onder handen genomen. Van taken afhandelen via de app tot mogelijkheden voor razendsnelle verslaglegging via Mijn Youforce. We gaan ervoor zorgen dat casemanagement alsmaar gemakkelijker in de lijn kan worden weggelegd. De eerste resultaten van de modernisering vind je vanaf 26 november terug in de vernieuwde interface. De vertrouwde oplossing, maar dan met een fijne nieuwe look and feel. We zijn benieuwd wat je ervan vindt! 

Ondertussen zijn we druk bezig met het werken aan de fundamenten van de technische modernisatie en de realisatie van de eerste nieuwe gebruikersschermen rondom het afhandelen van een verzuimtaak met notitie; uiteraard in de loop van 2023 beschikbaar via de app en de desktop!

Op 1 en 7 november hebben we waardevolle feedback sessies georganiseerd met een aantal van onze klanten die hebben aangegeven graag mee te willen denken over de ontwikkelingen. Lees hierover meer in dit artikel.

Wet- & regelgeving en cao’s

De komende periode focussen wij ons op de nieuwe wetgeving rondom de registratie van zakelijke kilometers voor de verplichte CO2 rapportage per 1 juli 2023 . Onze teams werken hard aan een gebruiksvriendelijke oplossing, waarbij we jou een eenvoudige en consistente manier willen aanbieden om afstanden van verschillende vervoersmiddelen zo te registreren dat er voldaan kan worden aan deze nieuwe wetgeving. Daarnaast zorgen we voor relevante inzichten voor werkgevers en stellen we je in staat eenvoudig de data te verzamelen om aan te leveren aan de wetgever. 

Verder zorgen wij vanuit de basis dat ons technische landschap ruim aandacht krijgt om mee te groeien met de nieuwste ontwikkelingen. Door middel van Visma Best Practices op het gebied van technische standaards en kwaliteitseisen, zijn wij altijd verzekerd van de juiste richtlijnen en nieuwste visies op dit gebied. In alle onderdelen van Youforce wordt gewerkt met deze methodes om de basis van ons product betrouwbaar en actueel te houden. 

Community

Wil je meer weten over de innovaties? Kijk dan op de verschillende communities van onze modules. Wil je deelnemen aan onze diverse feedbackgroepen en meedenken in de doorontwikkeling van ons product? Laat het onze ontwikkelteams weten via de community of via jouw Customer Success Manager. We komen graag in contact om de mogelijkheden te bespreken.

Meer informatie nodig? Neem dan contact op met je Customer Success Manager. Hij of zij vertelt je graag meer over alle nieuwe ontwikkelingen en plannen en kan je dan ook meteen voorzien van de laatste versie van onze Youforce roadmap.