YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: bekijk het webinar en het stappenplan

[#1]

Update 14 mei 2025
Dit artikel is bijgewerkt met aangepaste uiterste invoeringsdata voor de klantgroepen.
Daarnaast adviseren wij -indien nog niet gedaan- om het onderstaande online webinar aan te vragen en te bekijken. 

Naast de bestaande handleiding voor beheerders en de handleiding inloggen YouServe voor gebruikers, is er nu ook een webinar on demand beschikbaar.

Dit online webinar kun je bekijken op het moment dat het jou uitkomt. Vraag het webinar eenvoudig aan via deze link. Na je aanvraag ontvang je direct een persoonlijke link om het webinar te bekijken.

Voor wie is dit webinar bedoeld?

Het webinar is speciaal ontwikkeld voor functioneel beheerders in Klantgroep 2 – klanten die naast HR Core en Payroll Business meerdere applicaties gebruiken zoals HR Self Service, Personeelsdossier en aanvullende modules.

Onderwerpen die tijdens het webinar aan bod komen:

✅ Wat gaat er veranderen?
✅ Waarom wordt het toegangsbeheer vernieuwd? 
✅ Op detailniveau: wat verandert er concreet in iedere module?
✅ Planning migratie
✅ Wat kun je nu al doen?

Ben je functioneel beheerder in Klantgroep 1 (alleen Payroll, eventueel in combinatie met Salarisdossier)? Ook dan raden we je aan het webinar te bekijken. Het biedt waardevolle informatie en helpt je om het stappenplan voor Klantgroep 1 goed uit te voeren. Dit stappenplan heb je al ontvangen.

Wat kun je verwachten?

In het webinar nemen we je stap voor stap mee in de werking van het Verbeterd Toegangsbeheer.  Je krijgt praktische uitleg en handige tips om je als beheerder goed voor te bereiden op de aankomende veranderingen.

Let op: de communicatie richting Klantgroep 2 start in juni 2025. Zorg dus dat je op tijd op de hoogte bent!

Stappenplan voorbereiding klantgroep 2

“Een goede voorbereiding is het halve werk…”

Om je alvast voor te bereiden op een soepele overstap naar Verbeterd Toegangsbeheer, hebben we een duidelijk stappenplan opgesteld.

Het project voor Klantgroep 2 wordt als volgt ingedeeld:

• Voorbereiding
• Stap 1: Analyseer de huidige inrichting
• Stap 2: Werk de gegevens in HR Core Business bij
• Stap 3: Informeer je gebruikers
• Stap 4: Maak nieuwe autorisaties aan in Toegangsbeheer
• Stap 5: Maak nieuwe gebruikersaccounts aan
• Afronding

Onderaan dit artikel vind je het stappenplan waarmee je alvast stap 1 t/m 3 kunt doorlopen. Zo kun je jouw inrichting en data tijdig controleren en voorbereiden.

Meer weten?
Lees ook onze eerdere artikelen over dit onderwerp:

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer link
• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: projectaanpak- en planning link

[RBarendse]

Wat moet je doen als medewerker bij meerdere bedrijven zit met een zelfde emailadres?

[Léon van Berkel]

Bedankt voor je vraag, Raymond.

Uit contact met jou begrijp ik dat het gaat om dezelfde medewerker met meerdere dienstverbanden onder verschillende bedrijfsnummers.

In Toegangsbeheer geldt dat per medewerker slechts één uniek e-mailadres gebruikt kan worden.
In dit geval werkt het als volgt:

HR Core

• Bedrijfsnummer 0001, employeenummer 123, zakelijk e-mailadres: jan.vanderveer@bedrijf.nl

• Bedrijfsnummer 0002, employeenummer 456, zakelijk e-mailadres: jan.vanderveer@bedrijf.nl

Toegangsbeheer

• Unieke ID-code xxxx, inlognaam: jan.vanderveer@bedrijf.nl

• Unieke ID-code yyyy, inlognaam: jan.vanderveer1@onyouserve.nl

Als er nog meer dienstverbanden zijn, worden de inlognamen opgehoogd, bijvoorbeeld:
jan.vanderveer2@onyouserve.nl jan.vanderveer3@onyouserve.nl enzovoort.

De standaardregel is:
voornaam.achternaam1@onyouserve.nl

voornaam.achternaam2@onyouserve.nl  enz.

[dschuurman]

Heb vandaag dit stappenplan doorlopen, maar blijf steken op stap 5: controleer de accounts met professioneel toegang. Deze moet je downloaden en dan een filter toepassen.

Als ik die lijst draai in gebruikersbeheer, dan krijg ik een csv bestand, waarbij alles in 1 kolom staat. Hier kan geen filter op gezet worden.

Kijk ik hier op de juiste plek of wordt er een ander bestand bedoeld? 

[Léon van Berkel]

@dschuurman 

Bedankt voor je vraag.

Ik vermoed dat je doelt op actie 5 uit stap 1.
Wanneer ik dit zelf naspeel krijg ik een .csv bestand waarin de kolommen al correct gesplitst zijn, zoals beschreven.

Mogelijk kun je onderstaande instructie voor Microsoft Excel toepassen om het gewenste resultaat te bereiken.

Als je een CSV-bestand hebt waarin alle data in één kolom staat, maar de gegevens eigenlijk in meerdere kolommen horen (bijvoorbeeld gescheiden door een komma, puntkomma of ander scheidingsteken), dan kun je dit in Excel omzetten met de functie "Tekst naar kolommen". Hieronder voeg ik de instructie toe:

📌 Stap-voor-stap: Tekst naar kolommen in Excel

1. Open het CSV-bestand in Excel

2. Selecteer de kolom met de data (kolom A).

3. Ga naar het lint bovenaan en klik op:

   • Gegevens > Tekst naar kolommen (of "Data" > "Text to Columns" in de Engelse versie).

4. Kies in de wizard:

   • Gescheiden (of "Delimited") > Klik op Volgende

5. Selecteer het juiste scheidingsteken:

   • Bijvoorbeeld komma (,) of puntkomma (;), afhankelijk van je bestand.

   • Je kunt eventueel meerdere opties aanvinken om te testen.

6. Klik op Voltooien.

Mocht dit advies niet het gewenste resultaat opleveren, dan raad ik aan om contact op te nemen met onze servicedesk. Zij helpen je graag verder.