Zenden en Ontvangen met de IBU stopt (artikel is geupdate)

[#1]

UPDATE 01.11.2023: Video over Bestandsuitwisseling toegevoegd waarin het gebruik en autorisatie  van Bestandsuitwisseling wordt uitgelegd.

UPDATE 20.10.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu ook algemeen beschikbaar is voor HR Core Education, VIPS DIsbursements en Payroll Only klanten.

UPDATE 29.08.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu algemeen beschikbaar is voor HR Core Online klanten.

Momenteel verzend en ontvang je bestanden van en naar Youforce via de ‘Zenden en Ontvangen’ functionaliteit middels de zogenoemde ‘IBU’ (Intracom Bestands Uitwisseling). De nieuwe manier van verzenden en ontvangen via File API en Bestandsuitwisseling is reeds beschikbaar voor HR Core Online en P&B Core klanten. Wij lichten deze toe in dit artikel.

Aan klanten die gebruik maken van andere HR Cores zullen wij op korte termijn ook informatie verstrekken.

Wat is Zenden en Ontvangen en wat doet de IBU?

Via ‘Zenden en Ontvangen’ ontvang (download) je bestanden vanuit Youforce, bijvoorbeeld als er een salarisrun is gemaakt. Via ‘Zenden en Ontvangen’ staat het bestand voor de loonjournaalpost klaar zodat je het kan downloaden. Je gebruikt dan de functionaliteit ‘handmatig’, jij bepaalt immers het moment. Handmatig verzenden (uploaden) naar Youforce doe je bijvoorbeeld met een mutatie-bestand (DPIA100).

De IBU is een Visma | Raet-applicatie die de daadwerkelijke down- en/of upload van bestanden naar en van Youforce bewerkstelligt. De IBU wordt door Youforce opgestart op het moment dat je het bestand ontvangt en/of verstuurt. IBU zorgt voor het verkeer tussen jouw computer en Youforce, zie de afbeelding hieronder waarin de download met de IBU plaatsvindt.

Naast de handmatige versie wordt ‘Zenden & Ontvangen’ met behulp van IBU ook geautomatiseerd ingezet. Bijvoorbeeld bij de bestanden van de BINT-koppeling of de Datafeed. Jij hoeft dan geen handeling te verrichten om een bestand te down- of uploaden naar Youforce.

Je hebt in het verleden hiervoor een Youforce-gebruiker aangemaakt en deze via ‘Zenden en Ontvangen’ gekoppeld om dit mogelijk te maken. Jouw IT-afdeling, eventueel met de hulp van een Visma | Raet-consultant, heeft dit verder geautomatiseerd.

Het onderscheid tussen ‘handmatig’ en ‘automatisch’ is belangrijk omdat het huidige ‘Zenden en Ontvangen’ met de IBU wordt vervangen door twee verschillende oplossingen. Iedere oplossing is geoptimaliseerd voor het specifieke doel.

• Het handmatig verzenden en ontvangen van bestanden op basis van de IBU wordt vervangen door de nieuwe Bestandsuitwisseling-functionaliteit. Voor down- en of uploaden van bestanden via Bestandsuitwisseling heb je geen IBU meer nodig.
• Het geautomatiseerd ontvangen en/of verzenden van bestanden zal in de nieuwe situatie op basis van een File API gebeuren.

Waarom over en wat te doen?

Waarom stoppen we met ‘Zenden en Ontvangen’ met behulp van IBU? Hiervoor hebben wij een aantal redenen: 

1. Zero footprint. Voor de nieuwe Bestandsuitwisseling hoef je geen applicatie meer lokaal op je computer te installeren, wat in geval van de IBU wel nodig was. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook niet bij jullie IT-strategie.
2. Voor de automatische up- en download: een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen met betrekking tot AVG en Security. 
3. Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig.
4. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de prestaties ten goede.

Wanneer uitfaseren?

We gaan de IBU eind 2023 geleidelijk uitfaseren. Vanzelfsprekend nemen wij jullie stap voor stap mee in deze uitfasering. 

Wie doet wat?

De activering voor de handmatige Bestandsuitwisseling kan gedaan worden door jullie applicatie/functioneel beheerder. Voor de automatische download (File API) is kennis van scripting nodig. Deze expertise is waarschijnlijk bij jullie IT-afdeling belegd.

Wat concreet te doen?

• Informeer intern de mensen die actie moeten ondernemen (denk aan diegene die de applicatie- of functioneel beheerdersrol op zich neemt en iemand van ICT die verstand heeft van scripten en schedulen)
• Zet de omzetting van IBU naar File API en/of Bestandstuitwisseling op je interne roadmap/agenda
• Vraag consultancy aan (zie volgende hoofdstuk) als je zelf niet in staat bent de migratie uit te voeren. Wij kunnen dit snel en efficiënt regelen zonder dat jij er geen omkijken naar hebt.

Hulp nodig?

Wanneer je liever ontzorgd wilt worden, is het mogelijk om consultancy in te zetten. We bieden de volgende opties:

• een intake-gesprek met één van onze consultants. Tijdens deze intake (maximaal 1 uur, kosten € 157,50, excl btw) spreekt de consultant alle gepubliceerde informatie met je door. Tevens wordt samen met de consultant bepaald wat de impact is voor jouw organisatie, welke acties moeten worden ondernomen en wat de verwachte doorlooptijd daarvan is.

• Een consultancyafname van 4 uur waarin alle stappen die nodig zijn voor de geautomatiseerde download via de File API worden uitgevoerd. 

Deze service kan ook afgenomen worden middels de creditbundel.

Een intake aanvragen doe je eenvoudig hier. 

De stappen die benodigd zijn voor de overgang naar de vervanging van handmatig zenden/ontvangen en de geautomatiseerde variant vind je hieronder.

Bestandsuitwisseling voor de handmatige download en upload

‘Bestandsuitwisseling’ is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce.

Zie hier enkele screenshots van de nieuwe Bestandsuitwisseling.

Bekijk ook onze video waarin de nieuwe Bestandsuitwisseling wordt getoond en wordt uitgelegd hoe je deze voor je gebruikers kunt autoriseren.

De verschillende stappen voor het autoriseren van Bestandsuitwisseling zoals getoond in de video, vind je terug in het volgende hoofdstuk.

Stappenplan voor de Youforce HR-professional 

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Online.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Education.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van VIPS Disbursements.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van Payroll Only.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van P&B Core.

Wij zullen op korte termijn ook de gebruikers van andere HR Cores informeren over de te nemen stappen.

File API voor de automatische download

De nieuwe wijze voor de automatische bestandsuitwisseling gaat via de File API. 

De File API downloadt een bestand vanuit Youforce, vergelijkbaar zoals nu ‘Zenden en Ontvangen’ in combinatie met de IBU nu werkt.

Het opstarten van de File API doe je net als bij de IBU met een ‘script’ dat je ‘scheduled’ (automatiseert op vaste tijden). 

Stappenplan voor de Youforce HR-professional en IT

Voor de activering van de File API is het raadzaam een collega van de IT-afdeling te betrekken die scripts kan schrijven en kan schedulen.

We hebben een stappenplan gemaakt waarin wordt uitgelegd hoe je kan achterhalen welke bestandstypen je nu automatisch download en upload, waar en hoe je de File API aanmaakt en wat je moet doen in HR Core Online om de bestanden via de File API beschikbaar te stellen.

Het automatiseren van de File API is werk voor je IT-afdeling. Meer details hierover vind je in het stappenplan, zie ‘checklist File API’.