Keuze vervoermiddel beschikbaar

[#1]

Ook wel: CO2-registratie of Werkgebonden personenmobiliteit

In dit bericht had ik aangekondigd dat de kilometer-declaraties (dienstreizen) uitgebreid worden met vervoermiddel (en brandstof).

Vanmiddag zullen we de keuze van het vervoermiddel activeren in jullie omgevingen.

Waarom

Omdat je (als werkgever met meer dan 100 werknemers) moet rapporteren over zakelijke mobiliteit, en je de afgelegde afstand moet verbijzonderen op vervoermiddel en brandstof, is het noodzakelijk dat werknemers aangeven hoe er gereisd is.

Je rapporteert begin 2025 over de gegevens van 2024, begin dus op tijd met het testen en communiceren en zorg ervoor dat per 1 januari 2024 de keuze voor een vervoermiddel beschikbaar is.

Ondanks het feit dat we het zo simpel mogelijk hebben gemaakt, verwachten we dat de werknemer dit ervaart als een administratieve lastenverzwaring. Begin hier dus tijdig over te communiceren met jouw werknemers.

Hoe

De configuratie is simpel; geef per categorie aan welke vervoermiddelen door de werknemer gekozen kunnen worden.

We zien divers gebruik van de kilometer-categorieën. De meeste klanten vergoeden een bedrag per kilometer ongeacht het vervoermiddel. In dat geval zul je voor alle categorieën, alle vervoermiddelen selecteren.

Differentiëren jullie de vergoeding op basis van -bijvoorbeeld- CO2-uitstoot, dan heb je meerdere kilometer-categorieën. Bijvoorbeeld met een hoge vergoeding voor CO2 neutraal reizen en een andere categorie met een lagere vergoeding voor overige reizen.

In dat geval selecteer je per categorie alleen de vervoermiddelen die relevant zijn.

Voorbeelden

Categorie “Dienstreis CO2 neutraal” a 22 ct/km

• Auto - 100% elektrisch
• Motorfiets - elektrisch
• Bromfiets/scooter - elektrisch (incl. speed-pedelec)

Categorie “Dienstreis fossiele brandstof” a 12 ct/km

• Auto - Benzine
• Auto - Diesel
• Auto - (plug in) Hybride
• Auto - Andere brandstoffen
• Motorfiets - Benzine
• Bromfiets/scooter - Benzine

Categorie “Dienstreis fiets/lopen” a 30 ct/km

• (e-)Fiets en lopen

Invoer km-declaratie door de werknemer

Een werknemer kiest na de update een km-categorie waar nog geen vervoermiddel aan gekoppeld is. In dit geval wijzigt er niets; de werknemer kan immers geen keuze maken. Dit is dus de huidige situatie.

Werknemer kiest een km-categorie waar 1 vervoermiddel aan gekoppeld is.
In dit geval tonen we “read-only” het gekoppelde vervoermiddel. De werknemer kan immers geen keuze maken.

Werknemer kiest een km-categorie met meerdere vervoermiddelen.
Er wordt een nieuw veld getoond waarbij de medewerker een keuze moet maken uit de gekoppelde vervoermiddelen. Net zoals bij de locaties, tonen we de meest recent gebruikte vervoermiddelen.

Rapporteren

De CSV-export is uitgebreid met een extra kolom Vervoermiddel, deze kun je nu al gebruiken voor inzichten en analyses.

Voor januari 2025 (het vroegste moment waarop je als werkgever kunt rapporteren in het RVO-portaal over de gegevens van 2024) zullen we de gegevens uit de export toevoegen aan Youforce reporting zodat het nog makkelijker wordt om te rapporteren.