Sneller naar declareren onkosten of kilometers

[#1]

In de Youforce app kan je super eenvoudig ‘onkosten’ en/of ‘reiskosten’ declareren. Vanzelfsprekend zijn dezelfde mogelijkheden beschikbaar in Mijn Youforce. Op basis van meerdere suggesties (idee 1 & idee 2) gaan we zorgen dat medewerkers in Mijn Youforce nog sneller op de juiste plek uitkomen.

Achtergrond

In autorisatiebeheer ken je het recht ‘Declaraties indienen en controleren’ (van de applicatie Declaraties) toe aan je medewerkers.

Vervolgens heb je in ‘Configuratie declaraties’ de mogelijkheid om bepaalde soorten ‘onkosten’ of ‘reiskosten’ alleen te laten zien aan specifieke medewerkers. 

Dit kan je doen op ‘arbeidsrelatie’ of op een specifieke 'selectie rubriek'. In veel organisaties is het gebruikelijk om aan alle medewerkers zowel ‘onkosten’ als 'reiskosten' vrij te geven, maar er zijn ook meer geavanceerde implementaties mogelijk.

Voorbeeld meer geavanceerde implementatie

Het zou kunnen dat in jouw organisatie ‘stagiaires’ enkel en alleen de kilometer-categorie ‘studie-reizen’ mogen gebruiken.

Dan heb je ingesteld:

• In ‘Autorisatiebeheer’: medewerkers hebben het recht ‘Declaraties indienen en controleren’ (van de applicatie Declaraties)
• In ‘Configuratie declaraties’: 
• Alle categorieën binnen ‘onkosten’ staan zo ingesteld dat dienstverbanden met de arbeidsrelatie ‘stagiaire’ deze niet mogen indienen
• Alleen voor de categorie ‘studie-reizen’ binnen ‘kilometers’ heb je ingesteld dat de arbeidsrelatie ‘stagiaire’ dit wel mag indienen.

Uitwerking van deze geavanceerde implementatie

Als een stagiaire in de Youforce app of in Mijn Youforce naar het onderdeel ‘Declaraties’ gaat ziet hij/zij enkel en alleen de optie ‘kilometers’. De stagiaire komt nooit op een verkeerd scherm met ‘onkosten’ uit.

Wat is nieuw in Mijn Youforce

Voortaan kan je in ‘configuratie links Mijn Youforce’ de volgende links toevoegen:

Naam van de link	Welk scherm ziet een gebruiker als je hierop klikt
Declaratie indienen
Onkostendeclaratie indienen
Kilometerdeclaratie indienen
Overzicht declaraties

Ons advies

In het voorbeeld met ‘stagiaires’ hebben we toegelicht dat je goed moet nagaan hoe je omgaat met ‘arbeidsrelatie’ of op een specifieke 'selectie rubriek'.

Zou je in het voorbeeld van ‘stagiaire’ de link naar het proces ‘Declaratie onkosten indienen’ vrijgeven? En klikt de stagiaire op die link? Dan gebeurt het volgende:

Ben je zeker dat in jouw organisatie iedere gebruiker minimaal één onkosten-categorie en één kilometer-categorie heeft? Dan is het handig om de twee nieuwe links toe te voegen als aanvulling op ‘Declaratie indienen’.