Verbijzondering voor Declaraties en Gewerkte dagen beschikbaar

[#1]

 

Enkele weken geleden heeft Maarten in dit nieuwsbericht geschreven hoe je bepaalde medewerkers kunt uitsluiten van de ziekteregistratie.

Vandaag hebben we soortgelijke functionaliteit beschikbaar gesteld voor zowel declaraties als gewerkte dagen.

Declaraties

Tot nu toe - en dit is nog steeds de standaardinstelling - was iedere categorie beschikbaar voor ieder dienstverband.

Als beheerder heb je nu de mogelijkheid om categorieën (zowel onkosten als kilometers), beschikbaar te maken op basis van de arbeidsrelatie (rubriek P01102 uit HR Core).

In het voorbeeld hieronder heb ik de categorie “Stage - eigen onkosten” alleen beschikbaar gemaakt voor dienstverbanden met de arbeidsrelatie Stagiaire met vergoeding (ST) en Stagiaire zonder verg. (STZ).

De categorie Verklaring omtrent het gedrag heb ik niet gewijzigd en is dus beschikbaar voor alle dienstverbanden:

Het systeem bepaalt vervolgens op basis van deze configuratie of een categorie wel of niet beschikbaar is voor een medewerker (of beter gezegd het dienstverband).

Om dit te illustreren ben ik aangemeld als een persoon met 2 dienstverbanden.

Het dienstverband met de arbeidsrelatie Stagiaire met vergoeding (ST), waarbij beide categorieën beschikbaar zijn:

En het dienstverband met de arbeidsrelatie Vast dienstverband (V), waarbij de categorie Stage - eigen onkosten niet zichtbaar is:

Op deze manier kun je op een simpele manier ervoor zorgen dat een medewerker alleen kan declareren wat ook is toegestaan vanuit je organisatie. Hiermee voorkom je fouten en onnodig werk door managers en de salarisadministratie.

Gewerkte dagen

Ook de locaties (Thuis en Werk) van gewerkte dagen hebben we configureerbaar gemaakt.

Voor de locatie Thuis geldt, dat deze verbijzonderd is met de arbeidsrelatie (net zoals declaraties). Je kunt hiermee dus bepalen welke arbeidsrelaties thuiswerken mogen registreren.

Voor de locatie Werk is de zogenaamde Reiskostenregeling (rubriek P13228) toegevoegd als verbijzondering.

Het team van Payroll Gemal heeft in het voorjaar een tweede reiskostenregeling toegevoegd zodat we naast een vaste vergoeding ook een vergoeding op declaratiebasis (variabele mutatie) ondersteunen. Met deze twee regelingen kun je dus binnen 1 organisatie zowel een vaste vergoeding gebruiken als een vergoeding op declaratiebasis.

In dit voorbeeld heb ik ervoor gekozen om stagiaires geen rechten te geven op de thuiswerkvergoeding (door de betreffende arbeidsrelatie uit te sluiten)

Daarnaast heb ik ingericht dat alleen dienstverbanden met Reiskostenregeling 1, dagen op het Werk kunnen registreren:

Gaat de persoon die we eerder - in het voorbeeld van declaraties - gebruikt hebben naar de functionaliteit om gewerkte dagen te registreren, dan kan deze zowel Thuis als Werk gebruiken omdat zijn dienstverband als projectleider gekoppeld is aan reiskostenregeling 1 en de arbeidsrelatie Vast dienstverband (V).

Wijzigt de persoon zijn dienstverband dan is de mogelijkheid tot thuiswerken verdwenen; de arbeidsrelaties Stagiaire met vergoeding (ST) en Stagiaire zonder verg. (STZ) waren immers uitgesloten. Om het overzicht te houden, tonen we de dagen geregistreerd onder het andere dienstverband in een lichtere kleur.