Werkgebonden personenmobiliteit

[#1]

Zoals jullie hebben kunnen lezen op onze website (https://www.vismaraet.nl/wet-regelgeving/werkgebonden-personenmobiliteit/) staan we voor de mooie uitdaging om de uitstoot van CO2 te verminderen.

In dit bericht leg ik uit met welke aanpassingen we jullie helpen om begin 2025 te kunnen rapporteren over de zakelijke mobiliteit die vastgelegd wordt in de vorm van declaraties.

Voor wat betreft Woon-werk en Self Service zal later gecommuniceerd worden.

Zakelijke mobiliteit - declaraties

Zakelijke declaraties kunnen over alle vormen van mobiliteit gaan, inclusief openbaar vervoer. Op het RVO-portaal (https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm) voer je de jaarkilometers in per vervoermiddel en brandstof:

• Auto
• Benzine
• Diesel
• (plug in) Hybride
• 100% elektrisch
• Andere brandstoffen
• Motorfiets
• Benzine
• Elektrisch
• Bromfiets/scooter
• Benzine
• Elektrisch (incl. speed-pedelec)
• (e-)Fiets en lopen

We zullen de km-declaraties (binnen de declaratie module van de Youforce app en desktop) uitbreiden met de verbijzondering vervoermiddel en brandstof.

Inrichting km-categorieën

We zullen een update uitbrengen voor 1 november 2023, waarmee je als beheerder per categorie kunt configureren uit welke vervoermiddelen de werknemer moet kiezen bij het indienen van een km-declaratie.

We zien divers gebruik van de km-categorieën. De meeste klanten vergoeden een bedrag per kilometer ongeacht het gebruikte vervoermiddel. In dat geval selecteer je alle mogelijkheden voor de betreffende categorie.

Een aantal klanten vergoedt vervoermiddelen met een lage(re) CO2 uitstoot met een hoger bedrag en hebben daarvoor meerdere categorieën aangemaakt. In dat geval selecteer je de vervoermiddelen die passen bij de betreffende categorie.

Voorbeelden

Categorie “Dienstreis CO2 neutraal” a 40 ct/km

• Auto - 100% elektrisch
• Motorfiets - elektrisch
• Bromfiets/scooter - elektrisch (incl. speed-pedelec)

Categorie “Dienstreis fossiele brandstof” a 21 ct/km

• Auto - Benzine
• Auto - Diesel
• Auto - (plug in) Hybride
• Auto - Andere brandstoffen
• Motorfiets - Benzine
• Bromfiets/scooter - Benzine

Categorie “Dienstreis fiets/lopen” a 30 ct/km

• (e-)Fiets en lopen

Na het uitbrengen van de update wijzigt er (voor de werknemer) niks. Je bepaalt zelf wanneer je de verbijzondering naar vervoermiddel en brandstof activeert. Dit stelt je ook in staat om een extra test-categorie aan te maken en zelf te zien hoe de invoer door de medewerker werkt.

Invoer km-declaratie door de werknemer

Een medewerker kiest na de update een km-categorie waar nog geen vervoermiddel aan gekoppeld is. 

In dit geval wijzigt er niets; de werknemer kan immers geen keuze maken. Dit is dus de huidige situatie.

Medewerker kiest een km-categorie waar 1 vervoermiddel aan gekoppeld is.
In dit geval tonen we “read-only” het gekoppelde vervoermiddel. De werknemer kan immers geen keuze maken.

Medewerker kiest een km-categorie met meerdere vervoermiddelen.
Er wordt een nieuw veld getoond waarbij de medewerker een keuze moet maken uit de gekoppelde vervoermiddelen. Het vervoermiddel dat gebruikt is tijdens de laatst ingediende km-declaratie wordt standaard (als default) gevuld.

   

Kijkt een medewerker (of beheerder) terug naar reeds ingediende km-declaraties of is er een controle nodig van bijvoorbeeld de manager, wordt het gekozen vervoermiddel getoond.

CSV Export

De export van km-declaraties wordt uitgebreid met een nieuwe kolom waarin het gekozen vervoermiddel (en brandstof) wordt getoond. Hiermee kun je eenvoudig tussentijds rapporteren.

Voor januari 2025 (het vroegste moment waarop je als werkgever kunt rapporteren in het RVO-portaal over de gegevens van 2024) zullen we de gegevens uit de export toevoegen aan Youforce reporting zodat het nog makkelijker wordt om te rapporteren.

Openbaar vervoer

Onkosten declaraties voor openbaar vervoer zijn vaak al in gebruik en vereisen geen aanpassingen; je rapporteert het totaalbedrag (in euro’s) van kosten voor trein, bus, tram en metro. Er is geen verbijzondering nodig voor het type ov.

Je kunt deze nu al rapporteren met behulp van de CSV export en een filter op de juiste categorieën. Ook deze gegevens voegen we later toe aan Youforce reporting.