Aankondiging: aanpassing 7 december Gewerkte dagen i.v.m. jaarovergang

[#1]

Update n.a.v. feedback: 

1. Geef via e-mail aan bastiaan.friederichs@visma.com , onder vermelding van je klantnaam/klantnummer door als je zelf voor de wijziging in de configuratie zorgt; we zorgen er dan voor dat jouw configuratie niet wordt aangepast op 7 december

2. De datum is opgeschoven naar 7 december zodat deze dichterbij de eerste datum ligt dat er -over het algemeen- de december-productie wordt gedraaid.


Reisbewegingen (invoercode 02508) kunnen niet met terugwerkende kracht over de jaargrens heen gemuteerd worden (ook wel VTWK genoemd).

Dit betekent dat, op het moment dat de december-verloning is gedraaid, mutaties van kalendermaand 2023-11 en eerder worden afgekeurd door Payroll Gemal.

De maanden krijgen immers een ingangsdatum van maand+1. Dus tijdens het indienen van kalendermaand 2023-11 (november) krijgen de betreffende mutaties van 1-12-2023.
December 2023 krijgt logischerwijs dan een ingangsdatum van 1-1-2024.

Om te voorkomen dat er maanden ingediend worden die niet (meer) verwerkt kunnen worden, gaan wij de "Startperiode" aanpassen naar december 2023.

Hiermee voorkomen we dat jullie medewerkers november 2023 en eerder nog indienen.

We zijn voornemens om deze wijziging aan de eind van middag op donderdag 7 december door te voeren.

Dit is enkele dagen voordat de eerste december-producties worden gedraaid (meestal vanaf 10 december).

Indien je voor 7 december de "Startperiode" al hebt aangepast naar december 2023 of later, dan zullen we uiteraard niks aanpassen.

[Sylvia van Horick]

Ik vind deze datum vrij vroeg. Wij hebben in onze personeelsregeling opgenomen dat werknemers het woon-werkverkeer t/m november nog tot en met 10 december kunnen indienen. Wij zouden dit blokkeren liever zelf in de hand houden. 

[Bastiaan Friederichs]

@Sylvia van Horick bedankt voor je snelle reactie!
Het duurt nog even voor het zover is, en sta open voor alternatieven!

[Sylvia van Horick]

Mijn voorstel zou zijn om deze actie door de klant te laten uitvoeren. Zo is het vorig jaar ook gegaan. Wij hebben voor alle declaraties de 10e van de maand staan al uiterste datum om in te dienen.  Het is lastig als dat ieder jaar aan het eind van het jaar wijzigt doordat VismaRaet applicaties eerder sluit.

[sechaca]

Wij vinden 6 december ook erg vroeg! De voorkeur gaat uit vanaf 8 december (of later).

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, ik ben het met @Sylvia van Horick eens om het de klant zelf te laten doen, zoals vorig jaar ook het geval is. Daarnaast geldt bij ons in principe ook dat medewerkers voor de 10e van de maand dienen te declareren. 

[asteeghs1]

Eens met @Sylvia van Horick en @Lieke Sterk Huis. In onze organisatie is 8 december de uiterste datum dat medewerkers gewerkte dagen t/m november kunnen indienen. Dit is zelfs al naar de medewerkers via intranet gecommuniceerd. SVP dit door de klant zelf laten doen.

[Annemarie van der Geest]

Bij ons mogen medewerkers t/m 8 december reis- en thuiswerkdagen t/m november invoeren.

Wij zetten de startperiode ook graag zelf op december 2023.

[Bastiaan Friederichs]

Bedankt voor de feedback tot dusver! 
(dit was ook wel een klein beetje de reden om de aankondiging tijdig te publiceren. Zodat jullie de kans hebben om te reageren)

Ik zie natuurlijk het allerliefst dat jullie zelf de instelling aanpassen. De ervaring van voorgaande jaren leert ons dat niet iedereen de afhankelijkheid tussen het draaien van de december-run en invoercodes die niet VTWK gemuteerd mogen worden, scherp heeft.

Helemaal met jullie eens dat we in dat geval niet jullie de vrijheid moeten ontnemen om op het juiste moment de instelling te wijzigen.

Ik blijf nog even meelezen en ga nadenken over een alternatief dat beter past voor beide groepen klanten.

[carolien boon]

@Bastiaan Friederichs , ook wij houden de datum graag zelf in de hand.

Omdat we dit vorig jaar zelf hebben gedaan, zijn we intern nu ook vroeg met de communicatie begonnen dat iedereen tot en met 11 december de tijd heeft. Dat was vorig jaar even wennen, maar nu opgenomen in de jaarplanning.

Ik hoor het graag!

[Annemarie van der Geest]

Misschien een gekke vraag, maar wanneer kan de startperiode weer naar januari?

[Bastiaan Friederichs]

@Annemarie van der Geest ik begrijp je vraag niet helemaal, kun je deze verduidelijken?

De startperiode is bedoeld om te voorkomen dat medewerkers maanden indienen.

Een reden kan zijn dat je op een bepaald moment overstapt van een dergelijke declaratie voor Woon-werk in Self Service naar Gewerkte dagen. Je wil in dat geval voorkomen dat medewerkers maanden indienen die via Self Service zijn ingediend.

Een ander voorbeeld; eigenlijk de inhoud van het oorspronkelijke bericht, is dat Payroll Gemal geen VTWK-mutaties toestaat voor wat betreft de reisbewegingen (invoercode 02508). Je kunt dan als beheerder voorkomen dat medewerkers toch de betreffende maanden indienen en dit resulteert in afkeuringen door Payroll Gemal.

[Annemarie van der Geest]

@Bastiaan Friederichs 

Het was een stomme vraag...ik denk dat ik mijn antwoord al heb. Gewoon op december 2023 laten staan, tot december 2024.

[Sylvia van Horick]

@Bastiaan Friederichs wanneer is er meer bekend? aangezien wij 10 december als uiterlijke datum hebben openomen in onze regeling, kunnen we dit niet zomaar aanpassen. Graag horen we z.s.m. wat de uitkomst wordt! Als de datum wordt vervroegd, zullen wij voor werknemers die nog tot 10 december willen indienen handmatig de reisbewegingen moeten opvoeren. Om ons zelf werk te besparen, willen we e.e.a. op tijd communiceren. Net als Carolien Boon hebben wij nu onze zaakjes op orde. Ik vind het dan vreemd dat Visma dan pas in november de werkwijze veranderd.

[Bastiaan Friederichs]

@Sylvia van Horick , @sechaca , @Lieke Sterk Huis , @asteeghs1 , @carolien boon, ik heb het voorstel op basis van jullie feedback aangepast.

Wil jullie - en andere klanten die zelf de configuratie willen wijzigen - vragen mij even een e-mail te sturen (bastiaan.friederichs@visma.com) onder vermelding van je klantnaam en klantnummer, dan zorg ik ervoor dat jullie configuratie niet door ons wordt aangepast op 8 december.

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan Friederichsgoedemorgen Bastiaan,
Wij hebben gecommuniceerd met onze medewerkers dat 12 december de laatste dag is dat de gewerkte dagen over de maanden oktober en november mogen worden ingediend.
In de configuratie staat nu ingesteld dat werknemers geen dagen kunnen registreren voor de startperiode. Kan ik deze nu zelf ongestraft tijdelijk aanpassen naar een andere maand (januari 2024 of dec. 2024) en op 12 december eind van de dag weer terug naar dec. 2023?  Medewerkers krijgen nu namelijk een melding dat ze niet meer kunnen indienen.

[Bastiaan Friederichs]

@Jeltje Bakker-Postma, ja hoor de startperiode mag je nog een tijdje zelf aanpassen.

In jouw voorbeeld overigens, hoop ik dat je 2023 bedoelt.
Dus als jullie je niet als uitzondering hebben gemeld, dan hebben wij gistermiddag de startperiode op december 2023 gezet.

Als jullie pas rond de 12 de productie draaien (en dus dan pas willen voorkomen dat medewerkers nog de maand november of eerder indienen), dan pas je startperiode terug aan naar bijvoorbeeld januari 2023 en zet je deze op 12 december weer naar december 2023.

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan FriederichsDank je wel voor het snelle antwoord en natuurlijk moet het in mijn voorbeeld 2023 zijn!

[Hezron Pattipeilohy]

Als we zicht willen houden op de medewerkers die toch nog reisdagen over 2023 willen declareren na de december productie en we willen deze in een latere productie toch meenemen is het dan niet handig om de datum nog niet aan te passen. Daarmee hebben we via het export bestand van de gewerkte dagen functionaliteit inzage in welke mutaties we nog "handmatig" in een latere productie kunnen meenemen bijvoorbeeld een 13e productie of zelfs in een verwerkingsperiode van 2024 en pas in januari deze datum aan passen als we een definitief moment hebben bepaalt wanneer er geen declaraties meer over 2023 worden meegenomen? 

[Bastiaan Friederichs]

@Hezron Pattipeilohy je maakt het bijzonder complex op deze manier vrees ik...
Ik kan je hier geen advies in geven anders dan dat we al (herhaaldelijk) gedaan hebben.

Vorig jaar hebben we de handleiding aangepast met collega's van Payroll Gemal door een alternatieve methode te beschrijven. Deze vind je in paragraaf 4.2. van de handleiding