Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek) beschikbaar

[#1]

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een werkgeversverklaring woning (hypotheek) te laten aanvragen. Deze aanvraag gaat, net zoals bij Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag, door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen:

• De medewerker kan het proces starten vanuit de App
• Zodra de werkgeversverklaring beschikbaar is krijgt hij/zij een push-melding en kan deze direct bekijken en downloaden vanuit zijn/haar dossier
• Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in:
  • De stappen/activiteiten van de workflow
  • Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties
  • Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier
  • Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie

In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke

flexibiliteit je hebt bij de inrichting.

Waarom is dit proces ontwikkeld?

Simpel, omdat we het idee 'Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app' binnen kregen. Mede op basis van dit idee hebben we gezien dat er meerdere vergelijkbare processen zijn, zoals ‘Uploaden diploma of certificaat’ en het eerder aangegeven  ‘Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. 

Hoe activeer je ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’?

Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’. 

Stap 1) Inrichting in Self Service

Voor ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ gelden de volgende eisen:

Noodzakelijke inrichting workflow

Naam workflow	Werkgeversverklaring hypotheek
Uitsluiten startmenu	Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het werkgeversverklaring proces uit de App toevoegen.)
Naam activiteit	Indienen MW
Naam knop	verzenden
In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’
Voeg bijlage toe	Aan/actief
Beschrijving van bijlagen	Formulier van hypotheekverstrekker

Noodzakelijke inrichting formulier

De workflow kan gekoppeld zijn aan zowel een formulier als een dialoog. Veelal zal je een hele uitgebreide dialoog hebben met meerdere formulieren (inclusief scripts, templates en mails). Enige voorwaarde is dat dé standaard rubriek voor toelichting/input op het formulier voorkomt:

Rubriekcode	Prompt	Weergave
FS1700	Wensen voor werkgeversverklaring	tekstblok

Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce

De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning’ aan de meest relevante categorie.

Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces

Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten:

• Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek

Hoe werkt het proces?

1) Medewerker vraagt 'werkgeversverklaring hypotheek' aan via app of Mijn Youforce

2) Er wordt een Self Service workflow gestart

Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘fiatteren SA’.

In de workflow worden is vanzelfsprekende de eventuele (optionele) tekst die de medewerker heeft ingevoerd alsmede de bijlage zichtbaar.

3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd

De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.

Tips uit de praktijk

Omdat we dit proces samen met meerdere beheerders hebben ontwikkeld hebben we ook direct enkele tips. Deze zijn opgenomen in de kennisbank. Hier vind je bijvoorbeeld:

• Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?
• Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow?
• Waarom wordt rubriek FS1700 gebruikt voor de toelichting?