Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek) beschikbaar

[#1]

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een werkgeversverklaring woning (hypotheek) te laten aanvragen. Deze aanvraag gaat, net zoals bij Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag, door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen:

• De medewerker kan het proces starten vanuit de App
• Zodra de werkgeversverklaring beschikbaar is krijgt hij/zij een push-melding en kan deze direct bekijken en downloaden vanuit zijn/haar dossier
• Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in:
  • De stappen/activiteiten van de workflow
  • Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties
  • Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier
  • Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie

In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke

flexibiliteit je hebt bij de inrichting.

Waarom is dit proces ontwikkeld?

Simpel, omdat we het idee 'Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app' binnen kregen. Mede op basis van dit idee hebben we gezien dat er meerdere vergelijkbare processen zijn, zoals ‘Uploaden diploma of certificaat’ en het eerder aangegeven  ‘Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. 

Hoe activeer je ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’?

Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’. 

Stap 1) Inrichting in Self Service

Voor ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ gelden de volgende eisen:

Noodzakelijke inrichting workflow

Naam workflow	Werkgeversverklaring hypotheek
Uitsluiten startmenu	Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het werkgeversverklaring proces uit de App toevoegen.)
Naam activiteit	Indienen MW
Naam knop	verzenden
In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’
Voeg bijlage toe	Aan/actief
Beschrijving van bijlagen	Formulier van hypotheekverstrekker

Noodzakelijke inrichting formulier

De workflow kan gekoppeld zijn aan zowel een formulier als een dialoog. Veelal zal je een hele uitgebreide dialoog hebben met meerdere formulieren (inclusief scripts, templates en mails). Enige voorwaarde is dat dé standaard rubriek voor toelichting/input op het formulier voorkomt:

Rubriekcode	Prompt	Weergave
FS1700	Wensen voor werkgeversverklaring	tekstblok

Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce

De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Aanvragen werkgeversverklaring woning’ aan de meest relevante categorie.

Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces

Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten:

• Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek

Hoe werkt het proces?

1) Medewerker vraagt 'werkgeversverklaring hypotheek' aan via app of Mijn Youforce

2) Er wordt een Self Service workflow gestart

Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘fiatteren SA’.

In de workflow worden is vanzelfsprekende de eventuele (optionele) tekst die de medewerker heeft ingevoerd alsmede de bijlage zichtbaar.

3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd

De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.

Tips uit de praktijk

Omdat we dit proces samen met meerdere beheerders hebben ontwikkeld hebben we ook direct enkele tips. Deze zijn opgenomen in de kennisbank. Hier vind je bijvoorbeeld:

• Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?
• Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow?
• Waarom wordt rubriek FS1700 gebruikt voor de toelichting?

[clvanderspek]

Afgelopen week op de community al aangegeven dat er 2 versies van de werkgeversverklaring NHG werkgeversverklaring 2024-1 2.0 zijn en of meer mensen daar last van hebben ivm afkeuring door de hypotheekverstrekker. 9 van de 10 keer stuurt de medewerker een werkgeversverklaring als voorbeeld mee waarbij de uitleg van 1 t/m 4 bij het inkomen onder punt 1 t/m 10 staat. Op de website van de NHG staat deze uitleg rechts van punt 1 t/m 10. Iemand een idee welke we nu moeten gebruiken?

[Remco te Ronde]

Hoi @clvanderspek ,

Dat is vervelend. Naar mijn weten publiceert de NHG altijd de meest actuele versie op hun website (zie: https://www.nhg.nl/het-krijgen-van-nhg/werkgeversverklaring-nhg/) en die zouden de banken dus ook moeten accepteren. 

Onze consultants werken vaak met een zogenaamde 'best practise-omgeving'. Dit is vergelijkbaar met een Sandbox omgeving waaruit je formulieren/dialogen/templates kunt kopieeren. In die omgeving zie ik in templatebeheer de volgende versie:

Komt dit overeen met wat jullie gebruiken? En dan met name denk ik de punten rondom 'flexible budget'? Ik vraag bij mijn collega's even na of ze inderdaad ook hebben vernomen dat deze versie wordt geaccepteerd of juist afgewezen.

Wijkt jullie variant erg af van bovenstaande voorbeeld? En weet ik zeker dat de variant van mijn collega consultants wel wordt geaccepteerd dan zal ik ook even navragen op welke manier we de meest actuele versie van onze consultants met jou kunnen delen.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde onderstaand de informatie volgens de site waar je zelf naar verwijst

Dat is dus niet de versie die je als voorbeeld laat zien 🤔

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, in jouw voorbeeld wordt een bijlage 'Aanvullende voorzieningen' door de medewerker toegevoegd. Begrijp ik het goed dat de SA deze eerst moet downloaden en daarna opnieuw als bijlagen dient toe te voegen en de blanco versie te verwijderen om de ingevulde versie naar het personeelsdossier te archiveren. Of bestaat er een mogelijkheid om de bijgevoegde PDF te openen, bewerken en op te slaan?

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Het proces 'werkgeversverklaring hypotheek' hebben we ook veelvuldig getest met medewerkers. In de meeste gevallen vulden de medewerkers helemaal niets in bij 'opmerkingen' en voegden ze 'géén bijlage' toe.

Vulde de medewerkers wel iets in dan was het vaak iets als ''Ik heb vrijdag een afspraak met de hypotheekadviseur, kunnen jullie hem voor vrijdag maken?''

Daarnaast zijn er in hele uitzonderelijke gevallen ook afwijkingen. Bijvoorbeeld tijdens corona zagen we dat sommige hypotheekverstrekkers/banken tijdelijk een formulier ingevuld willen zien rondom 'impact corona op werkgever'.

Maar voor de printscreens hierboven vond ik dat niet het mooiste voorbeeld. Dus daarom het voorbeeld van ''aanvullende voorzieningen''. Maar in de praktijk zien we in Self Service dat veel organisaties/werkgevers dit formulier ook al reeds standaard aanmaken, ook als de medewerker er helemaal niet om vraag.

[Andrea Hulstein]

@Remco te Ronde ,

Wij hebben nog niks ingericht m.b.t. het aanvragen van een werkgeversverklaring.
Klopt het dat wij dit eerst moeten regelen in Self Service, voordat wij dit (ook) in de app kunnen gebruiken?
En mijn vervolgvraag: Ik zie in Self Service geen standaard-formulieren van Raet mbt dit onderwerp, klopt dit?

[Remco te Ronde]

Hoi @Andrea Hulstein,

 Als je nog geen proces hebt in Self Service dan is het inderdaad nodig om dit aan te maken. Je kunt dit zelf doen, maar mijn Visma|Raet collega's van consultancy kunnen je volledig ontzorgen hierin. Via je Customer Success Manager of het ServiceCenter kan je een aanvraag indienen. Kortweg is het proces als volgt:

• We vragen uit van de verschillende onderdelen (ORT, overwerk, flexible budget) welke rubrieken je gebruikt en of deze meetellen in vakantie-geld en eindejaarsuitkering.
• We vragen uit of je één of meerdere CAO's/salarisregelingen gebruikt.
• We vragen uit wie de intentie verklaring afgeeft bij tijdelijke contracten.
• Tot slot is het relevant om te weten of je één of meerdere KvK-nummers gebruikt & of je naast de werkgeversverklaring NHG ook altijd het formulier ''aanvullende voorzieningen'' wil laten genereren.

Op basis daarvan wordt vervolgens de workflow, dialoog, formulieren en templates ingericht. 

Maar zoals gezegd, jouw Customer Success Manager (of via een aanvraag bij het ServiceCenter) kan je alle details vertellen.

[Esmiranda Vermeer]

@Remco te Ronde  - Je schrijft hier boven bij een andere klant 'Wijkt jullie variant erg af van bovenstaande voorbeeld? En weet ik zeker dat de variant van mijn collega consultants wel wordt geaccepteerd dan zal ik ook even navragen op welke manier we de meest actuele versie van onze consultants met jou kunnen delen.'

Zou het mogelijk zijn om de docs template van de actuele werkgeversverklaring te delen.

Wij hebben zelf een variant gemaakt, maar zouden graag een template hebben van de officiële door NHG aangeboden werkgeversverklaring hebben om te vergelijken. Het is allemaal wat passen en meten om het op één pagina te krijgen en misschien is het jullie beter gelukt. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Esmiranda Vermeer en @FBB Zorgboog,

Zojuist heb ik aan de kennisbank het artikel  'Werkgeversverklaring: Ondersteuning bij inrichting workflow en template' toegevoegd.

Dit artikel geeft meer informatie hoe onze Visma|Raet consultants jullie eenvoudig kunnen ondersteunen bij de verdere inrichting in Self Service. Tevens heb ik als voorbeeld de Word-template toegevoegd.

Hopelijk kunnen jullie hier verder mee.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde helaas vergt jullie template volgens mij nog wel handmatig aanvinken van bepaalde (ja/nee) vragen. Wij hebben geprobeerd handmatige handelingen na het genereren van de verklaring maximaal te voorkomen. Op die manier kan de verklaring na het genereren als pdf direct vanuit Youforce naar de medewerker gestuurd worden en in het dossier geplaatst worden.

Ik heb in de template bijv gewerkt met IF zodat ook die vinkjes automatisch geplaatst woorden. Uiteraard is deze werkwijze ook in de formulieren voorzien. Ook staat in onze template de naam en handtekening ondertekenaar standaard ingevuld. Verder ontbreekt in jullie template de koptekst Model - Werkgeversverklaring. Ik weet niet of dat nog ene probleem kan zijn bij acceptatie.

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Inderdaad in deze versie vanuit consultancy Visma|Raet zitten véél check-boxen met ja/nee. Maar er zijn een aantal (b.v. is er sprake van een reorganisatie) waar dit niet via een IF-statement gebeurd. Tijdens de implementatie zijn daar natuurlijk meerdere mogelijkheden voor. B.v. het ''hard'' programmeren op 'vinkje nee' in het template zelf. Of een vraag in het Self Service-formulier (waarbij de vraag is wat de default waarde is en of het aanpasbaar is). Maar inderdaad wat mij betreft is de meest optimale inrichtng dat (vrijwel) alles direct automatisch gegenereerd wordt.

De naam en handtekening van de ondertekenaar wordt inderdaad ook door mijn collega's vaak standaard gevuld, maar je zult begrijpen dat we in het voorbeeld niet de handtekening van iemand meeleveren😅.

Voor de koptekst, super bedankt voor de oplettendheid. Ik ga het direct doorgeven aan mijn collega's. Het is tot nu toe niet bekend dat dit problemen op heeft geleverd. Maar het is inderdaad een verstandige toevoeging.

[PaulaPieper]

Zojuist heb ik het nieuwe proces ingericht en getest en het werkt prima. Er is alleen 1 'maar'. Ook voor het huren van een woning moet een medewerker vaak een werkgeversverklaring aanleveren. Hiervoor wordt hetzelfde (NHG)template gebruikt. Alleen nu heeft de knop 'Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek' en zullen medewerkers die een werkgeversverklaring voor een huurwoning nodig hebben dus gaan bellen waar ze die kunnen aanvragen (dat is de reden waarom we ons oude Self Service proces hebben hernoemd naar 'Aanvraag Werkgeversverklaring'). 

Is het nog mogelijk om het woordje 'hypotheek' eruit te halen?

[Remco te Ronde]

Hoi @PaulaPieper ,

Goed om te horen dat het werkt! 

We hebben deze functionaliteit inderdaad ontwikkeld en getest bij meerdere medewerkers van verschillende organisaties. En daar zat ook iemand bij die recent de werkgeversverklaring nodig had voor een nieuwe huurwoning.

Op basis daarvan hebben we gezocht naar alternatieven. We hebben bijvoorbeeld gebrainstoremd over ''aanvragen werkgeversverklaring woning'' of ''aanvragen werkgeversverklaring NHG''. De optie ''aanvragen werkgeversverklaring hypotheek/huur'' is ook langs gekomen, maar was weer te lang. We hebben ook gekeken naar alleen ''aanvragen werkgeversverklaring''. Maar die variant leverde weer veel onduidelijkheid op bij medewerkers in de zorg die een ''werkgeversverklaring BIG'' willen ontvangen.

Op basis daarvan leek de term ''aanvragen werkgeversverklaring hypotheek'' de meest ingeburgerde term, óók voor huurwoningen.  Maar ik ben het met je eens dat we eigenlijk een betere term moeten hebben. Dus als jij (of een andere beheerder op deze community) een goede suggestie kan doen dan gaan we die zeer zeker her-overwegen. 

[PaulaPieper]

Hoi @Remco te Ronde 

Ik ben eigenlijk wel heel erg gecharmeerd van werkgeversverklaring woning. Ik ben benieuwd waarom die optie door de testers is 'afgeschoten'. 

Ik ben het ermee eens dat alleen werkgeversverklaring verwarrend is in verband met de werkgeversverklaring BIG. 

Ik ben ook benieuwd of er nog andere organisaties een goede suggestie hebben, maar mijn stem gaat nu naar werkgeversverklaring woning😊

[Remco te Ronde]

Goedemiddag @PaulaPieper ,

Vandaag was de 'release management sessie'. Daarin nemen wij beheerders en PSA-professionals altijd mee in de meest recente ontwikkelingen.

Omdat er op de community nog niet zo veel respons was over de naam van het proces heb ik daarom een poll laten opnemen. De uitkomst is als volgt:

Zoals je ziet zo veel mensen, zo veel meningen. Maar werkgeversverklaring woning is het populairst. We gaan dus op basis hiervan nogmaals overwegen of we die naam zullen gaan toepassen. We komen er snel op terug.

[Remco te Ronde]

Hoi  @PaulaPieper , 

Goed nieuws, inmiddels hebben we het volgende nieuwsbericht geplaatst:

 Nieuwe naam voor proces: Aanvragen werkgeversverklaring woning

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Remco te Ronde :

Alles is ingericht en functioneel getest en staat klaar om met de SA te testen. Ik verwacht van de SA de opmerking dat de workflownaam aangepast moet worden met dezelfde argumenten als hiervoor. Bij retour gaat de aanvraag ook naar de medewerker, dus zou het wenselijk zijn om de workflownaam ook aan te passen naar Werkgeversverklaring woning.

Kan dit aangepast worden of kan dit in de klantgroep besproken worden?

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Leuk om te horen dat je klaar bent om te testen en hopelijk vlot live te gaan.

Je hebt helemaal gelijk! Maar je hebt ook precies een punt te pakken waar ik niet zo 1, 2, 3 een antwoord op heb.

Een snelle analyse lijkt dat circa 40 verschillende organisaties de exacte workflownaam 'Werkgeversverklaring hypotheek' gebruiken. Daarnaast zijn er nog diverse varianten die er op lijken, zoals 'Werkgeversverklaring aanvragen', 'Werkgevers-verklaring hypotheek' of 'Werkgevers-verklaring hypotheek/huur'.

Met de huidige integratie zouden we een werkwijze moeten realiseren om dit op te lossen. Dit zou kunnen zijn dat alle beheerders op dezelfde data zelf de wijziging in de naam van de workflow moeten doorvoeren. Of dat wij als Visma|Raet achter de schermen zelf de namen van de workflows laten aanpassen. Beide bewerkelijke oplossingen. Maar we gaan geen uitdaging uit de weg, dus ik zal er met mijn collega's eens over nadenken.

Waarbij inderdaad het argument van een retour gestuurde workflow begrijpelijk is, maar waarvan we zien dat het niet vaak voorkomt (lees ook: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?)

Kortom, voorlopig verwacht ik niet dat we de naam aanpassen in Self Service. Maar ik zal er eens verder op broeden en wellicht krijg ik (in de vakantieperiode) een ingeving hoe we het toch goed een relatief eenvoudig kunnen verbeteren.

Maar voor nu zou ik zeggen, ga vooral door met testen en veel succes (en hopelijk plezier) met het vrijgeven van deze nieuwe functie.