Apart recht voor het beheren van declaratie categorieën

[#1]

Op verzoek van een aantal klanten (o.a. door dit idee) hebben we de rechten voor de beheerderpagina's van declaraties iets specifieker gemaakt. Op de beheerderpagina kunnen grofweg drie zaken gedaan worden:

• Alle declaraties inzien, behandelen of verwijderen
• Alle declaraties exporteren
• Categorieën beheren

Aangezien het aanmaken en aanpassen van categorieën eerder een aparte functionaliteit is en het soms niet wenselijk is dat de persoon die alle declaraties kan behandelen ook de categorieën kan aanpassen is deze functionaliteit in een apart recht gezet. 

In "Policy Management" zijn nu twee rechten beschikbaar met betrekking tot het beheren/configuratie van declaraties.

Configuratie declaraties

Met dit recht heb je toegang tot de beheerderspagina en kun je dus alles doen behalve categorieën aanmaken of wijzigen. Je kunt wel de categorieën inzien en bekijken.

Categorieën beheren

Met dit recht kun je declaratie categorieën beheren (aanmaken, wijzigen of op inactief zetten). 
⚠️Let op: Dit recht werkt niet op zichzelf, je hebt altijd het recht "Configuratie declaraties" nodig. Dit recht is een additioneel recht dat je daar bovenop kunt toekennen aan specifieke gebruikers.

De rechten zijn uiteraard gewoon op de voor jullie bekende manier te beheren via "Policy Management". (Zoals jullie in het screenshot kunnen zien zit er nog een klein typefoutje in de benaming, maar dat lossen we zo snel mogelijk op).

Indien een gebruiker niet dit nieuwe recht heeft zal een melding op de pagina zichtbaar zijn om aan te geven dat het niet mogelijk is om categorieën aan te passen.

Met het beschikbaar komen van deze functionaliteit hebben direct alle bestaande autorisaties van jullie aangepast. In iedere autorisatie waar het recht Configuratie declaraties toegekend was hebben we nu automatisch ook het recht Categorieën beheren. Zo garanderen we dat er geen impact is op bestaande gebruikers. Uiteraard kunnen jullie zelf nu beslissen om deze rechten aan te passen aan de hand van de verschillende rollen die jullie hanteren binnen de organisatie.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Maarten VB 

Om een griffiemedewerker inzage te geven in de declaraties die ze heeft goedgekeurd, heb ik haar rechten gegeven op 'Configuratie declaraties'. Het is voor haar compleet onlogisch, dat ze via 'Beheer', 'Configuratie declaraties' naar het overzicht declaraties moet om inzage te krijgen en de declaraties te exporteren (lijkt me voor de SA ook niet logisch). Bovendien heeft ze dan ook inzage in de categorieën van ALLE declaraties, ook declaraties die we voor onze klant inrichten en die haar in feite niets aan gaan. Ik mag hopen, dat het overzicht beperkt blijft tot de declaraties waarop ze geautoriseerd is, en dat ze daar niet alles ziet. Dat kan ik nu nog niet beoordelen, omdat we de app alleen nog maar voor 'haar medewerkers' in gebruik hebben genomen. Maar het liefst zou ik die autorisatie bij haar uitzetten.

Als ik nu in 'HR voor anderen' naar een declaratie-overzicht ga, dan zie ik alleen een overzicht van mijn persoonlijke declaraties (zelfde overzicht en dashboard als wanneer ik vanuit 'Persoonlijk' naar 'Overzicht declaraties' ga). Ik denk, dat we al erg geholpen zijn, als we in 'HR voor anderen' een overzicht krijgen van de declaraties die wij zelf (of onze vervanger) hebben goedgekeurd of afgekeurd. Nu verdwijnt een declaratie uit het zicht van de controleur zodra deze de controle heeft gedaan. En dat is niet wenselijk, evenmin als het toekennen van het recht op 'Configuratie declaraties' aan alle controleurs.

[Bastiaan Friederichs]

@Gea Bussink-Veerbeek , we hebben geen functionaliteit gebouwd waarmee een persoon die controleert, kan terugkijken.
Toen we bouw van Declaraties zijn gestart hebben we onderzoek gedaan naar het terugkijken van declaraties die je gecontroleerd hebt, daaruit bleek dat dit zelden gebeurt.

De kans is klein dat we in die fase een griffiemedewerker hebben bevraagd overigens, mogelijk werken zij op een andere manier en kijken ze wel dagelijks terug...

Het overzicht waar je nu de griffiemedewerker voor hebt geautoriseerd, laat altijd, alle declaraties zien; de lijst is op geen enkele wijze beperkt.

Ik heb niks gepland om dit te wijzigen. Ik heb wel het plan om (bijna) alle declaratie-gegevens aan te gaan leveren bij Youforce reporting. Dat zou de CSV-export moeten vervangen, die je nu ook - na filtering/bewerking - op verzoek zou kunnen leveren aan de griffiemedewerker.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Bastiaan Friederichs Als je aan een SA-medewerker had gevraagd of ze regelmatig in het archief in Self Service kijken, dan had je 'ja' als antwoord gekregen. Leidinggevenden zullen inderdaad niet terugkijken, de rol van de griffiemedewerker is nieuw, die hadden we niet kunnen voorzien, maar voor de SA-medewerker blijft de mogelijkheid voor het terugkijken noodzakelijk. Nu kan dat ondervangen worden door hen rechten te geven op de configuratie. Dat zij categorieën kunnen inzien is niet bezwaarlijk, en ook niet dat ze alles zien. Blijft de route daar naartoe natuuurlijk wel onlogisch en onduidelijk. Dat zou voor deze veelgebruikers wel anders moeten, want het is niet intuïtief. En dat is toch wat de app nastreeft?

Blijft ook staan dat ik bij HR voor anderen mijn persoonlijke overzicht krijg met de tabbladen 'afgekeurd' en 'goedgekeurd' wat het allemaal niet duidelijker maakt. Want dat suggereert, dat je daar de declaraties zou zien die je hebt afgekeurd en goedgekeurd. En dat is de eerste plek waar ook SA-medewerkers op zoek gaan naar het 'archief' van de declaraties.

Daarom in het kader van voortschrijdend inzicht toch graag nog eens opnieuw naar die mogelijkheden kijken. Als er dan via HR voor anderen geen overzichten beschikbaar komen, dan in ieder geval het persoonlijke overzicht van 'goedgekeurd' en 'afgekeurd' onzichtbaar maken in HR voor anderen, want dat overzicht hoort daar niet.

[Tessa Tempel]

Hoi @Bastiaan Friederichs, 

Hoe kunnen we een accountant toegang geven tot het inzien van declaraties specifiek voor een gemeente. Ik vraag dit namens een klant die met 7 gemeenten in 1 database zitten. Ze hebben hun eigen CEA nummer etc, maar het is toch een gezamenlijk geheel en ik heb volgens mij niet de mogelijkheid dat ik ''declaraties beheren'' alleen maar voor een specifieke gemeente open zet voor een bepaalde persoon. Klopt dit? 

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Tessa Tempel, je kunt niet filteren op CEA- en Instellingsnummer, het beheerrecht geldt inderdaad voor alle declaraties.

Misschien kun je als alternatief de CSV-export gebruiken en filteren op OE? Anders moet je nog creatiever worden en via Excel of GSheet met een vlookup het CEA/Ins er bij zien te krijgen...
(bovenstaande onder de voorwaarde dat de accountant voldoende heeft aan de data die in de export zit... Neem aan van wel, als hij/zij de complete audit/historie kun je de betreffende declaratie misschien samen bekijken).

In dit bericht staat -enigzins verborgen- dat we de gegevens van declaraties ook gaan toevoegen aan Youforce reporting.
@Anonymous denk niet dat we het vergeten 😉 maar toch; de relatie declaratie naar Dienstverband toevoegen (om bijvoorbeeld het CEA of Instellingsnummer er bij te halen en op te filteren)

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichsen @Anonymous, super fijn dat de informatie vanuit de App ook naar Youforce Reporting gaat. Kan dit ook met de Gewerkte dagen en niet alleen met de Declaraties? 

Ik heb nu zelf een rapport gemaakt op basis van de uitvoercodes.

[Bastiaan Friederichs]

@Lieke Sterk Huis de prioriteit is het ontsluiten van de gegevens nodig voor het rapporteren in het RVO-portaal over dienstreizen. 

Begrijp je vraag en zou het zelf ook fijn vinden als we op termijn van de CSV-exports af zijn. Kan nu nog niks beloven.