Beperk de te selecteren vervanger aan de hand van 2e laag organisatie structuur

[#1]

Vanaf heden is het mogelijk om de te selecteren vervanger te beperken. Je kunt dit beperken op de 2e laag van de organisatie structuur. Er kunnen diverse redenen zijn waarom je dit wil toepassen, denk aan:

• Je wil voorkomen dat een manager van de ondersteunende diensten (b.v. ICT, HR of Finance) een vervanger kiest uit het primaire proces (b.v. zorg-afdeling, burgerzaken of groenvoorziening).
• Je hebt met meerdere organisaties/gemeenten een nauw samenwerkingsverband waarbij je veel zaken hebt geharmoniseerd (b.v. ICT, HR en dus óók het gebruik van één Youforce). Maar je wil niet dat een manager van één organisatie/gemeente een manager van een andere organisatie/gemeente kan selecteren als vervanger.

Hoe richt je dit in?

De handleiding is geüpdatet met deze nieuwe mogelijkheid. Maar ook hieronder beschrijven we de werking.

1) Toepassen autorisatie

In autorisatiebeheer is een onder ‘Vervanging en delegatie’ een nieuw recht ‘Configuratie vervanging’ beschikbaar. Deze wijs je toe aan de juiste gebruikersgroep, bijvoorbeeld de beheerders

2) Optie aan of uit-zetten (standaard = uit)

Ga vervolgens naar Mijn Youforce / Beheer en zoek naar ‘Configuratie vervanging’. Je komt op onderstaande pagina terecht waar je de optie aan of uit kunt zetten.

Hoe werkt het exact?

Via Autorisatiebeheer heb je gebruikers (zoals managers maar ook andere rollen) toegang gegeven tot  ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging instellen’. Met dat recht kunnen managers (en andere rollen) zowel via Mijn Youforce en de Youforce App een vervanger instellen.

Als je de nieuwe functionaliteit activeert wordt de lijst met beschikbare vervangers kleiner. Ter illustratie een fictief organogram waarin wordt toegelicht hoe de beperking werkt.

Goed om te weten!

De volgende zaken zijn goed om te weten

• De beperking werkt niet door als je het recht ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging beheren’ hebt. Met dat recht kan je nog iedere mogelijke combinatie van ‘gebruiker <-> vervanger’ instellen.
• In eerdere ideeën werd ook wel de suggestie gedaan om de vervanger te beperken op opdrachtgever of instelling. Dit is bewust niet zo toegepast vanwege het feit dat:
• Youforce en HR Core Beaufort kennen één organisatiestructuur
• Youforce en HR Core Beaufort kennen één tabel met personen
• Een roltoewijziging (wie is manager van welke afdeling/organisatorische eenheid) ligt vast op de combinatie OE & Persoonsnummer van de rol (b.v. manager)