Geen beperking in te selecteren vervangers (ook wel bekend als ‘delegatie’)

[#1]

Mede op basis van ervaringen uit Self Service en dit idee van verschillende organisaties hadden we in onze roadmap opgenomen

Delegatie

In sommige organisaties mag een manager ook werk delegeren aan een ondersteunde rol zoals een management assistent. Je kunt dit nu al instellen als je een beheerder bent en straks kan een manager dit ook.

Deze functionaliteit is vanaf heden beschikbaar. Dit betekent dat je als beheerder voortaan kunt kiezen om de volgende functionaliteit te activeren.

Werking op ‘vervanging instellen’

Via Autorisatiebeheer heb je gebruikers (zoals managers maar ook andere rollen) toegang gegeven tot  ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging instellen’. Met dat recht kunnen managers (en andere rollen) zowel via Mijn Youforce en de Youforce App een vervanger instellen.

Als je de eerder genoemde functionaliteit activeert wordt de lijst met beschikbare vervangers groter. Immers, iedereen met een rol wordt zichtbaar. Niet alleen collega’s met dezelfde rollen zijn zichtbaar. Onderstaande afbeelding geeft grafisch het verschil weer tussen de reguliere vervanginen het activeren van alle mogelijke vervangers. 

Reguliere werking	Werking na activeren ‘Geen beperking in te selecteren vervangers’

Meer informatie

Zoals altijd is onze handleiding volledig geüpdatet met aanvullende informatie. Bekijk in onze kennisbank de handleiding voor alle achtergrondinformatie.

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, ik heb hier een aantal vragen over:

• hoe werkt dit als iemand zowel de Manager als Backup-manager rol heeft en een vervanger wil instellen?
  Via de huidige manier is dat alleen mogelijk als de vervanger ook deze 2 rollen heeft.
• Of is dan met één van deze rollen al mogelijk om een vervanger in te stellen? Zonder dat je geen beperkingen instelt, want als ik kijk naar jouw voorbeeld willen wij een management assistent niet als keuzemogelijkheid hebben. Gelukkig hebben wij als organisatie deze rol niet toegevoegd in de organisatiestructuur, maar wel een aantal andere rollen die ook niet gekozen mogen worden.

Wat is hierin dan het advies?

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis ,

Inderdaad, in de huidige situatie kan iemand met de rollen "manager" & "back-up manager" enkel een college selecteren met minimaal dezelfde twee rollen.

Als in jouw organisatie iemand met deze twee rollen toch iemand met b.v. alleen de rol "manager" (dus zonder de 2e rollen "back-up manager") mag instellen als vervanger dan kan je dit dus realiseren door deze nieuwe instelling aan te zetten.

[Titiana Kaaks]

Hoi Remco,

Wat fijn dat deze functionaliteit nu beschikbaar is. Kan je ook meer vertellen over de doorwerking van manager opschakeling i.c.m. met instellen van de vervanging in Mijn Youforce omgeving (declaraties)?

Wat is leidend. Is dat beaufort usermanagement rol aansturing?

[Remco te Ronde]

Hoi @Titiana Kaaks ,

Vermoedelijk geeft het volgende kennisbank artikel de antwoorden op de vragen die je hebt:

https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-App/Hoe-werkt-opschakeling-in-de-Youforce-app-amp...

[Maurice van de Pol]

Hoi @Remco te Ronde Heel mooi dat hier eindelijk gehoor aan is gegeven. Dank je!

Werkt deze vervanging alleen in Self Service (bij ons enkel verlofaanvragen) of ook voor de declaratie-app? En bijvoorbeeld voor Performance Management (waar de management-assistente dan de gesprekken kan uitwerken vanwege de vele direct reports die een directeur heeft)?

[Remco te Ronde]

Hoi @Maurice van de Pol ,

Als iemand een vervanger instelt wordt het volgende getoond:

Dat zijn dus de onderdelen waar het in doorwerkt. Zoals je hopelijk weet vanuit onze roadmap (zie link hier) werken we hard om te zorgen dat deze vervanging óók doorwerkt in Self Service. Zodra dat gereed is laten we het weten.

Wat betreft jouw vraag rondom 'Performance Management', daar gaat het niet in doorwerken. Echter zoals je wellicht ook hebt vernomen (zie dit onderdeel roadmap) werken we aan een nieuwe oplossing voor de HR-cyclus. In deze nieuwe oplossing houden we direct rekening met 'vervanging' (en dus ook 'delegatie').

Hopelijk is dat het antwoord op je vragen. 

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Hartelijk dank voor dit duidelijke antwoord!

[ly cheung]

@Remco te Ronde : is het (voor nu) nog wel steeds de bedoeling dat het op beide plekken ingesteld moet worden? zowel in SS als in de app?

[Remco te Ronde]

Hoi @ly cheung ,

Ja dat klopt. Maar dat is zéér binnenkort dus niet meer nodig. Binnen de looptijd van de huidige roadmap is het zeker gerealisseerd dat je het nog maar op één plek hoeft vast te leggen.

[Thi Dinh]

Hi @Remco te Ronde,

We hebben managers met meerdere vervangers. Klopt het dat de taak dan maar aan 1 vervanger wordt gedelegeerd? 

Als dit het geval is, hoe kunnen we het mogelijk maken dat beide vervangers dan ook de taak melding krijgen?

Ik kan de info niet terug vinden in de handleiding, 

ik hoor het graag.

Alvast bedankt

[Remco te Ronde]

Ha @Thi Dinh ,

Een manager kan eenvoudig één of meerdere collega's instellen als vervanger. Alle vervangers kunnen dan de taak uitvoeren. Stel een manager stelt 3 collega's in dan ziet het er als volgt uit:

[Thi Dinh]

Hi @Remco te Ronde,

Helaas zien niet alle vervangers de taak, ook staan ze niet als naam vermeld om te kunnen uitvoeren.

We hebben onze management assistentes een rol gegeven en deze zijn dus ook gekoppeld aan de MGR als vervanger. 1 van de management assistente geeft dus aan wel onkosten declaraties te kunnen zien van een manager maar de andere management assistent ziet het niet en ook staat ze er niet bij als vervanger te mogen uitvoeren. 

Ik kan niet herleiden of ik instellingen in de config. declaraties moet aanpassen of dat het ligt aan de rol instelling in autorisatiebeheer. Ik hoef de rol voor de MA's toch niet toe te voegen aan de 1ste controle stap in de categorie? Dat zal toch door moeten vallen middels de delegatie? Of moet ik die rol dan alsnog wel toevoegen aan bevoegd als 1ste controle stap?

[Remco te Ronde]

Hoi @Thi Dinh ,

Klik eens als beheerder op de knop "opnieuw proberen". Kan daarna of de declaratie is toegewezen aan de ingestelde vervanger die je verwacht.

Is het gelukt laat het weten. Dan zal ik je daarna verwijzen naar de uitleg waarom het tot 96 uur kan duren voordat dit automatisch gebeurd.

Gebeurd dat niet? Maak dan even een ticket aan met de relevante informatie. Zowel de roltoewijzing van de "echte" manager en ook de bevestiging van de ingestelde vervanger. Dan kijken we het na.

[Thi Dinh]

Hi @Remco te Ronde,

Dit was de truc!

Dank je wel voor je hulp 🙂

[Remco te Ronde]

Fijn @Thi Dinh ,

In de handleiding van declaraties in hoofstuk 5 vind je meer uitleg over "Wijzigingen in de organisatiestructuur". Dit werkt dus ook zo bij het aanwijzen van een vervanger op reeds openstaande declaraties.