In Mijn Youforce rechtstreeks diploma uit Mijn diploma's van DUO uploaden

[#1]

In het kader van 'Youforce tegen fraude' zijn we verheugd te kunnen meedelen dat medewerkers voortaan via Mijn Youforce rechstreeks diploma's kunnen aanleveren uit Mijn diploma's van DUO (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap - vroeger ook wel bekend als het 'diplomaregister').

Waarom?

Zoals je hebt kunnen lezen in de nieuwsberichten rondom 'fraude preventie' is komt er helaas diplomafraude voor. Samen met diverse organisaties die gebruik maken van Youforce en met DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) hebben nauw samengewerkt om dit te voorkomen.

Alle officiele diploma's die in het diploma register staan kunnen voortaan door de medewerker rechtstreeks worden geupload in Youforce. Zonder dat de medewerker zelf de PDF hoeft /kan  downloaden. Daarmee wordt frauderen met de PDF onmogelijk.

Het gaat om steeds meer diploma's. Veel diploma's die sinds 1996 zijn behaald zitten in het register. Maar de totale lijst is te vinden via: https://duo.nl/particulier/uittreksel-diplomagegevens-downloaden.jsp

Hoe te activeren?

Je hoeft als beheerder niks te doen. Als je al gebruikt maakte van het proces Uploaden diploma of certificaat in Mijn Youforce is het meteen actief.

Gebruikte je dit proces nog niet? Dan kan je het activeren. Gebruik hiervoor:

•  De handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’
• Of bekijk de tutorial video 'Aanvragen en uploaden van documenten'

Hoe werkt het voor de medewerker?

Onderstaande afbeeldingen geven weer hoet het werkt voor de medewerker.

1) Navigeer naar het proces 'Uploaden diploma of certificaat'
2) Kies voor 'Upload diploma vanuit DUO'
3) Log in op Mijn DUO
4) Kies de gewenste inlogmethode van DigID
5) Kies bijvoorbeeld voor de optie met de app, koppelcode en QR-code
6) Log in via je DigiD app
7) Selecteer één of meerdere diploma's
😎 In Mijn Youforce zie je de bevestiging dat het is gelukt.

Hoe werkt het verder binnen Youforce?

De werking binnen Youforce blijft gelijk. Stel jouw organisatie heeft gekozen om de personeelsadminsitratie op te nemen in de workflow? Dan krijgt de Personeelsadministratie per diploma een workflow inclusief bijlage te behandelen. Vanzelfsprekend heeft de bijlage een helder en herkenbare naam.

En hoe zit het in de Youforce App?

In de Youforce App willen we de interactie tussen de Youforce App en de DigiD app soepel laten verlopen. Daar zijn we volop mee aan het ontwikkelen. Zodra dit ook werkt binnen de Youforce App zullen we een nieuwsbericht plaatsen.

[Ralph]

Top! 

@Remco te Ronde  kan het even duren voordat het in de app zichtbaar is? In de desktopvariant al wel zichtbaar maar in de app zelf nog niet (?)

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph ,

Onderaan het bericht had ik de volgende alinea opgenomen:

En hoe zit het in de Youforce App?

In de Youforce App willen we de interactie tussen de Youforce App en de DigiD app soepel laten verlopen. Daar zijn we volop mee aan het ontwikkelen. Zodra dit ook werkt binnen de Youforce App zullen we een nieuwsbericht plaatsen.

Dat is de positieve omschrijving van dat het nog niet beschikbaar is in de app. Maar we werken er hard aan.

[Ralph]

@Remco te Ronde ik was weer eens te snel (met lezen en kijken) 😀 Helder!

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Remco te Ronde, in het startscherm zie ik dat je deze ook als taak hebt ingevoerd om dit voor afronding indiensttreding uit te voeren (zie geel gemarkeerd in onderstaande afbeelding). Is dat op basis van actieve signalering? 

Wij zijn aan het zoeken hoe we ervoor kunnen zorgen dat dit meegenomen wordt in het indienstproces met een controle bij HR.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis ,

Scherp gezien, maar ook beetje voorbarig.... Ik zal de printscreen updaten (ondanks dat het zeker geen geheim is). We zijn inderdaad aan het orienteren hoe we ''actief signalering'' nog beter kunnen inzetten. Bijvoorbeeld voor de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Dit doen we omdat we daarmee de indiensttreding nóg beter kunnen maken. Daar geloven we in als Visma|Raet. En daarnaast was het ook een suggestie op het ideeen platform, zie: Via actieve signalering taak klaarzetten bij medewerker voor 'upload processen'. 

Om geen verwarring te veroorzaken, het is dus nog niet mogelijk. Maar nu weet je vast (''stiekem'') dat we daar wel mee aan het orienteren zijn.

[Tessa Tukker]

Mooie toevoeging! was inderdaad ook zoekende naar de functie bij actieve signalering, we maken nu nog gebruik van de "oude" workflow hiervoor.
Hopelijk gaan jullie snel met het idee aan de slag, ik heb het idee iig kudo's gegeven. 😊

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph  (en natuurlijk ook de rest), 

Goed nieuws! Werkt nu ook in de Youforce App. Lees hier alles over in:

Direct je officiële diploma uit Mijn diploma’s → Youforce app (via DigiD)

[Raymond_de_Rozario]

Super toevoeging @Remco te Ronde! Ik ga dit hier intern bij de juiste personen aankaarten 👍

[Ralph]

@Remco te Ronde  mooi! Bedankt voor de update

[Riny]

@Remco te Ronde 

We zijn de functionaliteit vanuit DUO nu aan het testen echter bij ons ontbreek de blauwe balk (echtheid certificaat) op het document.

We weten zeker dat dit diploma klopt van de persoon waarmee we hebben getest.

[Remco te Ronde]

Hoi  @Riny @

Dat klinkt vervelend.

In o.a. deze video van RTL nieuws legt de persoon van DUO uit dat blauwe balk alleen in Adobe te zien is:

https://www.rtl.nl/nieuws/onderzoek/artikel/5494401/megavangst-onderzoek-naar-malafide-uitzendbureau...

 

Het zou heel erg vreemd zijn als het dus bij de integratie die DUO aanbiedt zou kunnen voorkomen dat de blauwe balk ontbreekt.

 

Mocht jij een diploma hebben waarbij de blauwe balk echt ontbreekt, kan jij mij dan (als ticket bij ServiceCenter) aanleveren:

- het daadwerkelijke diploma

- het tijdstip dat de medewerker het heeft geupload

 

Dan zal ik het naar de contactpersonen van DUO doorzetten om te laten onderzoeken. 

[Riny]

@Remco te Ronde 

Hallo Remco

Gelukt via Adobe.

Als ik het document download en opsla en daarna open (in adobe) is de blauwe balk inderdaad zichtbaar. Dus dat is al heel fijn.

Als de personeelsadministratie de controle uitvoert en vanuit de workflow het document opent is de balk niet zichtbaar en ook niet als je het document opent vanuit het personeelsdossier.

Het nadeel hieraan is dat (voor de controle) het document eerst moet worden opgeslagen want bij openen in bv de browser zie je de balk niet.

Maar ik begrijp wel het principe en dat dit vanuit DUO geregeld wordt en waarschijnlijk niet te regelen is in de app/desktop versie.

Dank voor je snelle reactie.

Groet, Riny

[Remco te Ronde]

Gelukkig @Riny , dat stelt mij gerust.

Wellicht kan je eens overleggen met je ICT afdeling. Wellicht is het een instelling die aanpasbaar is of een gedowloade PDF (of dat nu vanuit Youforce is, of vanuit een andere applicatie) direct in Adobe opent in plaats van in de browser.

[Riny]

@Remco te Ronde 

Ja dat was ook al mijn idee :-). Ga ik doen.

[Riny]

@Remco te Ronde 

We zijn overigens heel blij met deze functionaliteit.

Ik heb daarover nog een vraag/wens:

Wij maken in Selfservice gebruik van het indienst proces en het zou een aanvulling zijn als deze functionaliteit daarin verwerkt zou kunnen worden.

Nu vragen we de medewerkers om het diploma in de workflow te uploaden maar we hebben dan niet de directe controle op de echtheid van het document.

Mogelijk dat dit er al is en ik dit gemist heb :-).