Mijn Communities
Help

Keuze vervoermiddel beschikbaar

door Bastiaan Friederichs (Bijgewerkt ‎26-10-2023 15:15 door Bastiaan Friederichs VISMA )

Ook wel: CO2-registratie of Werkgebonden personenmobiliteit

 

In dit bericht had ik aangekondigd dat de kilometer-declaraties (dienstreizen) uitgebreid worden met vervoermiddel (en brandstof).

 

Vanmiddag zullen we de keuze van het vervoermiddel activeren in jullie omgevingen.

Waarom

Omdat je (als werkgever met meer dan 100 werknemers) moet rapporteren over zakelijke mobiliteit, en je de afgelegde afstand moet verbijzonderen op vervoermiddel en brandstof, is het noodzakelijk dat werknemers aangeven hoe er gereisd is.

 

Je rapporteert begin 2025 over de gegevens van 2024, begin dus op tijd met het testen en communiceren en zorg ervoor dat per 1 januari 2024 de keuze voor een vervoermiddel beschikbaar is.

Ondanks het feit dat we het zo simpel mogelijk hebben gemaakt, verwachten we dat de werknemer dit ervaart als een administratieve lastenverzwaring. Begin hier dus tijdig over te communiceren met jouw werknemers.

Hoe

De configuratie is simpel; geef per categorie aan welke vervoermiddelen door de werknemer gekozen kunnen worden.

BastiaanFriederichs_0-1695900256923.png

 

We zien divers gebruik van de kilometer-categorieën. De meeste klanten vergoeden een bedrag per kilometer ongeacht het vervoermiddel. In dat geval zul je voor alle categorieën, alle vervoermiddelen selecteren.

 

Differentiëren jullie de vergoeding op basis van -bijvoorbeeld- CO2-uitstoot, dan heb je meerdere kilometer-categorieën. Bijvoorbeeld met een hoge vergoeding voor CO2 neutraal reizen en een andere categorie met een lagere vergoeding voor overige reizen.

 

In dat geval selecteer je per categorie alleen de vervoermiddelen die relevant zijn.

 

Voorbeelden

 

Categorie “Dienstreis CO2 neutraal” a 22 ct/km

  • Auto - 100% elektrisch
  • Motorfiets - elektrisch
  • Bromfiets/scooter - elektrisch (incl. speed-pedelec)

Categorie “Dienstreis fossiele brandstof” a 12 ct/km

  • Auto - Benzine
  • Auto - Diesel
  • Auto - (plug in) Hybride
  • Auto - Andere brandstoffen
  • Motorfiets - Benzine
  • Bromfiets/scooter - Benzine

Categorie “Dienstreis fiets/lopen” a 30 ct/km

  • (e-)Fiets en lopen

 

Invoer km-declaratie door de werknemer

Een werknemer kiest na de update een km-categorie waar nog geen vervoermiddel aan gekoppeld isIn dit geval wijzigt er niets; de werknemer kan immers geen keuze maken. Dit is dus de huidige situatie.

BastiaanFriederichs_1-1695900313003.png

 

 

Werknemer kiest een km-categorie waar 1 vervoermiddel aan gekoppeld is.
In dit geval tonen we “read-only” het gekoppelde vervoermiddel. De werknemer kan immers geen keuze maken.

BastiaanFriederichs_2-1695900412172.png

 

Werknemer kiest een km-categorie met meerdere vervoermiddelen.
Er wordt een nieuw veld getoond waarbij de medewerker een keuze moet maken uit de gekoppelde vervoermiddelen. Net zoals bij de locaties, tonen we de meest recent gebruikte vervoermiddelen.

BastiaanFriederichs_3-1695900446764.png

BastiaanFriederichs_4-1695900471095.png

 

Rapporteren

De CSV-export is uitgebreid met een extra kolom Vervoermiddel, deze kun je nu al gebruiken voor inzichten en analyses.

BastiaanFriederichs_5-1695900551398.png

 

Voor januari 2025 (het vroegste moment waarop je als werkgever kunt rapporteren in het RVO-portaal over de gegevens van 2024) zullen we de gegevens uit de export toevoegen aan Youforce reporting zodat het nog makkelijker wordt om te rapporteren.

10 Opmerkingen
Linda_FB_WMD
CHAMPION *
door Linda_FB_WMD

Top, ziet er goed uit! Is er ook al iets bekend over deze registratie bij woon-werk kilometers?

 

Tracy Postma
CONTRIBUTOR ***
door Tracy Postma

@Bastiaan Friederichs of @Maarten VB , is er ook een mogelijkheid gebruik te maken van deze dienstreis declaratie formulieren wanneer je de komende periode nog geen gebruik maakt van de Youforce app en ook nog niet de proces weergave van Mijn Youforce gebruikt. Deze formulieren dus activeren in je Selfservice?

marcoverheij
CONTRIBUTOR ***
door marcoverheij

Goedendag, kan iemand ons vertellen hoe wij dit toevoegen/activeren aan de Youforce app?

door Bastiaan Friederichs

@marcoverheij hoe bedoel je? Ik heb in het artikel bij "Hoe" aangegeven dat je de juiste vervoermiddelen moet selecteren bij de juiste KM-categorieeen:

BastiaanFriederichs_0-1697030806907.png

Zodra je de configuratie opslaat krijgt de medewerker - bij het indienen - een nieuw veld te zien waarin men 1 van de gekoppelde vervoermiddelen (en brandstof) moet selecteren




door Bastiaan Friederichs

@Tracy Postma ook de "desktop" versie van de (nieuwe) declaratiemodule is beschikbaar via Mijn youforce...
Je hoeft niet perse ook de Youforce app volledig te gebruiken. (je gebruikers missen dan wel een hele fijne mogelijkheid om declaraties in te dienen....)

BastiaanFriederichs_0-1697030998495.png

 

Ralph
CHAMPION ***
door Ralph

@Bastiaan Friederichs het klopt dat je de declaratiemogelijkheid via de app ook via de desktop kan starten. Je kan dan geen bijlage toevoegen.

 

Eerder is aangegeven dat informatie over de oplossing in Self Service later gecommuniceerd zal worden. Wanneer volgt deze communicatie? Er wordt ook al consultancy aangeboden (hebben wij voor HRSS niet nodig als klant) om een oplossing te implementeren. Dat zal lastig gaan indien er nog een oplossing beschikbaar is. Hoor graag!

door Bastiaan Friederichs

@Ralph heb jij niet de mogelijkheid om met deze knop een bestand vanaf je PC of Mac toe te voegen?
(ik wel namelijk... Macbook i.c.m. Chrome)

SCR-20231013-nzoc-2.png

Marianne Marsman
CHAMPION ***
door Marianne Marsman

@Bastiaan Friederichs 

 

Wanneer volgt de informatie voor Selfservice?

zie ook eerdere vraag op 12-10 van Ralph. In het bericht Werkgebonden personenmobiliteit - Visma Community

van 18-07-2023 staat dat het later gecommuniceerd gaat worden.

Maar de tijd gaat nu wel erg dringen. 

Marie-Louise de Regt
CONTRIBUTOR ***
door Marie-Louise de Regt

@Bastiaan Friederichs kun je dit formulier ook gebruiken als je nog gebruik maakt van Beaufort in huis? Of moet je Beaufort online hebben om hier gebruik van te kunnen maken?

door Bastiaan Friederichs

@Marie-Louise de Regt Nee, de functionaliteit in de Youforce app is alleen beschikbaar voor klanten op Beaufort Online. 

Er is wel een handreiking recent gepubliceerd die je kunt gebruiken om invulling te geven aan de eisen m.b.t. de Werkgebonden Personenmobiliteit als je nog gebruik maakt van Self Service (zowel Online als in-huis), zie https://community.visma.com/t5/Nieuws-Visma-Raet/Youforce-Werkgebonden-personenmobiliteit-CO2-regist...

Daarnaast ook even deze reminder: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Visma-Raet/Uitstel-invoering-werkgebonden-Personenmobiliteit-C...