Selectierubriek declaraties beschikbaar!

[#1]

Afgelopen zaterdag (28 oktober), is de nieuwe HR Core Beaufort Online release geïnstalleerd. Met deze release is een nieuwe dienstverband-rubriek beschikbaar gesteld, Selectierubriek declaratie (P05044).

Deze rubriek kun je gebruiken om dienstverbanden te groeperen voor gebruik in de declaratie-module (en Gewerkte dagen).

De werking is hetzelfde als de rubriek Arbeidsrelatie (P01102); een medewerker kan een bepaalde categorie pas zien (en gebruiken) op het moment dat het dienstverband dezelfde waarde heeft als geconfigureerd bij de betreffende categorie.

We hebben deze rubriek aangemaakt omdat we regelmatig horen dat de Arbeidsrelatie net niet voldoende detail geeft voor een optimale inrichting.

De referentietabel in HR Core Beaufort bevat de waarden J (Ja) en N (Nee), je kunt net zoveel waarden toevoegen in de tabel als nodig. (de inhoud van de tabel wordt om de 2 uur opgehaald, het kan dus zijn dat je even moet wachten voordat je ze terugziet in de declaratie-module)

Denk bijvoorbeeld aan een waarde TST (Test), die je als beheerder kunt gebruiken om een nieuwe declaratie-categorie te testen voordat je hem openstelt aan alle medewerkers.

Wijzig je de waarde van P05044 dan kan het tot 24 uur duren voordat de waarde geupdate wordt in de cache van de declaratie-module. Dit is gedaan omdat de dienstverband-gegevens die nodig zijn, niet ieder uur wijzigen en het veel langer zou duren om - iedere keer dat een medewerker de module gebruikt - alle gegevens op te halen. 

Op verzoek hebben we een bestaande (korte) handleiding aangepast - zie bijlage - die je kunt gebruiken om P05044 in te richten in HR Core Beaufort.

[marjavanderkolk]

@Bastiaan Friederichs 

Is het niet mogelijk om bijvoorbeeld een eigen rubriek E00003 bijv. die wij gebruiken voor medewerkers met een verplicht eigen auto gebruik toe te voegen? 

Aan de hand van het voorbeeld gaat het meer om functies toch?

gr. Marja

[Bastiaan Friederichs]

@marjavanderkolk let niet teveel op het voorbeeld; je kunt zelf bepalen wat de inhoud is van de referentie-tabel.

Om het eenvoudig te houden hebben we gekozen voor 1 nieuwe rubriek van Visma|Raet. In de klantgroep "Youforce app" hebben we allerlei variaties op dit thema voorbij zien komen; per functie, per afdeling, per cea-nummer, etc.
En eigenlijk ook nog eens alle combinaties tussen allerlei rubrieken...
(dat zou bijna betekenen dat je een soort scripting nodig gaat hebben om de juiste selectie te maken. En we weten van Self Service dat dat heel krachtig kan zijn, maar dat daar ook veel kennis voor nodig is en tijd indien je iets moet wijzigen)

Vandaar deze keuze; voor iedere klant gelijk en volledig flexibel omdat je zelf de inhoud bepaald...

[marjavanderkolk]

@Bastiaan Friederichs 

Ik zou dan graag willen weten hoe ik een rubriek kan toevoegen aan de tabel zodat ik daarop kan sorteren..

Dat is me namelijk niet duidelijk.

[Bastiaan Friederichs]

hi @marjavanderkolk op het risico af dat we het over twee verschillende dingen hebben (je zegt "rubriek toevoegen" en "sorteren")...

Terwijl het denk ik gaat over een waarde toevoegen aan de referentietabel in Beaufort:

1. Ga naar "Rubrieken" (Functie 21000)
   
   
2. Open rubriek P05044
   
3. Klik op "Tabel" om de waardes te bewerken
   

Deze waardes kun je dan vervolgens gebruiken om - per declaratie-categorie - toegang te geven (aan die medewerkers die in hun dienstverband de corresponderende waarde hebben)

[marjavanderkolk]

@Bastiaan Friederichs 

Wat je beschrijft daar was ik inderdaad al, maar als ik daar een rubriek aan toevoeg moet er toch ergens naar de betreffende rubriek gekeken in BO4 of dit wel of niet van toepassing is. Dat zal dan denk ik met een script moeten gebeuren want het systeem kan aan de hand van een waarde en omschrijving niet de betreffende al bestaande rubriek vinden. 

In het voorbeeld gebruik je bijvoorbeeld functie of team waar een persoon onderdeel van is.

Dat is het stukje wat je schrijft:

Deze waardes kun je dan vervolgens gebruiken om - per declaratie-categorie - toegang te geven (aan die medewerkers die in hun dienstverband de corresponderende waarde hebben).

Dus heb je een script nodig om het systeem te laten kijken naar de betreffende rubriek  en welke waarde gevuld is. Of begrijp ik het helemaal verkeerd? Ik zie namelijk geen rubriek waarde toegevoegd, alleen afkorting/omschrijving.

De rubriek (VGEA) die het betreft is eveneens met J/N gevuld dus dan vraag ik me af waar ik de betreffende corresponderende waarde moet zetten. 

Misschien even telefonisch overleggen?

Hoor het graag van je.

Bedankt voor zover.

[Astrid Mulder]

@Bastiaan Friederichs vraagje. Ik heb vorige week woensdag in HR Core Online de rubriek P05044 aangevuld met eigen categorieën. Zie Hieronder. 

Alleen heb ik deze vandaag nog niet in configuratie Declaratie. De 24 uur is inmiddels wel verstreken. 

Ook hebben alle medewerkers van de gemeente Coevorden al een waarde op P05044. Waarom zie ik deze nog niet in configuratie. Of ben ik iets vergeten. 

[Marcel Bouman]

@Astrid Mulder je stelt de vraag niet aan mij maar ik lees even mee. Het eerste wat mij te binnen schiet: heb je 175510 incidentele export al een keer gedraaid met selectie van de rubriekentabel en referentiewaarden, en referentietabellen?

[Bastiaan Friederichs]

@Marcel Bouman goed bedoeld, bedankt!

Maar de interface tussen Beaufort en de Declaratiemodule verloopt via API's.

@Astrid Mulder ik ga mijn team even laten kijken

[Marcel Bouman]

@Bastiaan Friederichs Dank je! Weer wat geleerd...👍🏻 

[Bastiaan Friederichs]

Bedankt voor het melden @Astrid Mulder, je bent de eerste die het aantal posities van de code (maximaal 6) volledig heeft benut.

Dat hebben we gemist... 
Dus tot en met 5 posities gaat het goed, met 6 posities nemen we de optie niet over.

Een fix is in de maak!

[Bastiaan Friederichs]

@Astrid Mulder zag zojuist een berichtje van mijn team dat jouw probleem gisteravond is opgelost. Je zou dus nu de juiste waarden moeten zien bij de inrichting!

[Astrid Mulder]

@Bastiaan Friederichs Top. Bedankt. Ik heb inderdaad nu de selectiewaarde bij configuratie Declaraties. 

[Misty]

@Bastiaan Friederichs , ik zie het antwoord nog niet in deze melding maar hoe zorg je dan dat 5044 voor een bepaald persoon is vastgelegd? Ik ben declaraties aan het inrichten en ik wil een specifiek soort kosten alleen voor een aantal mensen beschikbaar stellen omdat zij de enige zijn die deze kosten mogen opvoeren. Het is me helder hoe ik de rubriek 5044 aanvul met keuze opties die ik dan in de app kan kiezen, maar hoe weet de app dan voor wie die geld?

[Bastiaan Friederichs]

@Misty goede vraag! Ik had enige tijd geleden een collega van Beaufort gevraagd of er instructies beschikbaar waren. Hij heeft een bestaand document geupdate en die heb ik zojuist toegevoegd aan het oorspronkelijke bericht.

Dank voor de reminder!

[Astrid van der Elst]

Voor uitzondering bepaalde categorieën werknemers kan je voor declaraties kiezen uit de rubriek P01102 Arbeidsrelatie.

Bij de thuiswerkvergoeding zie ik deze ook staan. Maar wanneer ik categorieën dienstverbanden wil uitzonderen voor Woon-werk km vergoeding zie ik deze rubriek niet staan. Ik kan alleen kiezen uit P05044 (deze is uitvoerig beschreven) en Reiskostenregeling P13228.

Ik mis hier de rubriek P01102. 

Waarom staat deze hier niet? Kan deze rubriek hier worden toegevoegd? Dat is gemakkelijker dan een hele nieuwe rubriek aanmaken enz.

[Bastiaan Friederichs]

@Astrid van der Elst de reden is omdat je bij de WW-vergoeding al een selectiemogelijkheid hebt met P13228.

Die rubriek moet je namelijk al gebruiken om Payroll Gemal aan te geven welke regeling er van kracht is. Voor reguliere declaratie-categorieeen (onkosten / kilometers) en thuiswerken was er geen standaard rubriek die al gebruikt werd.

Je hebt gelijk dat hoewel het strikt genomen niet nodig was, we wel P05044 hebben toegevoegd. Daar was de gedachte dat klanten die dermate diep (of geavanceerd) willen differentieren ook genoeg kennis hebben om ervoor te zorgen dat P13228 van de juiste waarde te voorzien.

[Danny van Dellen]

@Bastiaan Friederichs 

Wij gaan de P13228 in gebruik nemen en willen in HR Core de werknemers op regeling 2 zetten, Waarom kan ik dit niet via een collectieve mutatie doen? 

[Bastiaan Friederichs]

Dat is een goede vraag @Danny van Dellen 

@Sandra Groenewoud @Frank JHM Poell kunnen jullie assisteren?
(waarom staat P13228 niet in onderstaande lijst?)

[Stieneke Oosting]

Ik liep hier ook net tegenaan. Staat erbij mij ook niet tussen bij collectief muteren.

[Frank JHM Poell]

Goedemorgen @Danny van Dellen,  @Stieneke Oosting,  @Bastiaan Friederichs ,

Dit blijkt te komen door een instelling in de configuratie van rubriek P13228. Dit kun je eenvoudig oplossen door via Beaufort Service, optie 'Importeren gegevens (XML)' het bestand 'dpia028_P13228.xml' in te lezen. Ik heb dit bestandje zonet bij het originele bericht toegevoegd als nog uit te pakken zip-file.

Nadat het bestand is ingelezen zal de rubriek ook beschikbaar zijn ten behoeve van collectief muteren. We zullen deze wijziging ook meenemen in een volgende Beaufort release.

Meer informatie over hoe dergelijke bestanden ingelezen kunnen worden, vind je hier.