Slimme workaround én vooruitblik op notificaties bij ziektemutaties

[#1]

In dit artikel riepen we klanten op om over te stappen naar de nieuwe Ziekteregistratie module in de Youforce App en Mijn Youforce Desktop. Eén van de meest gehoorde bezwaren was het ontbreken van automatische notificaties aan betrokkenen, zoals planners.

Gelukkig hebben bijna alle klanten de overstap inmiddels gemaakt. En met succes! Een goed voorbeeld hiervan is een klant die het informeren van planners eerst als een knelpunt zag, maar besloot dat de verbeterde gebruiksvriendelijkheid zwaarder woog. Hun oplossing? Ze hebben planners toegang gegeven tot Youforce Reporting, zodat zij zelf inzicht hebben in de actuele ziektemutaties.

Wat kun jij doen?

• Gebruik Youforce Reporting als alternatief voor notificaties. Geef betrokkenen toegang tot de juiste rapportages.
  
• Stel gebruiksvriendelijkheid voorop en neem de nieuwe ziekteregistratiemodule in gebruik. Deze nieuwe module is ontworpen om het werk eenvoudiger en sneller te maken.
  
  

Een eerste kijkje in de toekomst

We luisteren goed naar jullie feedback. Daarom werken we op dit moment aan een oplossing waarmee betrokkenen automatisch geïnformeerd kunnen worden bij een ziektemutatie. 

Aanvankelijk was het idee om deze functionaliteit op een andere manier beschikbaar te stellen, namelijk via een Self Service-workflow die vanuit de ziekteregistratie gestart wordt. Vanuit Self Service zou er dan een e-mail naar de betrokkene gestuurd kunnen worden. We hebben echter besloten om dit in het kader van deze nieuwe ontwikkeling niet te faciliteren. De reden hiervoor is dat hiermee privacygevoelige informatie (zoals ziektegegevens) mogelijk via een in de basis onbeveiligd medium, namelijk e-mail, wordt verstuurd. Dat vinden wij niet wenselijk.

In ontwikkeling

Straks kunnen betrokkenen via een notificatie in de Mijn Youforce inbox en de inbox in de Youforce app worden geïnformeerd. Als de gebruiker klikt op zo’n notificatie wordt een alleen lezen overzicht getoond van het ziekteverzuimoverzicht zodat de gebruiker altijd inzicht heeft in de actuele ziekteregistraties voor de medewerkers waar de gebruiker toe geautoriseerd is. Het alleen lezen overzicht kan ook direct via Mijn Youforce benaderd worden.

Verzuimoverzicht (alleen lezen)

Configuratie

Als applicatiebeheerder moet je ook de mogelijkheid hebben om de rollen in te stellen die een notificatie ontvangen bij een ziektemelding.

Op dit moment werkt het als volgt:

• Wanneer een medewerker door iemand anders ziek wordt gemeld, ontvangt de medewerker zelf een notificatie.
• Wanneer een medewerker zichzelf ziek- of hersteld meldt, ontvangen alle rollen die zijn ingesteld onder Welke rollen mogen medewerkers ziekmelden een notificatie.

Met deze ontwikkeling wordt het recht om medewerkers ziek te melden losgekoppeld van het ontvangen van notificaties over ziekmeldingen. In de Configuratie ziekteregistratie wordt daarom een aparte sectie toegevoegd: Youforce inbox notificaties. Hier kunnen de rollen worden ingesteld die een notificatie moeten ontvangen bij een ziekmelding. Hier kun je bijvoorbeeld de rol Planner inrichten.

Momenteel ontvangen de rollen die zijn ingericht onder Welke rollen mogen medewerkers ziekmelden een notificatie wanneer een medewerker zichzelf ziek meldt. In de nieuwe situatie moeten deze rollen expliciet ook worden toegevoegd onder Youforce inbox notificaties om nog steeds notificaties te ontvangen.  Medewerkers zelf hoeven hier niet te worden ingericht. Zij krijgen altijd een notificatie als iemand anders hen ziekmeldt.

Configuratie Youforce inbox notificaties

Met deze nieuwe functionaliteit kunnen bijvoorbeeld planners automatisch een melding ontvangen zodra er een ziekmelding wordt geregistreerd. Dit biedt het beste van twee werelden: de gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe module én de informatiestroom die je gewend bent.

Denk mee!

We nodigen je van harte uit om feedback te geven op dit ontwerp. Wat spreekt je aan? Wat mis je nog? Jouw input helpt ons om de functionaliteit nog beter af te stemmen op de praktijk.

Wilt je meedenken of heb je vragen? Plaats dan je feedback of vraag hieronder in de comments.

[Marianne Marsman]

@Marc Draaijers

In Youforce Reporting kun je de autorisaties nog niet goed inregelen, daardoor zien sommige leidinggevenden meer medewerkers dan hun eigen afdeling en mbt ziekte is dit al helemaal niet wenselijk.

We hopen dat een nieuwe manier voor autoriseren in reporting  snel gerealiseerd wordt.

[karl Wegner]

@Marianne , de autorisaties tbv Youforce reporting worden toch ingeregeld in Self Service? Wat gaat er volgens jou dan niet goed in Youforce Reporting, zodat ze te veel medewerkers zien?

[Gea Bussink-Veerbeek]

@karl Wegner , zie Re: Leidinggevende ziet te veel medewerkers - niet... - Visma Community. In Self Service vindt een stapeling van autorisaties plaats. Als iemand voor 1 workflow autorisatie heeft voor alle medewerkers en voor het overige alleen managerrechten, ziet deze persoon in reporting ook alle medewerkers en niet alleen de eigen medewerkers. 

[karl Wegner]

@Gea, dat weet ik en gaat het hier om een spraakverwarring. Autorisaties worden ingeregeld in Self Service en ik las dat dit gedaan werd in Youforce Reporting. We moeten hier ook eens vanaf, aangezien het onlogisch is dat de autorisatie van een rapportagetool van HR Core Online Beaufort in een andere applicatie ondergebracht is. Een beetje quick en dirty met het invoeren van Report Builder doorgevoerd door Visma Raet. Daardoor lopen we ook tegen verschillende issues aan, waaronder die jij benoemt. 

[Lonneke van der Aar]

@Marc Draaijers ,

Even voor de zekerheid; 

Kun je dan ook de rol manager toevoegen bij Youforce inbox notificaties?

Bij ons doen de planners de ziekmeldingen en willen de managers een notificatie.

[Marc Draaijers]

@Lonneke van der Aar , Ja je kunt het inderdaad ook helemaal omdraaien en bovenstaande is slechts een voorbeeld. Bij jullie zou dat betekenen dat de rol planner is ingericht onder Welke rollen mogen medewerkers ziekmelden en dat de rol manager is ingericht onder Welke rollen moeten er geïnformeerd  worden bij ziektemutaties. 

[Jeroen Coret Kennemerhart]

Hoi @Marc Draaijers 

Er wordt alleen gesproken over ziekmeldingen. Ik neem aan dat het ook geldt voor (gedeeltelijke) hersteldmeldingen?

groet Jeroen

[Lieke Sterk Huis]

@Marc Draaijers, lees ik het goed dat je in de OE-structuur eerst de rol moet hebben toegevoegd om een notificatie te kunnen instellen? 

[Marc Draaijers]

@Jeroen Coret Kennemerhart , Het gaat inderdaad gelden voor ziekmeldingen, gedeeltelijk herstel/verhogen ziektepercentage en volledig herstel.

@Lieke Sterk Huis , Dat klopt inderdaad. De rol en de aan die rol toegekende personen moeten inderdaad in de OE-structuur in HR Core Beaufort worden ingericht zoals ook het geval is voor de rollen die je kunt selecteren onder Welke rollen mogen medewerkers ziekmelden 

[Alfaro Pentury]

Mooi!

[Tracy Postma]

@Marc Draaijers , wij hebben een grote groep planners. Ik begrijp dat zij allen een rol moeten krijgen in BO4 en dat ze dan op individueel niveau in YF ( een applicatie waar zij niet heel veel mee werken) een notificatie krijgen in de inbox. Als 1 planner het verzuim dan heeft bekeken en verwerkt in de plannings app, dan hebben alle overige planners nog steeds de melding in YF staan? Kan er geen notificatie naar een algemene mailbox van de planners o.i.d. Zo gaan meerdere planners met dezelfde verzuimmeldingen aan de slag.