Splitsen van kilometer declaraties beschikbaar!

[#1]

Vanochtend (woensdag 7 december, 10:30) is deze functionaliteit geactiveerd voor alle klanten

Splitsen van kilometerdeclaraties beschikbaar

In een aantal situaties is het nodig om de afstand van een KM-declaratie in twee mutaties aan te leveren bij Gemal.

Maximum vergoeding

Bijvoorbeeld als jouw organisatie een maximum vergoeding kent op basis van een aantal kilometers.

Voor dit voorbeeld gaan we er vanuit dat er tot 30 kilometer vergoed wordt en de medewerker een declaratie indient van 100 km.

In dit geval is het de bedoeling dat er 30 km vergoed tegen € 0,09 netto per km en dat het bovenmatige deel (70 km) gebruikt wordt in de opbouw van de fiscale ruimte.

In termen van Gemal-mutaties betekent dit:

• 30 (km) naar invoercode 02572, KM regeling 1 **
• 70 (km) naar invoercode 01970, Fiscale KMs woon-werk *

* Gemal kent twee invoercodes om de fiscale ruimte aan te passen te weten:

• Invoercode 01970 fiscale kilometers woon-werk declaratie
• Deze invoercode gebruik je als de medewerker een hogere reisafstand woon-werk heeft maar op basis van een maximaal aantal km de reiskosten betaald krijgt. Je legt dan het verschil van de reisafstand minus het maximaal vergoede aantal km vast.
• Invoercode 02374 Aantal overige zakelijke kilometers
• Deze invoercode gebruik je om de fiscale vrijstelling voor dienstreizen te corrigeren. Als er meer of minder zakelijke km’s uitbetaald worden dan wat er aan km’s gedeclareerd worden.

De inrichting voor deze categorie ziet er dan als volgt uit:

Een medewerker dient een declaratie in van 139,22 km

De mutaties zoals deze in Gemal staan nadat de declaratie is goedgekeurd

Verschillende vergoeding per afstand

Bijvoorbeeld als jouw organisatie een deel van de kilometers tegen het tarief 1 vergoed en het restant tegen tarief 2.

Voor dit voorbeeld gaan we er vanuit dat de eerste 10 km tegen € 0,19 netto per km vergoed, en voor alle overige kilometers daarboven € 0,28 netto per km. De medewerker declareert 50 kilometer.

In dit geval is het de bedoeling dat er 10 km vergoed wordt tegen € 0,19 netto per km en dat het bovenmatige deel (40 km) vergoed wordt tegen € 0,28 netto per km.

In termen van Gemal-mutaties betekent dit:

• 10 (km) naar invoercode 02574, KM regeling 2 **
• 40 (km) naar invoercode 02576, KM regeling 3 **

De inrichting voor deze categorie ziet er dan als volgt uit:

** de te gebruiken KM regeling(en) hangen af van de inrichting in Gemal, bespreek de inrichting met je salarisadministrateur (of schakel een Visma|Raet consultant in)

Medewerker dient opnieuw een declaratie in van 139,22 km

De mutaties in Gemal (na goedkeuring)

Vermindering woon-werk met maximering

Vergoed je woon-werk middels een vaste vergoeding dan sta je waarschijnlijk toe dat de medewerker aangeeft of deze woon-werk afstand in mindering gebracht moet worden op de KM-declaratie.

Indien er ook nog een maximum afstand van toepassing was EN de medewerker een woon-werk afstand (P00372) heeft groter dan het maximum, werd er door de Youforce app (en desktop) geen correctie doorgegeven aan Gemal.

Dat zal vanaf nu wel gebeuren.

Voorbeeld:

• Medewerker krijgt een vaste woon-werk vergoeding; rubriek P00372 “Fiscale afstand woon-werk enkele reis” is gevuld met 40 km
  
  
  
  
• De woon-werk vergoeding is gemaximeerd op 30 km enkele reis (vastgelegd in Gemal EN in de configuratie van de Youforce app)
  
  
  

Medewerker dient een dienstreis in van 139,22 km en brengt de woon werk afstand in mindering:

Hoewel de woon-werk afstand enkele reis 40 km is, wordt er 2 x 30 km (het ingestelde maximum) in mindering gebracht.

De totale afstand van de declaraties is dan 139,22 km - 60 km = 79,22 km.

Het gevolg van het ingestelde maximum van 30 km in combinatie met de woon-werk afstand van 40 km is dat er 20 km teveel aan fiscale vrije ruimte wordt opgebouwd.

De medewerker kreeg vanuit woon-werk immers 40 km, waarvan 30 km vergoed is, en het restant (10 km) maal 2 (retour woon-werk), 20 km wordt door Gemal in de fiscale ruimte opgenomen.

Omdat de medewerker heeft aangegeven dat er een correctie moet worden toegepast, zullen we het verschil van 20 km tegenboeken op invoercode 01970.

Het resultaat is dat de kilometers woon-werk die vergoed zouden worden in mindering worden gebracht op de declaratie EN dat de ontstane fiscale ruimte wordt gecorrigeerd.

Export naar CSV

De export naar CSV is gewijzigd zodat de nieuwe gegevens ook zichtbaar zijn, zo kun je optimaal blijven controleren.

De mutaties richting Gemal zijn opgesplitst in setjes van twee kolommen

• Primair
• Bovenmatig
• Correctie fiscale ruimte

Ieder setje bestaat uit een Gemal invoercode en Waarde:

[Joyce Kievit14]

Hoi,

Ik mis de mogelijkheid van 2 tarieven voor hetzelfde aantal kilometers klopt dat?

Wij hebben een kilometervergoeding van 28 cent netto en tevens 3 cent bruto.

Valt dit ook in te richten in de app?

[Bastiaan Friederichs]

hi @Joyce Kievit14, volgens mij is in het voorbeeld wat je geeft geen aparte inrichting nodig aan de kant van de Youforce app (en desktop). Je zult wel e.e.a. in moeten richten bij de kilometer-regeling(en) in Payroll Gemal.

Mogelijk kunnen @Wim Ophoff of @Ab Stoffer je op weg helpen, anders zou ik je aanraden om via jouw Customer Succes Manager een payroll-consultant in te plannen.

[Stieneke Oosting]

Is deze oplossing ook mogelijk als je 3 woon-werkregelingen hebt bij 1 cea nummer?
*  geen vergoeding (vast)  - volledige opbouw fiscaal WW
*  0,09 en 1e 10 KM enkele reis niet - restant opbouw fiscaal WW

* 0,23 alle KM - alleen opbouw bij > 75 km enkele reis