Met ruim 2,5 miljoen declaraties en een Customer Effort Score (Hoe makkelijk was het om …) van 6,4 op een schaal tot 7 zijn we enorm blij en trots op onze declaratie-module!
Het aantal suggesties voor nóg verdere verbeteringen is vanwege het enorme gebruik ook gegroeid; heel veel ideeën op onze community, en feedback van jullie medewerkers rechtstreeks vanuit de Youforce app en Mijn Youforce.
Ons team werkt op dit moment volledig gefocust aan Verlof, maar we nemen jullie graag mee hoe we de komende tijd verder gaan met de ideeën voor Declaraties en Gewerkte dagen.
Gewerkte dagen
Gewerkte dagen is de - door medewerkers zeer gewaardeerde - module om eenvoudig en snel Thuiswerken en Woon-werk te kunnen declareren.
Het is onze bedoeling om op onderstaande punten verbeteringen door te voeren.
- Vergoeding op basis van vervoermiddel
Diverse CAO’s en bedrijfsregelingen kennen inmiddels een differentiatie in de vergoeding van Woon-werk. In de regel zien we een hogere vergoeding bij een vervoermiddel met lage CO2 uitstoot. Dit hadden we ook al opgenomen in de sectie “Waar gaan we later aan werken” van de roadmap.
Link naar idee op de community
- Meerdere werklocaties
Een groot deel van de organisaties kent meer dan één werklocatie. Daarnaast zijn we steeds minder gebonden aan een vaste werkplek en werken we op de werklocatie die op een bepaald moment het meest geschikt is.
Link naar idee op de community
- Enkele reis woon-werk
Op het moment dat eerst een werklocatie wordt bezocht en daarna gereisd wordt naar een andere locatie (klant, client, partner, etc.) is er sprake van een deel Woon-werk en een dienstreis. In dit geval is “Woon-werk” dus geen retour zoals nu het uitgangspunt is.
- Tonen van feestdagen en/of bedrijfsverlof
Om te voorkomen dat medewerkers per ongeluk een Thuiswerkdag of Woon-werk registreren op een feestdag willen we deze zichtbaar maken in het overzicht.
Link naar idee op de community
We zien dat een aantal klanten de functionaliteit voor KM-declaraties (dienstreizen) gebruikt om Woon-werk te registreren. KM-declaraties is enorm flexibel en lost de meeste van bovenstaande punten eigenlijk al op, maar… is niet optimaal geschikt voor herhaalde reizen zoals Woon-werk.
Samen zullen we moeten kijken hoe we de flexibiliteit van KM-declaraties combineren met de eenvoud van Gewerkte dagen.
Declaraties
Meerdere bijlagen
Er is veel vraag naar het kunnen toevoegen van extra bijlagen bij onkosten-declaraties. We zijn van plan om naast de huidige bijlage (het bewijs van betaling, waar de module geheel automatisch de datum uitgave en het bedrag uit haalt), een aantal aanvullende bijlagen toe te voegen.
Er zijn nog een aantal onbeantwoorde vragen, maar de inspanning is relatief klein en daarom zullen we kijken hoe we dit onderwerp prioriteit kunnen geven.
Idee op de Youforce App community
Vaste vergoeding reiskosten (VVT)
Volgens de CAO VVT ontvangen medewerker een vast bedrag in het geval reizen per fiets (elektrische fiets, speed-pedelac, brommer, etc.). De afstand van de betreffende reis is voor deze vergoeding irrelevant (uiteraard is de afstand wel van belang voor het berekenen van de fiscale ruimte).
We willen ervoor zorgen dat per KM-declaratie een vast bedrag kan worden vergoed.
Idee op de Youforce App community
Overzicht reeds gecontroleerde declaraties
Gebruikers die declaraties controleren (bijv. managers) hebben behoefte aan inzicht in de door hen reeds gecontroleerde declaraties, met name om dubbele declaraties te voorkomen. We bekijken graag met jullie of we dit overzicht ook kunnen zitten voor professionals zoals de collega’s van de Salaris- en Personeels-administratie.
Idee op de Youforce App community
Vermindering Woon-werk enkele reis
Zoals beschreven bij Gewerkte dagen is het niet altijd zo dat Woon-werk een retour betreft. Met name voor onze klanten die nog een vaste Woon-werk vergoeding gebruiken, is het relevant om ook een enkele reis Woon-werk in mindering te brengen op een KM-declaratie (dienstreis).
Idee op de Youforce App community en nog een idee
Persoonsnummer tonen
Om de juiste persoon te selecteren is het soms onvoldoende om alleen de naam van de medewerker te tonen. We gaan daarom het persoonsnummer toevoegen om een beter onderscheid te maken (en het eenvoudiger te maken om de betreffende persoon in een andere module op te zoeken).
Idee op de Youforce App community
Verbetering bulk controleren declaraties
Er zijn een aantal zaken die we kunnen verbeteren om het controleren van declaraties efficiënter en accurater uit te voeren. Bijvoorbeeld het highlighten van declaraties die retour zijn gestuurd of het kunnen sorteren en filteren van de lijst.
Idee op de Youforce App community
Overige ideeën
Hierboven hebben we toegelicht welke ideeën we het meest waarschijnlijk achten om te implementeren. Dat betekent dat we ook eerlijk zijn over wat we niet gaan doen.
Dat is te verdelen in ideeën die sympathiek zijn, maar minder prioriteit hebben en ideeën die we definitief afwijzen.
Ideeën met lagere prioriteit:
Ideeën waar we geen invulling aan geven:
Afgekeurde declaraties retour naar medewerker
Wordt een declaratie in de tweede controle-stap afgekeurd, dan wordt deze retour gestuurd naar de verantwoordelijke(n) van de eerste controle-stap.
We zullen hier geen wijzigingen in doorvoeren omdat er voldoende alternatieven zijn. Bijvoorbeeld de rollen van de controle-stappen omdraaien (eerst PSA en daarna de manager).
Idee op de Youforce App community
Bijlage voor KM-declaraties
Enkele organisaties hebben aangegeven specifieke afspraken te hebben gemaakt met medewerkers (die veel locaties bezoeken) rondom de bewijsvoering van de gedeclareerde afstand; namelijk het bewijs in de vorm van een bijlage toe te voegen.
Eventuele verbeteringen liggen wat ons betreft in de module zelf, denk bijvoorbeeld aan het idee van Concept KM-declaratie, niet in het toevoegen van een bijlage.
Idee op de Youforce App community
Hoe nu verder?
Als team werken we volop aan de nieuwe Verlof-oplossing zodat jullie daar zo snel mogelijk gebruik van kunnen gaan maken.
In dit bericht heb je kunnen lezen waar we ons op gaan focussen na Verlof. Samen met jullie gaan we de ideeën verder uitwerken. Dit zal rond de herfst zijn verwachten we.
Als we dat hebben gedaan zullen we de ideeën updaten naar status “Realisatie waarschijnlijk” of “Ingepland”.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika