Update Overzicht en controleren van declaraties

[#1]

Kort geleden hebben we jullie mening gevraagd over het verbeteren van de declaratiemodule.

In dit artikel beschrijven we de belangrijkste punten uit de online meeting waarin we veel - heel veel - vragen hebben gesteld.

Overzicht declaraties

Jullie hebben een aantal reden aangegeven waarom (voor sommige rollen) een overzicht van declaraties nodig is:

• Voorkomen van dubbele invoer
• Controle juistheid / rechtmatigheid
• Overzicht / Inzicht
• Medewerkers te woord kunnen staan bij vragen
• Accountants ondersteunen

Voorlopig ontwerp

Onderstaand ontwerp bevat de belangrijkste punten die jullie met ons hebben gedeeld

1. HR voor anderen
   Aan de hand van de door jullie ingestelde rollen (bijvoorbeeld Manager (MGR) en Personeelsadministratie (PA)), tonen we alle declaraties van de medewerkers (dienstverbanden) die conform de roltoewijzingen aan de betreffende MGR of PA rapporteren. (inclusief vervanging)
   
   
2. Medewerker
   Het persoonsnummer (en mogelijk het dienstverbandvolgnummer) gaan we toevoegen, zodat je hier eenvoudig op kunt filteren.
   
   
3. Datums
   In plaats van de “Datum laatste wijziging” die we nu nog op het overzicht voor de beheer tonen, gebruiken we de meer relevante datumvelden “Datum uitgave” en “Datum indienen”.
   Op die manier heb je meer gegevens om de declaratie uniek te kunnen identificeren en geeft het je meer mogelijkheden om de context te zien. Zo zou je kunnen sorteren op de “Datum uitgave” om te zien wat de medewerker nog meer heeft gedeclareerd.
   
   
4. Verwerkingsperiode
   We gaan kijken of we voor afgeronde declaraties de verwerkingsperiode van Payroll Gemal kunnen laten zien. Dat is handig op het moment dat een medewerker vragen heeft n.a.v. een salarisspecificatie.

Controleren declaraties

Ook de functie voor het controleren van declaraties wordt verbeterd

1. Sorteren
   Beter overzicht door de declaraties te sorteren door middel van de kolomtitels
   
   
2. Toelichting
   Een toelichting door de medewerker geeft meer context tijdens het controleren
   
   
3. Waarschuwingen
   Het voorkomen dat een declaratie opnieuw wordt goedgekeurd terwijl deze zojuist was afgekeurd door de tweede controleur is het allerbelangrijkste. Dit gaan we dus signaleren.

De waarschuwingen kunnen we te zijner tijd uitbreiden, denk aan

• Dubbelingen (dezelfde waarde, voor dezelfde categorie op dezelfde datum bij dezelfde persoon)
• Het bedrag of datum komen niet overeen met het gescande bedrag en datum
• Het betaalbewijs is in een andere valuta dan euro’s
• De afstand is aangepast
• Declaratie is voorheen geretourneerd aan de medewerker
• etc.    

Bevestiging

Meer dan één declaratie controleren is bijzonder en daarom willen we bevestiging van de gebruiker (controleur). We zijn van plan om de bevestiging uit te breiden met een uitsplitsing per medewerker én het aantal waarschuwingen.

Alle feedback is welkom en helpt ons Youforce nog beter te maken, dank daarvoor!