Uitfasering e-mailservice Salarisdossier per 1 maart 2025

[#1]

Zoals aangekondigd in de Roadmap van oktober 2024 wordt per 1 maart 2025 de e-mailservice van Salarisdossier stopgezet.

De februari-producties die vóór 1 maart 2025 worden gepubliceerd zullen nog worden verwerkt door de e-mailservice.

Waarom stoppen we met de e-mailservice?

De e-mailservice bood medewerkers de mogelijkheid om per e-mail een bericht te ontvangen dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar was. Ook was het mogelijk voor de medewerker om in te stellen dat het betreffende document als bijlage in de e-mail werd meegestuurd. Met name deze laatste optie heeft altijd op gespannen voet gestaan met de richtlijnen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om hier een moderne en veiligere oplossing voor te bieden bevat de Youforce App sinds enkele jaren de mogelijkheid om een (push-)notificatie te ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Daarnaast wordt de notificatie ook getoond in de inbox van Mijn Youforce. Het document is dan ook meteen te raadplegen door op de notificatie te klikken. Nu de Youforce App steeds breder wordt gebruikt is besloten om de e-mailservice (ook voor alleen notificatiemails) niet langer aan te bieden.  

Toegang geven tot Youforce na uit dienst

Ons advies is om medewerkers ook na de uitdienstdatum toegang te geven tot Mijn Youforce, ook als er gebruik wordt gemaakt van single sign-on (SSO). Bij medewerkers uit dienst gaat het in de meeste gevallen om het kunnen downloaden van de laatste salarisspecificaties en de jaaropgave, maar bijvoorbeeld ook om de laatste declaraties in te dienen. 

Dit kan door de betreffende medewerkers te voorzien van een onyouforce.com-account waarmee ze nog steeds in kunnen loggen om naar hun medewerkerdossier te gaan. Raadpleeg voor meer informatie over de autorisatiemogelijkheden scenario’s 4 en 5 van dit artikel op de Visma-community:  Medewerker en account on- en offboarding - Visma Community. 

Het is eventueel ook mogelijk om de laatste salarisspecificatie en de jaaropgave te laten printen door de daarvoor bedoelde invoercode 02989 in Gemal te voorzien van de juiste waarde. Zie de Handreiking aansturing geprinte salarisstroken - Visma Community voor meer informatie.

Tenslotte is het niet altijd nodig om een medewerker uit dienst van een jaaropgave te voorzien. Sinds de werkgever/inhoudingsplichtige verplicht opgave moet doen aan de belastingdienst van de loonaangifte is een afzonderlijke jaaropgave aan het einde van het fiscale jaar niet langer verplicht. De betreffende gegevens staan vooraf ingevuld op de belastingaangifte. Ook staan ze op de laatste salarisspecificatie waarmee wordt voldaan aan artikel 28 van de Wet op de loonbelasting. 

Notificaties voor medewerkers in dienst

Medewerkers die in dienst zijn krijgen een notificatie in de inbox van Mijn Youforce en een (push-)notificatie in de Youforce App als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is.

Voor organisaties die voor medewerkers in dienst nog geen gebruik maken van de Youforce App, maar die hun medewerkers toch willen informeren over een nieuwe salarisspecificatie is het een overweging om een algemene e-mail te sturen. Na het publiceren van de salarisspecificaties kan een e-mail worden gestuurd naar alle medewerkers met de mededeling dat de salarisproductie is afgerond en dat de documenten klaar staan in het medewerkersdossier in Mijn Youforce.

Ook is het een optie om op een intranetpagina een overzicht te bieden van de datums waarop de nieuwe salarisspecificaties beschikbaar komen en de betalingen worden uitgevoerd.