Verwijderen BSN uit Salarisdossier (Bijgewerkt)

[#1]

Op basis van feedback van meerdere klanten hebben we besloten om het BSN in Youforce Salarisdossier ongewijzigd beschikbaar te houden. Het belangrijkste argument hiervoor is het feit dat zowel de Belastingdienst als het UWV de communicatie met de inhoudingsplichtige over de inhoudingen voor medewerkers doet op basis van het BSN.

Leidend voor dit herziene besluit is Artikel 1 2.2° van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer die voorschrijft dat een gebruiker van het BSN onder anderen is:

ieder ander dan een overheidsorgaan of degene aan wie het burgerservicenummer is toegekend, voor zover deze werkzaamheden verricht waarbij het gebruik door hem of haar van het burgerservicenummer bij of krachtens de wet is voorgeschreven.

U als inhoudingsplichtige, die communiceert met de Belastingdienst en het UWV over de inhoudingen die via de salarisadministratie worden verwerkt, valt onder deze categorie gebruikers en daarom moet u in staat zijn om snel de gegevens op te vragen op basis van het BSN. Het is hiervoor niet nodig om eerst in het HR-systeem te zoeken welke BSN hoort bij welk medewerkernummer.

Op basis van bovenstaande argumentatie is het toegestaan om in Salarisdossier te kunnen zoeken op het BSN, maar alleen voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de controle op de salarisverwerking. Overigens is het ook omwille van de AVG alleen toegestaan om toegang tot Salarisdossier te geven aan gebruikers met deze functie binnen uw organisatie. Het BSN zal dus niet per 1 november 2024 worden verwijderd uit Salarisdossier.

Oorspronkelijk bericht:

Tot op heden is het mogelijk geweest om in Salarisdossier te zoeken op het Burgerservicenummer (BSN). Per 1 november 2024 zal deze optie uit Salarisdossier worden verwijderd.

Het BSN is een uniek persoonsnummer voor personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke Basisregistratie personen (BRP). Het is niet toegestaan om het BSN buiten de overheid te gebruiken, tenzij dit specifiek in bepaalde wetten is opgenomen. Eén daarvan is het gebruik door werkgevers voor de loonadministratie voor zover dit dient ter identificatie van een medewerker en voor de salarisverwerking. Het BSN wordt bijvoorbeeld gebruikt in de aangifte loonheffing en sociale premies, en deze wordt op de jaaropgave vermeld. Daarnaast staat het BSN op overzichten die dienen ter controle van de salarisverwerking. Het is echter niet toegestaan om het BSN te gebruiken als zoekcriterium voor personen.

Binnen Salarisdossier is het BSN momenteel beschikbaar als zoekcriterium en het wordt weergegeven in het resultatenscherm. In het verleden is bepaald dat dit nodig is om controles op de salarisverwerking uit te kunnen voeren. Na heroverweging is echter vastgesteld dat deze controles primair op het persoonsnummer moeten worden gebaseerd, en dat het niet noodzakelijk is om het BSN hiervoor te gebruiken. Feitelijk dient het alleen mogelijk te zijn om per personeelsnummer vast te stellen of het juiste BSN wordt gebruikt voor de salarisverwerking, en vastlegging op relevante overzichten is hier afdoende voor.

Per 1 november zal het BSN daarom niet meer beschikbaar zijn als zoekcriterium en ook zal het niet meer worden getoond in het resultatenoverzicht.

Opmerking: het BSN zal nog wel zijn opgenomen in het indexbestand van exports die worden gemaakt met de optie 'Exporteer documenten', waarmee de salarisspecificaties of jaaropgaven van een specifieke salarisproductie geëxporteerd kunnen worden. De reden hiervan is de afhankelijkheid van de vervolgprocessen die sommige klanten gebruiken om de epxort te verwerken.

Er worden geen aanpassingen doorgevoerd in de (bestaande) documenten, en ook blijft het BSN beschikbaar in nieuwe documenten en overzichten als gegevenselement voor controledoeleinden door de salarisadministratie.