Advies uitruilen fiscale ruimte reiskosten voor de maanden november en december (Beaufort en Gemal)

[#1]

Per 1 januari 2022 mag er uitsluitend een vaste reiskostenvergoeding worden toegekend als er daadwerkelijk sprake is van een vast reispatroon. Dit vaste reispatroon is er voor veel medewerkers niet meer door het vele thuiswerken i.v.m. corona. Medewerkers kunnen hun reiskosten in dit geval opvoeren op declaratiebasis. Dit impliceert dat medewerkers al hun reizen pas kunnen declareren vanaf de eerste dag van de maand nádat gereisd is. Verder zal eventueel ontstane fiscale ruimte pas beschikbaar komen voor uitruil in de salarisperiode ná uitbetaling van betreffende declaraties. Hierdoor zouden medewerkers in de knel kunnen komen met hun uitruil in de laatste maanden van het jaar. 

Een voorbeeld ter illustratie:

Een medewerker reist 6 keer in oktober voor werk. De laatste reisdag is op 31 oktober. Op 1 november kan deze medewerker betreffende reizen declareren. In de loop van november wordt de salarisproductie van november gedraaid. De declaraties reiskosten over oktober worden in deze salarisproductie verwerkt en de medewerker krijgt de declaraties uitbetaald eind november. Na deze salarisproductie zal eventueel ontstane fiscale ruimte beschikbaar komen in Flex Benefits. Dat betekent derhalve dat de fiscale ruimte van oktober uitgeruild en uitbetaald kan worden in december. 

Maar wat nu te doen met eventueel fiscale ruimte ontstaan door reizen van en naar werk in november en december? Deze lijkt niet meer uitgeruild te kunnen worden in het lopende boekjaar. Het advies is om voor deze maanden de medewerkers gebruik te laten maken van de optie “Max uitruilen”. Deze optie is configurabel en kan geactiveerd worden door het betreffende product-item te activeren. 

Deze optie zorgt ervoor:

• dat alle fiscale ruimte ontstaan door dienstreizen in november maximaal wordt uitgeruild en in december kan worden uitbetaald. Gemal berekent de fiscale ruimte over de declaraties van november in de salarisproductie van december en kan die ruimte dan in dezelfde productie direct uitruilen.

Hoe de optie “Max uitruilen” activeren in Flex Benefits?

Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > Selecteer juiste flexpakket > Producten > Kies juiste product (default: Reiskosten meermaals) > Productitems > Kies Maximum uitruilen > (De)Activeren.

Advies om in januari Uitruilen reiskosten dicht te zetten in Flex Benefits

We weten dat veel klanten in januari tijdelijk Flex Benefits “dichtzetten”. Ze doen dit voornamelijk om zonder nieuwe mutaties de jaarafsluiting af te maken (de laatste correcties worden doorgevoerd) en het nieuwe jaar “schoon” op te starten. Is dit allemaal achter de rug, dan kan Flex Benefits weer worden opengesteld voor het maken van keuzes in het nieuwe jaar.

Wat betreft het uitruilen van reiskosten willen we u adviseren om in ieder geval dit specifieke doel in Flex Benefits te deactiveren tot aan de eerste salarisproductie in januari. Hiermee voorkomt u in potentie veel vragen van medewerkers. De jaarafsluiting in Flex Benefits zorgt er namelijk voor dat alle keuzes en bijbehorende calculaties van het vorige jaar (waaronder de fiscale ruimte) wordt verwijderd. Hierdoor is er in Flex Benefits nog geen fiscale ruimte beschikbaar om uit te ruilen. Die komt pas weer beschikbaar ná het draaien van de eerste salarisproductie. Vanaf dat moment kunnen de medewerkers weer kiezen om fiscale ruimte voor reiskosten uit te gaan ruilen.

Hoe Flex Benefits (tijdelijk) dichtzetten?

Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > Selecteer juiste flexpakket > Klik op Basiskenmerken > Indicatie geblokkeerd aanvinken.

Hoe het doel uitruilen reiskosten (tijdelijk) dichtzetten?

Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > Selecteer juiste flexpakket > Producten > Kies juiste product (default: Reiskosten meermaals) > Klik op Basiskenmerken > Product actief uitvinken.

Maximaal uitruilen reiskosten met IKB

Er is een scenario waarin de optie “Max uitruilen”van fiscale ruimte o.b.v. reiskosten niet het verwachte resultaat kan geven voor de medewerker. Dat is het geval als:

• De organisatie werkt met een persoonlijk budget dat maandelijks wordt gereserveerd (IKB).
• De medewerker reiskosten wil uitruilen met IKB. 
• De medewerker maandelijks maximaal wil uitruilen.

Om maximaal te kunnen uitruilen is een uitbetaling nodig, van welke bron dan ook. In het systeem van standaard IKB reserveren wordt er dus niet standaard uitbetaald. Flex Benefits moet dan een inschatting maken van een mogelijke uitbetaling, die kan afwijken van de hoogte van de werkelijke hoogte van de fiscale ruimte.

In de laatste maand van het jaar speelt dit probleem niet in dit scenario. Immers, het totaal aan beschikbaar IKB wordt in deze maand standaard uitbetaald, waardoor er een hoogte en bron bekend is om tegen uit te ruilen.