Het verzenden van e-mailberichten door Flex Benefits

[#1]

Het is mogelijk om in Flex Benefits in te richten dat Flex Benefits e-mail berichten verstuurd aan medewerkers. Wij onderscheiden twee mogelijkheden:

1. Het versturen van een e-mail aan een medewerker als bevestiging dat zijn aanvraag correct is ingediend.

2. Het versturen van een e-mail als onderdeel van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits (voor organisaties die geen gebruik maken van HR Self Service voor het goedkeuren van aanvragen).

Wij gaan het versturen van e-mails op één onderdeel aanpassen. Het betreft het afzender-adres van de e-mail. Het is nu nog mogelijk dat organisaties hun eigen e-mailadressen inrichten als verzender van de e-mail. Hier gaan we mee stoppen.

De reden wordt uitgebreid uitgelegd door Christiaan Sluis, de product owner van HR Self Service, in het volgende artikel: 

https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Portaal/Aanpassingen-zodat-de-betrouwbaarheid-verzend...

Het verzender e-mailadres van e-mailberichten van Flex Benefits wordt door ons standaard ingesteld op: noreply@youforce.com.

Jullie houden de mogelijkheid om het deel voor de "@" te vervangen door een zelf te bepalen naam, bijvoorbeeld klant@youforce.com.  Het domeindeel "youforce.com" kan niet meer worden aangepast.

Je kunt het verzender e-mailadres in Flex Benefits aanpassen op het venster Beheer > Onderhouden werkgever, bij het kenmerk "Auto-reply email-adres".

Dit verzender e-mailadres gaan we gebruiken voor beide hierboven genoemde functionaliteiten:

bevestigingsberichten en workflowberichten.

Je kunt eventueel de inhoud van de e-mailberichten per doel/product aanpassen in Flex Benefits, via de onderstaande procedure. Je kunt bijvoorbeeld een zin toevoegen waarin je aangeeft via welk e-mailadres medewerkers een vraag kunnen stellen.

• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema.
• Selecteer het gewenste flexpakket.
• Klik op de knop Producten.
• Selecteer het gewenste product.
• Klik op de knop Beoordelingsschema.
• Selecteer het gewenste beoordelingsschema.
• Klik op de knop Email notificatie.
• Selecteer het gewenste e-mail type.
• Klik op de knop Wijzigen.
• Wijzig de tekst van de e-mail.
• Klik op de knop Opslaan.

NB: Je ziet op dit venster nog het kenmerk "Placeholder verzender". Dit kenmerk gaan we verwijderen.

Planning

De aanpassing staat gepland voor de week van maandag 1 april 2024.