Release Flex Benefits op 13 maart 2025 na 18:00 uur

[#1]

Op donderdagavond 13 maart is Flex Benefits na 18:00 uur korte tijd niet beschikbaar wegens onderhoud. We gaan een release installeren die de onderstaande aanpassingen bevat:

Nieuw

Opnieuw indienen na foutmelding bij indienen van aanvragen

Waarom

Het indienen van een aanvraag voor een doel door een medewerker is een complex proces dat uit meerdere onderdelen bestaat:

• Het genereren van een overeenkomst door Youforce Docs.
• Het opslaan van de gegenereerde overeenkomst in de cloud-omgeving van Flex Benefits.
• Het aanmaken van een goedkeuringsworkflow in HR Self Service (indien dit is geconfigureerd).
• Het opsturen van de overeenkomst en de bijlagen naar HR Self Service (indien dit is geconfigureerd).
• Het bijwerken van gegevens in de database van Flex Benefits.

Soms krijgen medewerkers een foutmelding bij het indienen van een aanvraag. De foutmelding kan veroorzaakt zijn door één van bovenstaande onderdelen. Er zijn dan twee typen fouten:

• De foutmelding kan ontstaan zijn door een fout in de inrichting. Als dit het geval is dan moet de beheerder de inrichting verbeteren.
• De foutmelding kan ontstaan zijn doordat Youforce Docs of HR Self Service tijdelijk niet beschikbaar was. We raden de medewerker dan aan om de aanvraag op een later tijdstip nog eens in te dienen.

Medewerkers zien echter soms niet dat er een foutmelding is ontstaan en dienen de aanvraag niet nog eens in.  De aanvraag blijft dan staan in de tabel met in te dienen aanvragen.

Wij hebben een automatische monitoring lopen die controleert bij hoeveel aanvragen een foutmelding is ontstaan. Als het aantal een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, dan maken wij een datafix om de aanvragen opnieuw in te dienen. Meestal worden de aanvragen dan wel met succes ingediend.

Maar dit betekent dat de aanvraag pas veel later wordt ingediend. Soms is de aanvraagtermijn voor de gekozen ingangsmaand dan al voorbij en wordt de aanvraag niet meegenomen in de export voor de betreffende maand. Dit is niet wenselijk.

Hoe

Functie Opnieuw indienen

Wij hebben een nieuwe functie gebouwd, die elke nacht controleert of er de afgelopen dag foutmeldingen zijn ontstaan bij het indienen van aanvragen en waarbij de medewerker de aanvraag niet opnieuw heeft ingediend. Indien dit het geval is, dan zal de functie de aanvraag automatisch opnieuw indienen.

Opgeloste meldingen

Persoonlijk budget wordt niet getoond op het Budget overzicht

Van toepassing voor

Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch uitbetaald wordt (CAO Provincies).

Melding

Een medewerker van de organisatie opent het tabblad Budget overzicht in Flex Benefits.  Het overzicht toont geen gegevens. Niet in het budget diagram en ook niet in de budget tabel.

De budgetgegevens van de medewerker zijn wel correct geïmporteerd uit het 1917 bestand van Payroll Gemal.

Oplossing

Het tonen van de budgetgegevens werkte niet correct.  Dit is verbeterd in zowel het budget diagram als in de budget tabel.

Uitbetalingen van persoonlijk budget worden niet getoond in het Budget diagram

Van toepassing voor

Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch gereserveerd wordt (CAO Gemeenten).

Melding

Een medewerker van de organisatie heeft aanvragen ingediend voor het doel Budget uitbetalen en voor Uitruilen reiskosten met de bron Persoonlijk budget.

De medewerker controleert zijn persoonlijk budget in het Budget diagram en in de budget tabel.  De uitbetalingen worden niet getoond in het Budget diagram.

Oplossing

Het tonen van de persoonlijke budgetten is verbeterd.

De bedragen voor het doel Budget uitbetalen en voor de bruto/netto uitruildoelen worden getoond als negatieve, grijze staven in het budget diagram.

De bedragen voor het doel Budget uitbetalen worden getoond in de budget tabel in de kolom Uitbetalingen.

De bedragen voor de bruto/netto uitruildoelen worden getoond in de budget tabel in de kolom Bestedingen.