CAO Gemeenten Best Practice Betaald ouderschapsverlof

[#1]

Eerder bericht:
Betaald Ouderschapsverlof - CAO gemeenten Best Practice oplossingsrichting
‎

Zoals aangegeven zouden we eerder de een Best Practice Betaald ouderschapsverlof specifiek voor CAO Gemeenten opleveren. Helaas heeft het opleveren van het proces wat vertraging opgelopen.

Vanuit de Raet Template HRC (9999999) kunnen jullie de volgende definities importeren naar jullie eigen omgeving:

Dialoog is: [2022]GOV_D_OSVAanvragen

• Formulier 1: [2022]GOV_F_OSVAanvragen
• Formulier 2: [2022]GOV_F_OSVKindregistratie
• Formulier 3: [2022]GOV_F_OSVWettelijkBetaald_VM 

 In jullie omgeving zijn nu het dialoog en formulieren beschikbaar om de workflow in te richten voor:

1. Aanvraag ouderschapsverlof
2. Aanvraag WAZO betaald ouderschapsverlof
   

Formulier aanvraag ouderschapsverlof:

Het formulier is een basis formulier als gevolg van de complexe wetgeving rondom ouderschapsverlof in combinatie met de CAO gemeenten (zie hiervoor ook de inzetbrief van de VNG en WSGO). Het doel van het formulier is om de eindgebruiker (de medewerker) de mogelijkheid te bieden zijn wensen kenbaar te maken. Ons advies is om daarna met de medewerker in gesprek te gaan om een plan te maken en ook een en ander verder vast te leggen. Daarvoor kan eventueel het tweede formulier in de dialoog worden gebruikt (kindgegevens). 

Wat doet dit formulier?
We voorzien met dit formulier primair in de ondersteuning van de uitvoer van het betaald ouderschapsverlof. De medewerker vraagt het betaald ouderschapsverlof aan en het berekende saldo aan verlofuren wordtkan eventueel  d.m.v. een verlofrecht mutatie geboekt op de verlofkaart. De medewerker kan vervolgens flexibel dit verlof opnemen. Maandelijks kan de payroll een functie uitvoeren die zorgt dat de opgenomen uren op de juiste wijze in de payroll worden verwerkt. Door middel van een standaardrapportage kan de opname van het verlof per medewerker worden gevolgd vanuit Youforce Reporting.

Waarom is het formulier niet dekkend?
Dit komt doordat een aantal gegevens aan de voorkant niet kunnen worden berekend. 

Het betaald ouderschapsverlof moet eerst worden genoten (minimaal 1x de wekelijkse arbeidsduur) voordat de aanvraag Wazo kan worden ingediend bij het UWV. Pas dan berekent het UWV het dagloon van de medewerker. Dit is een belangrijk gegeven wanneer het gaat om het berekenen van het bedrag in aanvulling op de Wazo uitkering vanuit het verlofbudget op grond van de CAO.

Waarom heb je het dagloon van het UWV nodig?
Wanneer je de Wazo-uitkering gaat aanvullen vanuit het verlofbudget op grond van de CAO, dan ben je in feite appels met peren aan het vergelijken, namelijk geld en tijd.

Om te berekenen wat de waarde van de tijd is, moet je weten wat de hoogte van het dagloon is. Van de berekende waarde van het CAO verlof kun je vervolgens de aanvulling op de Wazo uitkering aftrekken en dit terugrekenen naar uren. Dan weet je wat het restant in verlofuren is en pas dan kun je dat op de verlofkaart toevoegen.

Wanneer dit helder is, dan weet je ook wat het restant in onbetaald verlof is en dat kun je dan ook op de verlofkaart toevoegen, zodat de medewerker dit kan gaan opnemen. Het totaal aantal keer de wekelijkse arbeidsduur in verlof moet altijd 26x de wekelijkse arbeidsduur zijn.

Andere opties: Je kan ook alleen het eenvoudige formulier implementeren dat alleen gebruikt wordt voor het betaalde deel van het ouderschapsverlof. Je zult toch met de medewerker in overleg moeten over het ouderschapsverlof en je kunt de saldi CAO verlof en onbetaald verlof toch pas op een later moment berekenen. Het formulier voor de aanvraag van betaald ouderschapsverlof kan dan de aanleiding vormen voor dit gesprek.

• Voordeel: Het is voor de eindgebruiker een veel minder complex aanvraagformulier.
• Nadeel: De medewerker kan met dit formulier geen CAO verlof en/ of onbetaald verlof aanvragen.
• Nadeel: Geen registratie op kindniveau.

Wordt er gewerkt aan een sluitende oplossing?
Nee, op dit moment niet.
De CAO onderhandelingen zijn volop in gang en het laatste advies van de VNG was om te kiezen tussen CAO Rijk of om provincies te volgen. Daarmee komt een einde aan de lastig uit te voeren constructie rondom de aanvulling op de Wazo uitkering vanuit het CAO verlof. Wij wachten in het verder ontwikkelen van formulieren eerst de uitkomst van de CAO onderhandelingen af.

Formulier aanvraag Wazo ouderschapsverlof:

We gaan hierbij uit van de geboorte van een eenling. Dat wil zeggen: Je doet de aanvraag Wazo en je hebt de mogelijkheid daarna 2 betaalverzoeken in te dienen. Bij een meerling heb je recht op meer betaalverzoeken. Aangezien slechts 2% van de bevallingen een meerling betreft bestempelen we dit in de uitwerking als een uitzondering. 

• Hoe kun je de betaalverzoeken opdelen? 
• Een logische opdeling is wat ons betreft een aanvraag nadat de medewerker één keer de wekelijkse arbeidsduur in verlof heeft genoten. Op dat moment kan het dagloon worden vastgesteld en kunnen verdere berekeningen worden gemaakt.
• Vaak waardeert een financiële administratie een betaling ter afronding van het boekjaar, daarvoor zou je het tweede betaalverzoek kunnen gebruiken.
• Van het derde betaalverzoek adviseren we dit pas in te dienen als het kind de leeftijd van 1 jaar heeft bereikt en eventuele nog bestaande rechten vervallen. Daarmee sluit je het geheel af.

Hoe bepaal je wanneer je een aanvraag of betaalverzoek indient?
Er is een standaardrapportage beschikbaar waaruit je kunt aflezen hoeveel verlof een medewerker heeft genoten. Belangrijk hierbij is dat de betaalverzoeken altijd hele weken (x-aantal keer de wekelijkse arbeidsduur) moet omvatten.

De workflow kan worden gebruikt voor alle drie de aanvragen, dus zowel de Wazo aanvragen als de betaalverzoeken.

Wat er nog rest:

• Betaald ouderschapsverlof kan nu via de verlofkaart worden uitgevoerd richting de payroll. Dat geldt ook voor onbetaald verlof. Ik heb dat (nog) niet ingericht, net zo min als het CAO verlof. Ik adviseer jullie om hier met de payroll collega's over in overleg te gaan om te bekijken hoe dit kan worden uitgevoerd. Dit kan via de verlofkaart, maar ook d.m.v. een periodieke korting. Gelet op de complexe regeling is hier niet direct een passende oplossing voor. 
• Er is (nog) geen wijzigingsformulier, in het nieuwe jaar zal hier een eenvoudig formulier voor gebouwd worden. We laten het weten via de community wanneer dit klaar is.

Let op

• Wij hebben in onze oplossing geen controle opgenomen die het recht op doorbetaling vanuit de CAO bewaakt. Dit recht is in praktijk van teveel variabelen afhankelijk. Je zult dit recht dus zelf op een andere manier moeten administreren.
• Wat we ook niet hebben meegenomen in deze oplossing is het ouderschapsverlof wat meegenomen kan worden van een vorige werkgever.