CAO VVT - ORT bij verlof en ziekte

[#1]

• Aanleiding
• Oplossing
• Actie
• Herstel over 2024
• Verwijderen afwijkende invoercode
• Niet of later herstellen
• Werknemers uit dienst

Aanleiding

In 2024 is naar aanleiding van een klantmelding een gesprek op gang gekomen met werkgeversorganisatie Actiz over de berekening van ORT bij ziekte en verlof. Wij rekenden destijds de ORT om naar een bedrag per gewerkt uur, waardoor het te betalen ORT bedrag bij verlof of ziekte meeveerde met de omvang van het contract. Deze methode staat bekend onder de naam ‘gemiddelde uren’. Als je meer uren ging werken, kreeg je ook meer ORT als je een volle maand verlof opnam of ziek was. Het omgekeerde was echter ook waar. Als je minder ging werken, kreeg je naar rato minder ORT voor een volle maand verlof of ziekte.

Destijds gaf Actiz aan dat de bedoeling van de CAO was om het gemiddelde bedrag aan ORT over de referteperiode te betalen, ongeacht contractomvang. Naar aanleiding van deze uitspraak hebben we een nieuwe berekeningsmethode ‘gemiddelde bedragen’ geïntroduceerd, waarbij alleen het gemiddelde ORT bedrag over de referteperiode een rol speelt. Deze nieuwe methode is geïntroduceerd in release 2024-10. We hebben deze eerst optioneel aangeboden. Vanaf release 2025-01 hebben we de methode ook aangepast in de CAO ondersteuning.

De afgelopen periode is gebleken dat de methode gemiddelde bedragen in praktijk tot een aantal ongewenste situaties leidt:

• Als een werknemer in de 6 maanden voorafgaand het verlof veel minder uren is gaan werken en vervolgens uit dienst gaat. De werknemer heeft dan een relatief hoog verlofsaldo, terwijl voor een maand vakantie op basis van het actuele contract heel weinig uren nodig zijn. Hierdoor krijgt de werknemer in de eindafrekening extreem veel ORT bij verlof bij uitdienst uitbetaald.
• Als een werknemer in de afgelopen 6 maanden veel minder uren is gaan werken en vervolgens vakantie opneemt, dan kan een soortgelijke situatie ontstaan.
• Als een werknemer een klein contract heeft, maar veel meeruren werkt (bijvoorbeeld bij min-maxers). De werknemer verdient dan ook ORT als de meeruren op onregelmatige tijden worden gewerkt. Bij vakantie hoeft de werknemer echter alleen voor het lage aantal vaste contracturen vakantie op te nemen en krijgt dan toch een vol maandgemiddeld ORT betaald. Er is immers in Gemal niet langer vast te stellen welke ORT betrekking heeft op meerwerk en welke niet.

De betreffende cases zijn door diverse werkgevers voorgelegd aan zowel ons als aan Actiz. Dit heeft opnieuw de dialoog geopend met Actiz, waardoor het besluit uit 2024 is herzien. Met de kennis van nu, heeft Actiz aangegeven dat de methode gemiddelde uren toch de voorkeur heeft voor zowel ORT bij verlof als bij ziekte. Hoewel de cases zich voornamelijk voordoen bij verlof, vindt Actiz het net als wij wenselijk om een uniforme methode te hanteren.

Oplossing

In release 2025-05 gaan wij de CAO ondersteuning aanpassen met terugwerkende kracht naar 2025-01. Op deze manier bieden we aansluitend door de tijd dezelfde berekeningsmethodiek voor je CAO.

• Werkgevercode 8023 methode doorbetaling ziekte wijzigen we naar waarde 0 - standaard - gemiddelde uren.
• Werkgevercode 8070 methode doorbetaling verlof wijzigen we naar waarde 0 - standaard - gemiddelde uren.
• Grondslag 55389 Gewerkte uren ORT vakantieverlof is de afgelopen maanden aangepast aan de nieuwe situatie. We wijzigen deze weer naar de situatie zoals die was in 2024.

Let op: afhankelijk van de situatie van de werknemer, kan deze wijziging zowel vorderingen als nabetalingen opleveren. Zie hieronder onder actie - niet of later herstellen wat je kunt doen in excessieve situaties.

Actie

Herstel over 2024

Als je de keuze hebt gemaakt om al in 10-2024 (of een ander moment in 2024) over te stappen op de methode gemiddelde bedragen, dan adviseren wij je om de hierboven genoemde aanpassingen zelf ook in 2024 door te voeren. Je behoudt dan een consistente berekening door de tijd heen. De status van je grondslagen tijdens het gebruik van de oude methode, inclusief eventuele wijzigingen die je op werkgeverniveau had aangebracht, vind je terug op je specificatie productiegegevens van een productie voorafgaand aan je overstap.

Dit levert herrekeningsverschillen op over 2024. Deze worden, zoals je van ons gewend bent, geboekt als nabetaling/vordering in 2025. Er is dus geen effect op de jaaropgaven, belastingaangifte of toeslagen van je werknemers in 2024.

Let op: Als je ervoor kiest om niet met terugwerkende kracht te herstellen, heb je feitelijk 2 overstapmomenten. Van de methode gemiddelde uren naar gemiddelde bedragen (2024-10) en terug (2025-01). Bij elke overstap, is het verstandig te checken of je doorlopende ziektegevallen hebt. Bij deze ziektegevallen adviseren wij je om de methode te blijven hanteren die van kracht was toen de ziekte aanving. Tijdens een ziektegeval wisselen van methode, leidt ertoe dat de refertegegevens opnieuw berekend worden op basis van de 6 maanden voorafgaand aan je overstapmoment in plaats van die voorafgaand aan het ziektegeval. Dit leidt tot een onjuiste berekening.

Verwijderen afwijkende invoercode

In verband met de overstap, hebben we invoercodes 01885 Methode doorbetaling ziek en 01886 Methode doorbetaling verlof geïntroduceerd. Met deze invoercodes kon je ten tijde van de overstap de berekening op basis van gemiddelde uren behouden bij werknemers die reeds langere tijd ziek of met verlof waren. Het is immers niet wenselijk om tijdens de ziekte of langduriger verlof de berekening te veranderen, omdat ook de refertegegevens dan opnieuw (foutief) worden vastgesteld. 

Nu de methode gemiddelde uren weer aansluitend toegepast wordt, zijn de genoemde invoercodes niet langer nodig voor een goede berekening. Wij adviseren je deze te verwijderen. Dat kan met de functie ‘collectief muteren’ in HR Core. Voer deze mutatie uit met terugwerkende kracht naar het moment dat je aanvankelijk van methode was overgestapt, 2025-01 of 2024-10. In de releas notes van HR Core kun je hier meer over terugvinden.

Niet of later herstellen

Zoals aangegeven, kan deze herstelactie leiden tot vorderingen of nabetalingen. Hoewel de nieuwe situatie aansluit bij het (herziene) standpunt van Actiz, kunnen wij voorstellen dat je er in excessieve situaties voor kiest om maatwerk toe te passen. Hieronder lichten we toe welke opties je hebt.

Afwijkende methode toepassen

Je kunt de methode gemiddelde bedragen blijven toepassen in een individueel geval door invoercode 01885 Methode doorbetaling ziek of 01886 Methode doorbetaling verlof vast te leggen met waarde 2. Je kunt deze invoercode vastleggen met terugwerkende kracht naar het startmoment van de huidige ziekteperiode of verlofperiode. Denk er wel aan om de code nul te stellen op het moment dat de ziekte of het verlof voorbij is, zodat de werknemer in een volgende situatie meegaat in de reguliere berekening.

Afwijkend bedrag toepassen

Je kunt ook zelf een afwijkend bedrag berekenen en dit vastleggen met invoercode 01035 Ziekengeld ORT, 01085 Ziekengeld OVW, 01190 Ziekengeld meerwerk en 01397 Ziekengeld BRD of 01100 / 00693 Correctie ORT bij verlof 1 / 2.

Later overstapmoment kiezen

Indien je meer tijd nodig hebt om over te stappen van methode, dan kun je onze CAO ondersteuning overschrijven op werkgeverniveau. Je legt de codes genoemd onder ‘oplossing’ dan vast met waarde 2 - gemiddelde bedragen en wijzigt de grondslagen naar de situatie zoals die was in 2025-04. Denk eraan dat je dit doet met terugwerkende kracht! In een latere productie kun je dan alsnog overstappen, al dan niet met terugwerkende kracht.

Let op 1: Als je onze CAO ondersteuning volgt en overstapt in mei, kun je eventuele vorderingen verrekenen met de uitbetaling van de vakantietoeslag. Dit kan de overstap gemakkelijker maken dan op een later moment.

Let op 2: Als je ervoor kiest om niet met terugwerkende kracht te herstellen, heb je feitelijk 2 overstapmomenten. Van de methode gemiddelde uren naar gemiddelde bedragen (2024-10 of 2025-01) en terug (later in 2025). Bij elke overstap, is het verstandig te checken of je doorlopende ziektegevallen hebt. Bij deze ziektegevallen adviseren wij je om de methode te blijven hanteren die van kracht was toen de ziekte aanving. Tijdens een ziektegeval wisselen van methode, leidt ertoe dat de refertegegevens opnieuw berekend worden op basis van de 6 maanden voorafgaand aan je overstapmoment in plaats van die voorafgaand aan het ziektegeval. Dit leidt tot een onjuiste berekening.

Werknemers uit dienst

Werknemers die al uit dienst zijn kunnen door de wijziging van werkgevercodes 08023 en 08070 nog wel een nabetaling of vordering krijgen. Als je dat wilt voorkomen kan je invoercodes 01885 en 01886 gebruiken om de methode aan te sturen die er gebruikt is toen de werknemer nog in dienst wat, zodat er geen herrekeningsverschillen ontstaan.