Jaaropgaven dubbel beschikbaar

[#1]

Update 1 februari,

De aanpassing is in de programmatuur doorgevoerd. Je kunt desgewenst vanaf nu de eerder afgeroepen jaaropgaven in dossieronline verbergen en de jaaropgaven opnieuw afroepen met een speciale productie. Daardoor is onderstaand voorgestelde actie, om dubbele jaaropgave in dossieronline te verbergen, niet meer nodig.

Update 30 januari 15.00u.

Het blijkt, horen we van klanten, toch erg lastig te zijn om de dubbele Jaaropgaven met soms incomplete totalen in Dossier Online te traceren om deze daarna te verbergen. Daarom kijken we opnieuw naar een aanpassing in Gemal.

We gaan bij een medewerker met meerdere dienstverbanden (meerdere registratienummers) met een inconsistente aansturing om deze wel of niet te printen, de waarde in invoercode 02993 bij al de dienstverbanden van de medewerker verwijderen. Daardoor komen  alle dienstverbanden van de medewerker  alleen in Dossier Online  beschikbaar. De reden om in zo'n geval te kiezen om niet te printen komt door onze verwachting, dat medewerkers die uit dienst zijn gegaan, vaker geprint worden, terwijl lopende dienstverbanden juist vaak niet worden geprint. Je kunt na onze oplossing de eerdere jaaropgaven in Dossier Online verbergen en daarna een nieuwe afroep voor de jaaropgaven doen.

Update 29 januari 12.30u.

Aanvulling: de Jaaropgaven op IKV niveau zijn correct, maar door de verschillende aansturing bij meerdere registratienummrs, om deze wel of niet te printen, is soms ook de totaaltelling niet correct; er wordt dan bijvoorbeeld 2 van de 3 dienstverbanden opgeteld in plaats van alle 3. Deze optelling betreft extra informatie; de jaaropgaven op IKV niveau zijn het meest van belang.

Update 26 januari 15.00u.

Na analyse hebben we oorzaak van het aanmaken van dubbele jaaropgaven gevonden. Dit ontstaat bij meerdere dienstverbanden, waarbij bij het ene registratienummer de jaaropgave wel wordt afgedrukt en bij het andere registratienummer niet. Hiervoor wordt gekeken naar de aansturing met invoercode 02993. Of de dienstverbanden wel of niet gekoppeld zijn is niet van belang. 

We gaan nu geen aanpassing doorvoeren in de programmatuur, omdat dit te risicovol is. De bedragen op de jaaropgaven zijn correct, alleen wordt in deze situatie een dubbele set jaaropgaven voor de betreffende medewerker aangemaakt. De medewerkers waarbij dit gebeurd zijn, zoals gezegd, degenen die meerdere dienstverbanden hebben (meerdere registratienummers) waarbij  één van de jaaropgave van de registratienummers door een (eerdere) mutatie wordt geprint en een andere niet.

Hoe kun je de dubbele jaaropgave tegenhouden

Je kunt alle jaaropgave goedkeuren in Salarisdossier en daarna alleen de dubbele jaaropgaven afkeuren. Daarna voeg je pas de publicatiedatum toe in salarisdossier. Je moet dus wel nagaan welke dubbele jaaropgaven er zijn. Alternatief is om toch alle jaaropgaven te publiceren en aan je medewerkers kenbaar te maken dat er sprake kan zijn van een dubbele jaaropgave.

Hoe is de presentatie bij meerdere dienstverbanden

Bij één registratienummer kunnen er meerdere Inkomstenverhoudingen (IKV’s) zijn; bijvoorbeeld een normaal dienstverband en een transitievergoeding. Dat resulteert in twee jaaropgaven (één per IKV) en een overzichtsblad met totalen. Bij meerdere registratienummers van dezelfde medewerker ontstaan er ook meerdere jaaropgaven op IKV niveau en ook een overzichtsblad met totalen. Wanneer er sprake is van slechts één IKV per registratienummer, dan is er geen totaalblad beschikbaar.

Oorspronkelijke melding 26 januari 9:43u.

We krijgen klantmeldingen dat er dubbele Jaaropgaven zijn aangemaakt in Salarisdossier en ook zijn geprint als dit zo was aangestuurd bij de medewerker. Het lijkt erop dat het gaat om niet gekoppelde registratienummers, waarvan de jaaropgaven dubbel beschikbaar zijn en inhoudelijk wel correct zijn. We melden dit alvast zodat je met de afroep van de jaaropgaven nog even kunt wachten. We geven een update zodra er meer duidelijk is.

[RobZuethof]

@Evert van Manen   Hoi Evert.  Wij voeren maandelijks op code P02993 in dat de strook/jaaropgaaf op papier moet komen. Dit alleen bij medewerkers die uitdienst gegaan zijn. Na het lezen van bovenstaande willen wij wel de speciale productie draaien, maar volgens mij komen er dan ook weer papieren stroken van alle medewerkers die in 2023 uitdienst gegaan zijn. Ik las dat jullie 2993 schonen voor alle dubbele dienstverbanden. Dus wij willen wel een speciale productie draaien, maar dan met alleen nieuwe jaaropgaves voor salarisdossier en geen papieren versie, want die is er al. Is dit mogelijk?

[Evert van Manen]

@RobZuethof Dag Rob, sorry voor de verlate reactie.. Door de aanpassing reageert Gemal nu correct bij het aanmaken van de jaaropgaven, en is het probleem dat het ene dienstverband wel wordt geprint en het andere niet (voor dezelfde medewerker die niet persé gekoppeld hoeft te zijn) opgelost. Omdat het probleem op een lastige plek zat in de programmatuur met mogelijk meer nevenschade bij oplossing ervan, heb ik gepoogd dit buiten Gemal op te lossen en dit bij klanten neer te leggen. De rest is historie: ik moest bakzeil halen en toch de aanpassing doorvoeren. Probleem had te maken met het in gebruik nemen van de IKV tabellen (vooor alleen de transitievergoeding) begin 2023. Dus je kunt lost voor hetgeen wenselijk is. 

Wanneer er iets niet correct werkt, dit graag melden in een call; door de lage afroepfrequentie (eens per jaar) moet elk issue goed bekeken worden omdat het anders volgend jaar gewoon weer terugkomt.. vrgr Evert