Salarisstroken en Jaaropgaven (niet RSM) printen, wijzigt vanaf september 2023

[#1]

Onderstaande wordt ook in de release notes Payroll Gemal van juli 2023 vermeld (onderwerp drie) , maar voor een hogere attentiewaarde plaatsen we dit ook als bericht.

--

In de release notes 2021-11 zijn we gestopt met het printen van (controle) overzichten die vanuit je productie werden aangemaakt met een schoning van de programmatuur erna, beschreven in release notes 2022-05. Het is op dit moment alleen nog mogelijk om salarisstroken en jaaropgaven automatisch te laten printen. Omdat het gebruik van het printen van stroken/jaaropgaven afneemt, was de prijs eerder per geprinte strook aanzienlijk verhoogd omdat de vaste kosten worden verdeeld. Paragon (=PostNL) heeft recent aangegeven dat de printer voor deze producties vervangen moet worden.

Om dit te kunnen doen moeten er ketentesten met hen worden gedaan om na de zomer `van 2023 nog te kunnen printen op (daardoor ook) ander papier. Omdat we ook kijken naar de milieu footprint, willen we toewerken naar zo veel mogelijk digitale beschikbaarheid van de salarisstroken en jaaropgaven.

Daarom hebben we naar de huidige 9 nabewerkingen voor de salarisstrook en jaaropgaven gekeken, in ogenschouw nemend, de afname ervan.

Aanpassing:

• We gaan met ingang van september 2023 alleen nog de geprinte strook in een envelop leveren. De keuze, of de envelop open of gesloten moet zijn, blijft bestaan. In beide gevallen wordt altijd rechtsboven port betaald op de envelop getoond. De keuze om zelf via port betaald de stroken/jaaropgave te verzenden, blijft daardoor mogelijk. 
• De jaaropgave (ook de tussentijdse) wordt alleen nog in een gesloten envelop met port betaald op de envelop aangemaakt. 

De enveloppen worden altijd als pakketpost naar de werkgever verstuurd.

Over port betaald op de envelop: als je dit wil doen, moet de zending worden aangeboden met een orderformulier, waarop het gewicht van de zending, hoeveel poststukken er worden aangeboden ect. De betaling wordt achteraf met een factuur gedaan. Daarom leveren we voortaan alle print output via port betaald; zodat dit mogelijk blijft. Wanneer je niet met port betaald de stroken en/of jaaropgaven verstuurd, kun je de port betaald enveloppen ook op dezelfde manier blijven verspreiden als voorheen; port betaald heeft alleen zin wanneer dit gebundeld wordt aangeleverd.

Deze aanpassing betekent dat we vanaf dat moment van 9 printverwerkingen, teruggaan naar 3 verwerkingen die geprint kunnen worden via Paragon (PostNL).

• Salarisstrook, niet in envelop, aan de ketting met perforatieranden
• Salarisstrook, niet in envelop, losbladig en zonder perforatieranden
• Salarisstrook, in open vensterenvelop
• Salarisstrook, in gesloten vensterenvelop
• Salarisstrook, in open vensterenvelop met opdruk Port betaald Nederland
• Salarisstrook, in gesloten vensterenvelop met opdruk Port betaald Nederland
• Jaaropgave, niet in envelop (ketting)
• Jaaropgave, wel in envelop (gesloten)
• Jaaropgave, wel in envelop met opdruk 'Port betaald Nederland' (gesloten)

Hoe gaan we de omzetting doen?

Verwerking papieren strook vanaf september 2023 met werkgevercode 31201:

• De printbestanden van waarde 0 en 1 worden niet meer verstuurd.
• Het printbestand van waarde 2 wordt als waarde 4 verwerkt en de omschrijving van waarde 2 wordt gelijk gemaakt aan waarde 4.
• Het printbestand van waarde 3 wordt als waarde 5  verwerkt en de omschrijving van waarde 3 wordt gelijk gemaakt aan waarde 5.
• Verwerking waarde 4 en 5 blijven ongewijzigd.

Verwerking papieren jaaropgave vanaf september 2023 met werkgevercode 10103:

• Het printbestand van waarde 0 wordt niet meer verstuurd.
• Het printbestand van waarde 1 wordt als waarde 2 verwerkt en de omschrijving van waarde 1 wordt gelijk gemaakt aan waarde 2.
• Verwerking van waarde 2 blijft ongewijzigd.

Hieronder schematisch weergegeven met aansturing:

Actie: Deze aanpassing gaan wij doorvoeren en behoeft geen klantactie. Hoewel de actie door ons wordt uitgevoerd, is het advies om te controleren of de conversie de door jullie gewenste printverwerking oplevert.

De aansturing voor de nabewerking van de stroken doe je met werkgevercode 31201, soort bewerking van de jaaropgaven doe je met werkgevercode 10103. De geselecteerde personeelsleden die je bijvoorbeeld met invoercode 02993 of 02867 kunt doen, hoef je niet te wijzigen.

De keuze van geen envelop naar open of gesloten envelop brengt extra kosten met zich mee. De keuze van een blanco envelop naar port betaald envelop, levert geen extra kosten op.

Let op: wijzig de aansturing papieren stroken (indien wenselijk) tijdig, omdat de stroken niet met een speciale productie kunnen worden afgeroepen en dan alleen nog printen vanuit een pdf, afgeroepen in salaris dossier online, als mogelijkheid beschikbaar is.

[Kim van Zundert1]

In de uitleg staat dat je kan kiezen of je port betaald. Maar tussen de opties staat alleen opdruk met port betaald.

Wij ontvangen nu een doos met loonstroken zonder port, dit doen wij zelf op de postafdeling. Dus hoe kunnen wij dit aangeven?

[Ingrid Develing1]

Hoe werkt het inderdaad als je niet met port betaald werkt, maar zelf frankeren wil.

[Niek Grupstra]

Je ontvangt in de nieuwe situatie altijd enveloppen met daarop de tekst port betaald. Als je zelf frankeren wilt, kun je de postzegel over de tekst port betaald plakken.