Accounts in Gebruikersbeheer 13 juni

[#1]

Aanstaande donderdag is het zover en is account management toegevoegd aan Gebruikersbeheer. Omdat we toch nog een aantal vragen krijgen, bij deze nog even de wijzigingen op een rijtje. 

• Geboortedatum check vervalt
  We gaan het accountactivatie proces vereenvoudigen door de geboortedatum controle te verwijderen. Deze beveiligingsmaatregel werd in eerste instantie geïmplementeerd om een ​​soepele overgang naar het nieuwe inloggen te garanderen. Na een grondige evaluatie hebben we echter vastgesteld dat dit niet langer nodig is.
• Onyouforce accounts kunnen automatisch worden aangemaakt voor alle gebruikers
  Wanneer je in Configuratie Youforce hebt aangegeven dat voor jouw organisatie de onyouforce accounts altijd worden gegenereerd, dan was dit eerder alleen voor de gebruikers met een geboortedatum. Doordat de geboortedatum check komt te vervallen, worden de onyouforce gebruikers nu voor alle gebruikers automatisch aangemaakt.
  Heb jij in Configuratie Youforce de instelling op ‘Nooit’ staan, dan wijzigt er voor jou niks. Ook na de release worden onyouforce accounts nooit automatisch gegenereerd. 

• Alles rondom de gebruiker op één plek

Met deze release kan je op één plek de gebruikers en de accounts aanmaken. Daarnaast kan je ook de tweefactorauthenticatie apparaten ontkoppelen en een bypass instellen. Nieuwsgierig? In de handleiding Gebruikersbeheer hoofdstuk 8 ,9 en 10 hebben we de werking, inclusief printscreens, al uitgelegd.

We starten woensdagavond 12 juni om 18:00u met de release, zodat dit donderdag voor alle gebruikers met rechten beschikbaar is. 

[dschuurman]

We krijgen nog steeds mailtjes dat voor gebruikers Youforce, de toegang gaat verlopen. Wij zien nu niet meer een datum in het Accountbeheer staan, die we kunnen verlengen. Hoe moeten we dit doen?

[cvanstijn]

@dschuurman Dit kan normaal gesproken via Groepsgewijs toegang verlengen dan kun je iedereen tegelijk verlengen. Maar de afgelopen dagen krijg ik als resultaat 0 om te verlengen en vaak is er altijd wel iemand die dient te worden verlengd.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn, kunnen jullie 'accountbeheer' als zoekwoord toevoegen aan gebruikersbeheer? 

[dschuurman]

@cvanstijn idd, dat kon normaliter daar. Maar door de wijzigingen die er hebben plaatsgevonden, zal er wel iets veranderd zijn. Dat werd mij niet duidelijk in de handleiding. Of we deze nog steeds moeten verlengen of dat dat gedeelte is vervallen? 

[Lotte van Dijk]

@Gea Bussink-Veerbeek 
Hallo Gea, 

Ik heb zojuist het zoekwoord toegevoegd aan het proces Gebruikersbeheer. Als je de Mijn Youforce ververst, kan je nu ook met dit zoekwoord gebruikersbeheer vinden. 

Groeten Lotte

[Sabine Koelewijn]

@dschuurman, 

Zou je een ticket aan willen maken? Dan zullen we dit verder onderzoeken. 

De toegangverloop datum wordt inmiddels genegeerd, dus je hoeft de gebruikers niet te verlengen. Maar we hadden een aanpassing gedaan waardoor de emails niet meer verstuurd zouden worden, daarom wil ik graag onderzoeken waarom jij deze mails nog wel krijgt. 

[dschuurman]

Ik zal in de gaten houden of we nog mails krijgen. Zodra dat zo is, zal ik dit melden.

@Sabine Koelewijn 

[Timo van Son - AAG]

@Sabine Koelewijn Wij hebben voor meerdere klanten deze mails ook nog ontvangen. Volgens mij loopt er inmiddels ook al een melding in 4ME via een van mijn collega's. 

[Sabine Koelewijn]

@Timo van Son - AAG Dank voor het melden! We dachten dit met een workaround te hebben opgelost, maar dit was blijkbaar niet voldoende. We zijn hier wel al mee bezig en zullen jullie op de hoogte houden van de voortgang. 

[Sabine Koelewijn]

@Timo van Son - AAG , 

We hebben de mailing voor het verlopen van accounts en certificaten uitgezet. Vanaf nu zullen jullie deze mails niet meer ontvangen. 

[Vera Eurlings]

In accountbeheer was het mogelijk om het emailadres aan te passen zodat er naar bijv. het privé-emailadres een activatielink kon worden verzonden als de medewerker geen toegang tot het werk-emailadres had.

Kan de optie om het mailadres aan te passen weer worden ingesteld? 

[Anja Brouwer1]

@Sabine Koelewijn Ik heb een mail ontvangen dat de toegang naar de Sandbox verloopt. Ik kan niet vinden hoe ik deze moet verlengen in de Sandbox.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Anja Brouwer1, 

Dat is weer een andere mail. Zou je hiervoor een melding aan willen maken bij het Service Center en daar de mail aan toe kunnen voegen als bijlage of printscreen? Dan zullen we dit verder onderzoeken. Alvast bedankt! 

[IngeZie]

Goedemorgen, 

Ik ben ook heel erg benieuwd naar het antwoord op de vraag van @Vera Eurlings. 

groet,

Inge Zieleman 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Vera Eurlings en @IngeZie, 

We zijn de mogelijkheden aan het onderzoeken. Daarvoor heb ik wel een vraag voor jullie. Zou het voldoende zijn om het email adres dat de gebruiker invult te tonen in Gebruikersbeheer? En zouden jullie aan kunnen geven hoe vaak per week/maand jullie het e-mailadres voor herstel wijzigden? Alvast bedankt! 

[IngeZie]

goedemorgen @Sabine Koelewijn,

Wij wijzigen het mailadres van zakelijk mailadres naar privé mailadres zodra de medewerker uitdienst is, zodat hij/zij ook na uitdiensttreding nog een tijdje gebruik kan maken van YF.  Dit komt geregeld voor. 

Wat bedoel jij met 'email adres dat de gebruiker invult te tonen in Gebruikersbeheer?' 

graag hoor ik van je. 

groet, Inge Zieleman 

[Theo Vermeulen - Amarant]

Het is echt wel noodzakenlijk dat het mail adres te wijzigen is.

Dit gaat niet om het privémail adres, of zakenlijk mail adres, maar om het mail adres wat de gebruiker nodig heeft om zijn wachtwoord/gebruikersnaam te resetten .

Reden hiervoor is dat soms dit adres niet beschikbaar is voor de gebruiker als hij / zij op het werk zit, of dat er iets wel of niet in de spam box zit.

Het zou mooi zijn als dat als vanouds in het portal / gebruikers beheer gewijzigd kan worden, zodat onze 1e lijns helpdesk dit kan oppakken (  zonder dat er dan weer iets in beaufort gewijzigd hoeft te worden,  onze 1e lijns helpdesk kan nl. niet bij deze gegevens ).

[Wout-Goedhuis]

Goedemiddag,

Ik heb 2 situaties waarbij het nodig is om de welkomstmail met activatielink opnieuw te versturen. In één geval gaat het om een nieuwe medewerker waarbij de huidige link niet werkt. In het andere geval gaat het om iemand die in het verleden een dienstverband heeft gehad en nu helemaal geen e-mail heeft ontvangen. Via gebruikersbeheer staat er wel bij Onyouforce account de mogelijkheid om de uitnodiging opnieuw te versturen, alleen is het niet de bedoeling dat deze medewerkers een Onyouforce account krijgen maar gaan inloggen via single sign on.

Als ik op de community zoek vind ik vergelijkbare artikelen waar wordt verwezen naar individueel gebruikersbeheer en Portaal. Hoe kan ik er nu voor zorgen dat de welkomstmails opnieuw/alsnog worden verstuurd?

Alvast bedankt.

[Sabine Koelewijn]

@IngeZie bedankt voor je reactie! De gebruiker kan bij het aanmaken van een account voor een herstel e-mailadres kiezen. Dit e-mailadres kan hij of zij dan zelf aanpassen in Youforce bij de persoonlijke instellingen. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Theo Vermeulen - Amarant, 

Bedankt voor je reactie en doe je dit dan wanneer je een nieuw account aanmaakt of wanneer de gebruiker heeft met inloggen? En zou je aan kunnen geven hoe vaak dit voorkomt? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Wout-Goedhuis, 

In Gebruikersbeheer kan je per gebruiker de uitnodigingsmail opnieuw versturen. Maar dat kan alleen voor de onyouforce accounts. Wanneer je wilt dat gebruiker met Single Sign On inloggen dien je de external identity in Gebruikersbeheer te vullen en zelf de gebruiker te voorzien van de inloggegevens. 

Voor medewerkers uit dienst lijkt me dat je wel een onyouforce account wilt aanmaken en dat kan dus per gebruiker in Gebruikersbeheer. 

Mocht je voor alle gebruikers automatisch een account willen laten aanmaken, dan kan je dat instellen in Configuratie Youforce door genereer accounts op altijd te zetten. Maar dat is volgens mij niet de bedoeling. Zolang in Configuratie Youforce genereer accounts op nooit blijft staan, kan je alleen handmatig in Gebruikersbeheer accounts aanmaken per gebruiker. 

[Wout-Goedhuis]

Goedemorgen @Sabine Koelewijn,

Bedankt voor je reactie. Ik ben niet helemaal duidelijk geweest zie ik. Wat betreft de medewerker uit dienst. Wat ik eigenlijk bedoelde is dat er een medewerker in dienst komt die in het verleden al een DV heeft gehad, maar nu weer opnieuw in dienst komt. Deze medewerker heeft nu geen welkomstmail ontvangen met activatielink om een account aan te maken. Geldt in dit geval ook om de external identity in te vullen en zelf te voorzien van inloggegevens? 

[Theo Vermeulen - Amarant]

@Sabine Koelewijn 

gemiddeld 5 * per dag door onze helpdesk ict, dat zijn gebruikers waarbij de reset link gewoon niet aankomt bij de gebruiker, en ook niet in de spam komt ( soms een gebruikersfout, maar vaak ook een probleem bij outlook/hotmail en gmail accounts ). 

wIJ zouden graag over willen naar de SSO oplossing, alleen die is voor ons niet werkbaar, dan moet je namenlijk iedere gebruiker handmatig aanmaken in het portal ( althans tot voor 3 maanden geleden was dat de info die wij kregen ), , en omdat wij de verkorten in dienst gebruiken, is dan met onze gebruikersaantallen niet werkbaar.

Maar als dat automatisch aanmaken van gebruikersaccount niet meer hoeft in de SSO oplossing ( dus de koppeling waarbij wij aan onze eigen ADFS de authenticatie doen ), gaan wij gisteren nog over :-).

Dankjewel voor de reactie, fijn dat de reacties zo actief gemonitored worden

[IngeZie]

@Sabine Koelewijn en als de medewerker al uitdienst is en al een onyouforce account heeft en hier staat het zakelijke mailadres geregistreerd?

[Sabine Koelewijn]

@IngeZie, Mag ik vragen hoe vaak dit voor komt? Voor nu zou je in dat geval een melding kunnen maken bij ons Service Center en dan passen wij het mailadres aan. 

[troow]

@Sabine Koelewijn  dit probleem doet zich bij ons wekelijk zo niet dagelijks voor dat wij een verzoek krijgen de link nogmaals te versturen, maar dan graag naar het privé emailadres.

[IngeZie]

@Sabine Koelewijn dit komt bij ons met enige regelmaat voor. Deze medewerker zijn uitdienst en willen dan graag via hun onyouforce.com account hun salarisstrook raadplegen. Vaak zijn ze het wachtwoord vergeten, omdat deze medewerkers toen ze nog indienst waren via SSO inlogden en niet via hun onyouforce account. 

groet, 

Inge Zieleman 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Theo Vermeulen - Amarant, 

Mijn antwoord heeft wat langer op zich laten wachten omdat ik dit even met een collega wilde controleren. We zouden namelijk graag eens samen met jou willen kijken wat er moet gebeuren om SSO toch werkend te kunnen krijgen en of er misschien toch niet een andere manier is. Daarom wil ik je vragen of je een ticket aan wilt maken bij het Service Center met daarin deze informatie en als het kan nog iets uitgebreider waarom het nu niet lijkt te kunnen. Mijn collega zal dit dan verder onderzoeken. 

We kunnen geen beloftes doen, maar wellicht is er toch iets mogelijk. 

[Sabine Koelewijn]

@IngeZie en @troow Bedankt voor de toelichting! 

[IngeZie]

@Sabine Koelewijn klopt het dat in gebruikersbeheer in het stukje onyouforce acocount het apparaat koppelen weg is?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @IngeZie, 

Als er in Gebruikersbeheer nog geen apparaten staan, dan heeft de gebruiker deze nog niet gekoppeld. Bij de eerste keer inloggen moet dan nog een apparaat gekoppeld worden. Hij of zij zal hier een melding van krijgen. 

Zodra een apparaat gekoppeld is zie je deze terug in Gebruikersbeheer en kan je deze ook ontkoppelen. 

[IngeZie]

@Sabine Koelewijn dan zal dat het probleem zijn, dank je wel. 

Maar nu heb ik dus een medewerker die uitdienst is, deze medewerk wil graag zijn salarisstrook van juni inzien, maar kan hier niet meer bij omdat hij zijn zakelijke telefoon heeft ingeleverd en dus niet het juiste apparaat gekoppeld is, ook is hij zijn wachtwoord voor zijn Onyouforce account kwijt is.

Hoe kan ik er nu voor zorgen dat hij wel met zijn onyouforce account kan inloggen? 

[Sabine Koelewijn]

@IngeZie als het apparaat al gekoppeld is door deze gebruiker dan kan je deze ontkoppelen in Gebruikersbeheer. De gebruiker zal bij het inloggen dan opnieuuw een apparaat kunnen koppelen. 

Voor het wachtwoord kan hij bij het inloggen klikken op wachtwoord vergeten. De email voor wachtwoord herstel zal naar het emailadres dat in Gebruikersbeheer staat verstuurd worden, tenzij de gebruiker eerder een ander mailadres heeft gekoppeld. 

[Spijkerboer1]

@Sabine Koelewijn ; ik lees hierboven veel zaken die helaas ook herkenbaar zijn voor ons.
In gebruikersbeheer kunnen wij de email (External Identity bedoel ik dan niet) maar de gewone email niet wijzigen.

Waarom kunnen wij dat veld niet wijzigen? 
Onze servicedesk ICT en ik als beheerder zijn nu erg onthand. Stel dat er medewerkers opnieuw in dienst komen (dus die al eerder in dienst zijn geweest dan wordt dat emailadres gevuld met een zakelijk nog inactief mailadres: Het veld emailadres wordt gevuld door het veld in beaufort genaamd Werk email.)  Aanstaande medewerkers kunnen dan niet zichzelf registreren op mijn.youforce. Ook de herstelcode wordt dan altijd naar een (nog) inactief emailadres verzonden.  
Goed om te weten: onze medewerkers moeten altijd VOOR indiensttreding gegevens aanleveren via mijn.youforce. 

Dit was tot half juni geen probleem, maar nu in veel gevallen dus een probleem, en geeft veel vertraging.

[IngeZie]

@Sabine Koelewijn dank je wel voor je antwoord. Het mailadres dat bij ons in het gebruikersbeheer staat, dat is veelal het zakelijke mailadres, dus krijgt de medewerker die uitdienst is de mail voor het herstel van het wachtwoord niet binnen. Daarom zou ik graag zien dat wij dit mailadres aan kunnen passen. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn vanmorgen open ik Mijn Youforce in de omgeving van onze klant waar ik een IC-nummer heb en ik wordt begroet met 'goedemorgen Leendert'. Geen idee hoe die naam is gewijzigd. In een afbeelding van december zie ik, dat ik toen nog 'Gea' heette. Maar het zou fijn zijn, dat we bij IC-nummers, dus gebruikers die we zelf aanmaken, wel alle gegevens kunnen wijzigen. Bij een klein foutje, of voortschrijdend inzicht tav gebruikersnaam, of een naamswijziging bijv. bij een scheiding, moeten we een nieuwe account aanmaken. Dat is niet wenselijk.... en ik wil gewoon begroet worden met 'goedemorgen Gea'.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @IngeZie,  Bedankt voor je reactie. We gaan het onderzoeken. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Gea Bussink-Veerbeek, Je hebt helemaal gelijk. Ook met IC nummers wil je leuk begroet worden met je voornaam. Gelukkig kan je dit ook wijzigen in Gebruikersbeheer. Als je voor deze gebruiker de Roepnaam vult zal dit ook getoond worden in Mijn Youforce. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn , uiteraard heb ik dat geprobeerd, maar ik kan alleen de External Identity wijzigen. Verder niets. Vandaar mijn post met de wens om voor IC-gebruikers alle data te kunnen wijzigen in gebruikersbeheer.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Gea Bussink-Veerbeek, voor een IC of UA gebruiker zou je ook alles in Gebruikersbeheer moeten kunnen wijzigen. Kan het zijn dat deze gebruiker gekoppeld is aan een persoonsnummer omdat misschien in het verleden het dienstverband is verplaatst? In dat geval moet je de gegevens in Beaufort wijzigen. Is dat niet het geval, wil je dan een ticket aanmaken bij het Service Center? Dan zullen we dit verder onderzoeken. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn , de gebruiker is destijds in Individueel gebruikersbeheer aangemaakt en heeft nooit een persoonsnummer gehad in Beaufort. Ik had al een ticket aangemaakt. 

Ik heb even andere IC-nummers gecheckt, ook in onze eigen omgeving, maar we kunnen alleen de External Identity wijzigen, verder niets.

[Sabine Koelewijn]

Dankjewel @Gea Bussink-Veerbeek, dat is niet zoals het zou moeten werken. We gaan het onderzoeken. 

[troow]

@Spijkerboer1  ik heb een idee aangemaakt. Ook wij hebben hier veel last van. 

Allen graag kudos -:)

[Lieke Sterk Huis]

@Sabine Koelewijn, wij ervaren ook problemen dat het e-mailadres niet te wijzigen is. Met name geldt dit voor medewerkers die opnieuw in dienst komen en hun wachtwoord kwijt zijn en voor medewerkers die uit dienst gaan.

Kan dit spoedig worden opgepakt? Hierboven noemen heel veel anderen ook dat zij dit probleem ervaren. 

Graag het veld openzetten voor beheerders.

[TietsjevG]

@Sabine Koelewijn wat is de status van de vraag die eerder is gesteld om een herstelmailadres in onyouforce gebruikersbeheer aan te kunnen passen ?

Wij hebben ook regelmatig mensen die inmiddels uit dienst zijn en het wachtwoord zijn vergeten.

Het herstelmailadres dat staat vermeld is het 'oude' werkmailadres van de medewerker, maar die heeft daar geen toegang meer toe.

Er is wel een knop 'wijzigen' maar dan kan ik toch niets aanpasen, alles is uitgegrijsd.

Ik had geprobeerd om via HR Core een en ander aan te passen, maar dat biedt ook geen oplossing. 

[Lotte van Dijk]

Hallo @TietsjevG, 
Sabine geniet nog even een tijdje van haar vakantie. Ik zal dus even antwoorden op jouw vraag. Toevallig heb ik gisteren een bericht geplaatst op één van de open forums op deze community. Hierbij dus ook nog even het goede bericht rondom jouw wens: 

'Voor de Onyouforce Accounts van Ping zullen wij de mogelijkheid tot het wijzigen van de herstel e-mailadressen toevoegen. Ik kan nog geen deadline geven wanneer dit voor jullie beschikbaar zijn maar we zullen ons best doen om dit op korte termijn voor jullie op te leveren.'

Hopelijk heb ik je hiermee voldoende geinformeerd! 

Groeten Lotte

[TietsjevG]

Hallo @Lotte van Dijk 

Bedankt voor je reactie. Je noemt specifiek: 'Voor de Onyouforce Accounts van Ping' .

Is er dan ook nog iets anders voor accounts die geen gebruik maken van Ping ?

Alvast bedankt voor de aanvulling.

[Lotte van Dijk]

@TietsjevG, 

Het klopt dat ik dit inderdaad zo benoem omdat we binnenkort overgaan met de Onyouforce account naar Visma Connect. 

Voor Visma Connect geldt een andere werking van herstel e-mailadressen etc. Vandaar dat deze functionaliteit specifiek voor de Ping accounts wordt toegevoegd. 

Groeten Lotte

[TietsjevG]

@Lotte van Dijk 

Dank voor de aanvulling, ik wacht het af.