Advies: verwijder geen gebruikers in Gebruikersbeheer wanneer zij een persoonsnummer hebben

[#1]

In de afgelopen periode hebben we verschillende tickets binnen gekregen dat gebruikers geen rechten hadden in Self Service of declaraties. Dit komt doordat deze gebruiker een keer verwijderd is en opnieuw is aangemaakt. Bijvoorbeeld omdat de gebruiker na lange tijd weer in dienst komt. Door het verwijderen en opnieuw toevoegen van een gebruiker, krijgt deze gebruiker ook een nieuw UID. Waarom dat niet wenselijk is, leggen we in dit artikel uit. 

Achtergrond

In HR Core Beaufort creëer je voor iedere medewerker een ‘persoon’. Deze ‘persoon’ kan één of meerdere dienstverbanden hebben. Op basis van de inhoud van rubriek P15013 (Youforce-gebruiker), bepaal je of er voor deze persoon een Youforce-gebruiker moet zijn.

Als je kiest om een gebruiker aan te maken, worden de persoons- en dienstverbandgegevens naar het Youforce Portal verzonden. De portal maakt een gebruiker aan. Deze gebruiker bevat 2 ID’s, zoals bijvoorbeeld:

• Youforce ID: RO123456
• Gebruiker ID: 0a1b23c4-de56-7fg8-90h1-i234jkl5mnop

Het lange ID, de gebruiker ID, is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Het is cruciaal geworden voor Youforce (o.a. In de APP, Mijn Youforce, de API’s en ook de Inbox). De combinatie tussen het HR Persoonsnummer (afkomstig van HR Core Beaufort) en de gebruiker ID is uniek. Je zou het kunnen vergelijken met een onbreekbare ketting.

Hoe kan het verwijderen van een gebruiker deze ketting verbreken? 

Wanneer je een gebruiker verwijdert worden het Youforce ID en Gebruiker ID verwijderd. Wanneer je vervolgens vanuit Beaufort de gebruiker opnieuw aanmaakt, krijgt deze gebruiker een nieuw Youforce ID en Gebruiker ID. Maar omdat het HR Persoonsnummer gelijk blijft is de combinatie tussen HR Persoonsnummer en Gebruiker ID gebroken. 

Wat ervaart de gebruiker nadat je de ketting stuk maakt?

Er zijn veel voorbeelden waarbij de gebruiker problemen ondervindt nadat je een gebruiker hebt verwijderd en opnieuw hebt toegevoegd. We zullen een paar voorbeelden geven:

• Steeds meer externe applicaties worden met Youforce verbonden via onze domein-API’s. In veel situaties wordt de wijziging in de gebruiker ID niet verwerkt. Zo kan de gebruiker problemen ervaren in Financiële, IT, Planning, Facilitaire of andere systemen.
• Ook partner modules van Visma|Raet, zoals Visma|Verzuim of PlusPort, vertrouwen op de onbreekbare ketting. Als de gebruiker ID wordt gewijzigd, kunnen ze dit alleen herstellen na een verzoek in hun ticketsysteem.
• Heeft de gebruiker ‘declaratie onkosten’ al geopend in de Youforce app voordat de functionaliteit ‘Dienstverband verplaatsen’ voor zijn gebruiker werd uitgevoerd? Dan ziet de gebruiker een foutmelding wanneer hij probeert een nieuwe declaratie te doen.
• Maak je gebruik van Flex Benefits? In Mijn Youforce zijn de directe links naar de doelen niet meer zichtbaar, totdat je een handmatige wijziging doorvoert in het flexpakket.
• De gebruiker zal meldingen van allerlei modules (Self Service, Actieve Signalering, Delegatie enz.) gaan missen in de inbox van Mijn Youforce
• Enz.

Komt er een structurele oplossing? 

Ja, in de komende periode zullen wij aan een structurele oplossing werken, zodat jullie de gebruikers kunnen verwijderen en zonder problemen weer kunnen aanmaken. Wat gaan wij doen? Wanneer een gebruiker met een HR persoonsnummer wordt verwijderd, zullen we dit persoonsnummer en Gebruiker ID opslaan. Als een gebruiker dan opnieuw aangemaakt wordt, controleren we of het HR Persoonsnummer al bekend is en dan wordt het bestaande Gebruiker ID gekoppeld. Zo blijft de ‘ketting’ heel en kan de gebruiker zonder problemen gebruikmaken van Youforce. 

Voor nu willen we je vragen om dus geen gebruikers te verwijderen, maar in plaats daarvan de gebruikers te blokkeren en/ de onyouforce accounts/external identities te verwijderen. Mocht je toch een gebruiker hebben die niet de juiste processen ziet omdat de ketting is gebroken, maak dan een ticket aan bij het Service Center en dan zullen wij deze gebruiker voor jullie herstellen. 

[Michiel_Kootker]

Met ruim 7600 medewerkers en meer dan 10.000 dienstverbanden in Youforce hebben wij een organisatie waar nogal veel mutaties zijn. Indien wij handmatig medewerkers moeten blokkeren en/of onyouforce accounts/external identities moeten verwijderen, komt er nogal wat extra werk voor ons bij.

Als VismaRaet een functie heeft "Groepsgewijs gebruikers verwijderen" die niet door VismaRaet wordt aanbevolen, kan VismaRaet hier dan niet een "Groepsgewijs gebruikers blokkeren" naast zetten?

[karl Wegner]

Ook wij hebben veel actuele dienstverbanden (+19000) en iets van 3000 uitdiensttredingen per jaar. Tot nu toe hebben wij maar één keer zo'n situatie gehad. Om vervuiling te voorkomen blijven wij gewoon de gebruikers Groepsgewijs verwijderen en gaan dus  niet handmatig blokkeren en onyouforceaccounts of User ID SSO verwijderen. Voor deze handmatige werkzaamheden hebben we geen tijd en wachten op een snelle oplossing aan de kant van Visma Raet. 

[Björn Sman]

Organisatie van 2200 medewerkers maar wij staan ook niet te springen om gebruikers individueel te blokkeren ipv de functie groepsgewijs verwijderen. Wij doen dit dan na 14 maanden uitdienst.

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen, 

Ik begrijp jullie reacties heel goed. Wij zijn op dit moment al begonnen met de structurele oplossing. Ik kan alleen niet zeggen wanneer dit gereed is, omdat we het ook uitgebreid willen testen. 

Ons advies is om daarom tijdelijk de gebruikers niet verwijderen, zodat medewerkers gelijk de juiste rechten hebben. Kies je ervoor om toch de gebruikers te verwijderen, dan kan het zijn dat je meldingen krijgt dat de gebruiker niet de juiste rechten heeft en kan je een ticket aanmaken bij het Service Center om dit te laten herstellen. Het herstellen kan alleen per gebruiker en alleen als we de gebruiker met het HR Persoonsnummer en Gebruikers ID aangeleverd krijgen. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Björn Sman, @karl Wegner en @Michiel_Kootker, 

Nog een aanvulling op mijn reactie. Nogmaals ik snap jullie reacties heel goed. Je wilt geen extra acties uitvoeren voor iets wat bijna niet voor komt. Maar dan wil ik jullie wel vragen om bij foutmeldingen van gebruikers, ook de gebruiker niet te verwijderen en opnieuw aan te maken, als mogelijke oplossing. 

We zien namelijk ook vaak reacties dat gebruikers werden verwijderd omdat zij niet konden inloggen of niet de juiste autorisaties kregen. Het verwijderen en opnieuw aanmaken van de gebruiker gaat dit niet oplossen en zorgt daarmee (op dit moment) juist voor meer problemen. Wellicht dat jullie dit nu al niet doen, maar ik wil er toch graag nog een keer aandacht aan besteden.