Lancering Mijn Youforce voor Beaufort Online - Zorg dat je er klaar voor bent!

[#1]

Na een uitvoerige ontwikkeling, samen met klanten, zijn wij trots om te melden dat Mijn Youforce klaar is voor lancering! We hebben, mede op basis van jullie feedback, hard gewerkt aan geweldige verbeteringen.

Mijn Youforce is dé nieuwe startpagina voor al jouw HR taken waarmee we jouw HR leven nog makkelijker maken. Mijn Youforce heeft de volgende mooie verbeteringen: 

• Een gloednieuw portaal waarbij jij alles kan doen als medewerker, manager of HR professional.
• Gemakkelijk en snel vinden wat je nodig hebt.
• Direct navigeren naar het juiste proces. 
• Al jouw belangrijke notificaties en taken direct zichtbaar. 

Wat wordt van jou verwacht?

Voor jullie als organisatie betekent dit dat er een overgang zal plaatsvinden van het huidige ‘tegel portaal’ naar Mijn Youforce. Om over te gaan zal Autorisatiebeheer en Mijn Youforce moeten worden ingericht. Je hebt hiervoor tot uiterlijk 1 december 2023. Vanaf dan gaat het huidige tegel portaal uit.

Hoe helpen wij jou hierbij?

Afgelopen maanden hebben we workshops gegeven over Autorisatiebeheer en Mijn Youforce, die door velen van jullie gevolgd zijn. Gemist? Bekijk ze hier terug. 

Na of tijdens het bekijken van de workshop kun je (al dan niet aan de hand van de video’s) beginnen met inrichten.

Hier vind je de meest gestelde vragen en antwoorden die klanten gesteld hebben tijdens de workshops:

• Meest gestelde vragen Autorisatiebeheer

• Meest gestelde vragen Mijn Youforce

• Checklist

Gebruik de checklist als naslagwerk tijdens het inrichten. Hierin word je meegenomen in de te nemen stappen, maar vind je ook handige links naar documenten, video’s en tutorials. Tevens neemt het je mee in de te nemen (communicatie) stappen na het inrichten.

• Gratis posters aanvragen

Staat Mijn Youforce al klaar en wil je al beginnen met de communicatie? Vraag dan eenvoudig hier posters aan en hang ze op in de ruimten waar medewerkers voorbij komen en/of zet deze op jullie intranet.

Optimaal resultaat

Om echt meerwaarde te kunnen leveren aan de gebruikers raden wij je aan om de komende maanden, met behulp van alle documentatie, Mijn Youforce te activeren en hierover te communiceren.

Als je niets doet krijgt op 1 december a.s. het huidige portaal alsnog een nieuw uiterlijk. Klik hier voor meer informatie.

We begrijpen dat verandering soms als een achtbaan kan voelen. We ondersteunen je hier zo veel mogelijk bij zodat we uiteindelijk jullie gebruikers blij kunnen maken.

Als je toch nog ergens tegenaan loopt staan onze collega’s van het Service Center paraat om je vragen te beantwoorden. Uiteraard kun je bij vragen ook altijd contact opnemen met jouw Customer Success Manager.

We zijn razend enthousiast over Mijn Youforce en kunnen niet wachten om jullie ervaringen te horen!

[Michiel_Kootker]

Ik verbaas mij ten zeerste dat er in augustus 2023 door VismaRaet eenzijdig een datum wordt bekend gesteld wanneer er overgegaan moet zijn.

Eenzelfde probleem heb ik al met Youforce reporting. Ook daar is eenzijdig een datum van 31 januari 2024 vastgesteld.

Projecten waarbij enkel de einddatum vaststaat, maar de inhoud van het werk en de beschikbaarheid van resources niet gedefinieerd zijn, zijn over het algemeen gedoemd te mislukken.

De werkzaamheden die wij als applicatiebeheerders uitvoeren behelzen meer dan alleen de ontwikkelingen zoals die door VismaRaet worden geïnitieerd implementeren. CAO wijzigingen, ontwikkelingen in de eigen organisatie, vragen van gebruikers houden ons overdag al genoeg bezig.

Het zou fijn zijn en eigenlijk ook wel getuigen van goed leverancier – klant partnership indien einddatums van producten met elkaar afgestemd zouden worden.

[Esmiranda Vermeer]

@Michiel_Kootker - Helemaal mee eens. 

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

@Michiel_Kootker mee eens!

In januari dit jaar werd mij overigens al aangegeven dat mijn youforce ging komen. Het zou veel eerder dit jaar al geforceerd aangezet worden. De klok tikte en als ik het niet op tijd klaar had dan was het nog moeilijker(!) om het in te richten. Uit voorzorg heb ik een consultant geboekt, want ik had geen idee wat er precies moest gebeuren. Toen werd het uitgesteld en en kon ik de consultancy weer annuleren. Toen bleef het stil en bij navraag bij onze account manager werd het eerst deels/controlled available. 

[Carlam]

Ben het helemaal eens dat er zoveel ontwikkelingen zijn, het is niet meer bij te houden.

Het word ook verwacht dat wij het allemaal maar even doen.

Zonder overleg.

Zeker de ongelukkige tijd 1 december en 31 januari.

we hebben ook nog andere dingen te doen dan alleen de ontwikkelingen van Visma Raet in te richten.

[paulsmit]

In de titel staat dat dit specifiek is voor Beaufort Online, kan ik aldus de conclusie trekken dat dit als gebruiker van Gemal en Salarisdossier met een on-premise HR oplossing, géén impact heeft en de huidige 'tegel portaal' behouden blijft, ook na 1 December ??

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Michiel_Kootker , @Jelle - Jeugdhulp Friesland,  @Carlam en @Esmiranda Vermeer ,

Inderdaad er komt een hoop op af jullie als beheerders van Youforce. Vanwege wijzigingen vanuit Visma|Raet, wetgeving en cao's. Allereerst veel respect en begrip voor dat dit veel uitdagingen met zich meebrengt.

Dit soort wijzigingen waren er afgelopen jaren, nu maar ook de aankomende jaren. Denk bijvoorbeeld aan het te verwachte werk als de wetgeving rondom persoonsgebonden mobiliteit in gaat. Er is waarschijnlijk nooit een ideale datum voor dergelijke wijzigingen.

Daarom willen we graag nogmaals benadrukken dat als je niets doet je per 1 december automatisch MijnYouforce applicatie weergave krijgt. In dat geval hoef je (vrijwel) niets te doen. Alleen als je het optimale uit MijnYouforce halen dan moet je de inrichting doen.

Voor die inrichting hebben we geprobeerd je sinds zomer vorig jaar stap voor stap mee te nemen in de ontwikkeling. Maar nu de einddatum van 1 december in zicht komt begrijpen wij dat je inderdaad tijd moet reserveren naast al je andere werkzaamheden om de inrichting te doen. We doen onze uiterste best om met de webinars, checklist, veelgestelde vragen, etc op weg te helpen. Mochten daarin verbeteringen zijn die jouw en alle andere beheerders van Youforce kunnen helpen laat het gerust weten.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @paulsmit,

Inderdaad deze update is specifiek voor HR Core Beaufort Online. Als je op dit moment gebruik maakt van alleen Gemal (ook wel bekend als 'payroll only') of bijvoorbeeld HR Core Beaufort in huis/on premise dan ontvang je later specifieke informatie  over de wijzigingen die voor jullie van toepassing zijn.

Bovenstaande artikel is specifiek bedoeld voor HR Core Beaufort organisaties. 

[Carlam]

Begrijp ik dus goed  uit onderstaande tekst:

Daarom willen we graag nogmaals benadrukken dat als je niets doet je per 1 december automatisch MijnYouforce applicatie weergave krijgt. In dat geval hoef je (vrijwel) niets te doen. Alleen als je het optimale uit MijnYouforce halen dan moet je de inrichting doen.

Dat alles zal blijven werken zoals het nu is ingericht en dat er niemand per 1 december problemen krijgt om te kunnen werken.

Alleen dat we moeten kijken of we het beter en mooier willen inrichten dat we dan wel iets moeten doen voor 1 december 2023?

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Carlam,

Als je niets doet dan krijgen alle Youforce gebruikers op 1 december automatisch Mijn Youforce automatisch de zogenaamde versie van Mijn Youforce 'applicatie weergave/zonder configuratie. Gebaseerd op de autorisaties uit 'toegangsbeheer' en dus niet op basis van de rechten uit het nieuwe 'autorisatiebeheer'.

In dat geval zou je werk waarschijnlijk beperkt blijven tot:

• Informeren van jouw gebruikers dat Youforce er iets anders uit ziet (b.v. in plaats van een grote paarse tegel voor Self Service een iets kleinere blauwe knop voor Self Service)
• Een mogelijke link op jullie eigen intranet naar Youforce updaten naar https://mijn.youforce.com/

Dus dan is het werk beperkt, maar mis je wel alle voordelen van Mijn Youforce die we benoemd hebben op deze pagina.

[Ralph]

Hoi @Remco te Ronde  

Op het moment dat Mijn Youforce applicatie weergave zonder configuratie per 1 december de standaard is, dan is het dus niet meer mogelijk om de inrichting op basis van categorieën (procesweergave) als pilot te gebruiken. Wij zijn nu bezig met een pilot voor medewerker/manager en professional (level 2). Dat proces moet zorgvuldig verlopen. Niet alleen qua inrichting maar zeker ook qua communicatie. Het is al een hele klus om profielen met toegangsbeheer te vertalen naar autorisatiebeheer. Er is veel materiaal aanwezig waarin het een en ander wordt uitgelegd. Daarmee kan ik prima uit de voeten. Kan niet voor anderen spreken. Echter, de werking en mogelijkheden van Mijn Youforce is nog niet optimaal in proces weergave.

De tijd is echt te kort tussen het opzetten van een pilot + volledige inrichting autorisatiebeheer + Mijn Youforce inclusief feedback, evaluatie, aanpassingen tussen nu en geforceerde overgang per 1 december 2023. 

[Remco te Ronde]

Hi @Ralph ,

Bedankt voor de aanvullende vraag/opmerking.

Iedere Youforce beheerder bepaald zelf of je de applicatie weergave of proces weergave gebruikt. Het is dus niet zo dat op 1 december de applicatie weergave "de standaard" is. Maar je kiest inderdaad wel voor óf de "proces-weergave" óf "applicatie-weergave". Je kunt niet een verschillende weergave per gebruiker instellen/autoriseren.

Alleen als je tot aan 1 december als beheerder helemaal niets doet dan krijg je automatisch de applicatie weergave in combinatie met toegangsbeheer. In jullie situatie is dat hoogstwaarschijnlijk niet relevant. Maar er zijn ook kleinere organisaties met b.v. minder dan 100 medewerkers waarbij toevallig ook net de functioneel beheerder uitdienst is en er nog geen vervanger is. Die organisaties zullen vanaf 1 december automatisch de applicatie weergave in combinatie met toegangsbeheer krijgen. Zo kunnen alle medewerkers bij die organisaties vanaf 1 december gewoon blijven werken met Youforce, automatisch in Mijn Youforce applicatie weergave.

Tot slot ervaar je hopelijk dat we als Visma|Raet veel input en ideeën rondom Mijn Youforce & Autorisatiebeheer al hebben kunnen realiseren. Dat blijven we de aankomende maanden doen en natuurlijk ook na 1 december blijven we actief doorontwikkelen. Dus als je een verbeter idee hebt voor Mijn Youforce proces weergave deel deze vooral! Alle ervaringen uit jouw pilot groep helpen bij de verdere ontwikkeling van Mijn Youforce.

[Marianne Hiemstra]

Ik snap dat je ergens een datum moet kiezen voor de omzetting naar mijnyouforce, maar 1 december vind ik geen goed gekozen datum. Voor beheerders, PSA, en HR-afdeling is dit een drukke periode. 1 maart (of 1 april) lijkt me een geschiktere datum ivm nieuwe OSV, verlof, eindejaarswerkzaamheden en de opstart van het nieuwe jaar.

Een mogelijke link op jullie eigen intranet naar Youforce updaten naar https://mijn.youforce.com/    Moet er ook nog iets aangepast worden voor SSO? 

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Marianne Hiemstra,

Inderdaad uit eigen ervaring toen ik beheerder was bij een grote zorgorganisatie weet ik dat december, januari en februari  druk zijn. Hopelijk lukt het je toch om met alle beschikbare informatie en het deelnemen aan de webinars de inrichting te doen voor december.

Wat betreft je vraag rondom Single Sign On, hier hebben we afgelopen jaar inderdaad aan gewerkt om dit makkelijker te maken. Voor Mijn Youforce hebben we nieuwe inlogschermen geïntroduceerd om het voor medewerker, managers en andere gebruikers meer begrijpelijk te maken hoe je moet inloggen. Informatie hierover lees je in de volgende twee nieuwsberichten:

• Nog maar één keer je e-mailadres invullen bij inloggen met Single Sign On op Mijn Youforce
• Nieuwe inlogschermen voor Mijn Youforce

Daarnaast kun je het ook direct testen met je Single Sign On van je eigen organisatie. Ga naar https://mijn.youforce.com/  en log daar in.

[Paul Wevers PZC]

Wat een onhandig gekozen moment.

Ten eerste voor ons als vertrekkende klant worden we nu gedwongen om onze medewerkers in 1 maand twee portalen te laten beheersen.

Ten tweede is dit niet de enige omzetting die gedaan moet worden. Er wordt verwacht dat onze klanten Autorisatiebeheer gaan inrichten en Mijn Youforce gaan inrichten. Naast deze projecten loopt ook nog alle rapportages omzetten naar YF Reporting.

Soms is het echt te veel!

Ten aanzien van ons probleem als vertrekkende klant zal ik dit ook gaan delen met onze Customer Succes Manager.

[Remco te Ronde]

Hi @Paul Wevers PZC,

Wat zonde dat jullie vertrekken net nu alle prachtige zaken als Youforce Reporting, Youforce app en Mijn Youforce beschikbaar zijn. Maar ook als jullie vertrekken naar een andere leverancier zullen we netjes afscheid nemen. Inderdaad jouw CSM-er kan je vertellen hoe we omgaan met jullie organisatie die vertrekt per 31-12-2023.

Succes met de implementatie van de andere HR software. Want kan me voorstellen dat je daar je handen vol aan zult hebben.

[Timo van Son - AAG]

Klopt het dat wanneer Autorisatiebeheer ook maar ergens voor ingezet wordt (Youforce Reporting bijvoorbeeld), dat de aanvullende inrichting van Mijn Youforce uitgevoerd moet worden om Youforce werkend te houden? 

Ik krijg bij controle op een willekeurige omgeving namelijk alleen de via Autorisatiebeheer vrijgegeven applicaties (Youforce Reporting) in beeld, niet de via de Q&A aangegeven inrichting van het huidige bureaublad met alle applicatietegels o.b.v. Toegangsbeheer in de nieuwe Youforce huisstijl.  

Q&A - Workshop - Zorgeloos aan de slag met Mijn Yo... - Visma Community

[Remco te Ronde]

Hoi @Timo van Son - AAG,

Goed dat je het vraag. Zal hieronder toelichting proberen te geven voor zowel 'Youforce Reporting' of 'Youforce app':

De introductie van Mijn Youforce heeft niets veranderd in de autorisaties van functionaliteiten zoals 'Youforce Reporting' of 'Youforce app'. Voor dergelijke onderdelen moest je ten alle tijden al inrichting doen in 'autorisatiebeheer'. 

De meest simpele uitleg voor onderdelen is 'Youforce Reporting' of 'Youforce app' is dat je in 'toegangsbeheer' bepaald welke 'tegel' iemand ziet. In 'autorisatiebeheer' bepaal je wat iemand mag doen. Dus als je in 'toegangsbeheer' de tegel aanzet voor bijvoorbeeld  'Declaraties indienen en controleren (onderdeel van Youforce app)' maar géén rechten geeft in 'autorisatiebeheer' dan ziet iemand wel de ''tegel''. Maar na het klikken erop verschijnt een foutmelding.

Met de introductie van Mijn Youforce hoe je het niet meer op 2 plekken te doen. Dan hoef je bijvoorbeeld voor 'Youforce Reporting' of 'Youforce app' alleen maar de autorisaties vast te leggen in 'autorisatiebeheer'.

[Timo van Son - AAG]

@Remco te Ronde , ik begrijp je toelichting vanuit het perspectief van de Youforce App en Reporting. Wat ik echter bedoel is dat ik in de reguliere Youforce.com diverse applicaties zie, enerzijds gebaseerd op mijn Youforce autorisatieprofiel, anderzijds op Toegangsbeheer en Autorisatiebeheer. En op mijn.youforce.com is dit beperkt tot applicaties vrijgegeven via Autorisatiebeheer: 

Vandaar mijn vraag of, wanneer Applicatiebeheer al ergens voor gebruikt wordt, we gedwongen zijn om Mijn Youforce volledig in te richten omdat de autorisaties op basis van de profielen en/of Portaalbeheer > Toegangsbeheer dan niet meer werken. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Timo van Son - AAG,

Bedankt voor de toelichting.

Je wordt nergens toe 'gedwongen'. Je kunt er voor kiezen om per 1 december gebruik te maken van Mijn Youforce 'applicatie weergave/zonder configuratie. In dat geval zal je vanaf dat moment in Mijn Youforce de ''icoontjes'' zien van alle modules, net zoals je het nu ziet bij het huidige 'Youforce bureaublad met tegels'.

Maar als je op dit moment al veel hebt ingericht voor Youforce Reporting dan heb je waarschijnlijk al nagedacht over de verschillende autorisatiegroepen. Zoals, welke rapporten mag een manager (MGR) zien? Mag de Personeelsadministratie rapporten zien en publiceren? Heeft een secretaresse/teamondersteuner ook rechten op b.v. een medewerker overzicht/verjaardagslijst? Als je inderdaad die inrichting al hebt staan dan hoop ik dat alle informatie op de community en o.a. de  webinars helpen om ook de verdere inrichting van 'autorisatiebeheer' af te maken. Want dan heb je één plek voor al je rechten ('autorisatiebeheer') en hoef je vanaf 1 december nooit meer te kijken naar 'toegangsbeheer'.

Geeft bovenstaande voldoende antwoord op jouw vraag?

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Als jullie het over "Autorisatiebeheer" hebben, bedoelen jullie dan het Autorisatiebeheer welke via het oude Youforce-portaal te benaderen is?

Of bedoelen jullie dan Autorisatiebeheer in MijnYouforce? Ik zie namelijk in de post van @Timo van Son - AAG  een heel ander scherm waar de applicaties ook niet zelf ingeregeld hoeven te worden maar er met iccontjes gewerkt wordt.

Zoals je merkt vind ik het maar heel verwarrend allemaal en hebben we hier deze week een gesprek met onze CSM over. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Maurice van de Pol,

Vervelend dat het verwarrend is. Schroom niet om hulp te vragen, mijn collega's en ik helpen graag bij vragen.

Er is maar één 'autorisatiebeheer'. Je kunt hier komen via inderdaad een 'tegel op Youforce portaal' maar ook via Mijn Youforce. 'Autorisatiebeheer' ziet er als volgt uit:

Als extra aanvulling. Er is ook maar één 'toegangsbeheer'. Hier kun je komen via een 'tegel op Youforce portaal' maar ook via Mijn Youforce. 'Autorisatiebeheer' ziet er als volgt uit:

 

Als je als organisatie kiest voor 'autorisatiebeheer leidend maken' heb je daarna 'toegangsbeheer' nooit meer nodig. Op die manier hopen we dat het daarna duidelijker wordt dat je alleen nog maar 'autorisatiebeheer' nodig hebt.

Hopelijk geeft dit een duidelijk antwoord op jouw vraag.

[Timo van Son - AAG]

@Remco te Ronde als ik jouw reactie goed begrijp. 

1) Uitgangspunt

Autorisatiebeheer is nog niet volledig ingericht en de wens is om per 1 december terug te vallen op de applicatieweergave zonder configuratie.

2) Testresultaat nu

Toegangsbeheer heeft geen effect op Mijn Youforce en de tegels o.b.v. Toegangsbeheer worden niet weergegeven op het nieuwe bureaublad.

3) Resultaat bij livedatum 1 december

Wij doen niets.

V|R activeert Mijn Youforce.

Toegangsbeheer heeft dan wel effect op Mijn Youforce en de tegels o.b.v. Toegangsbeheer worden wel weergegeven op het nieuwe bureaublad.

Klopt dit? Zo ja; waarom werkt de autorisatie via Toegangsbeheer nu nog niet?

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Dank je voor het duidelijke antwoord.

1 aanvullende vraag welke me nu invalt: als een medewerker zijn strook digitaal wil ontvangen dan geven we hem nu via Toegangsbeheer toegang tot de applicatie "Salarisdossier". Wenst een medewerker zijn strook nog steeds op papier te ontvangen* dan laten we de applicatie voor die medewerker (volgens profiel standaard) "ontoegankelijk".

Hoe los ik dat binnen het nieuwe Autorisatiebeheer op? 

*werknemers hebben dat recht nog altijd dus het heeft geen zin om die discussie te voeren of dat duurzaam etc is. 

[Remco te Ronde]

Hi @Timo van Son - AAG,

Je test klopt. Op dit moment is 'autorisatiebeheer' leidend voor de 'icoontjes/tegels' die je ziet op Mijn Youforce. Indien je tot 1 december niet verder gaat met de inrichting van 'autorisatiebeheer' zullen we jouw omgeving omzetten op 1 december in de 'applicatieweergave met toegangsbeheer'.

Met een praktisch voorbeeld uitgelegd, als je nu in 'autorisatiebeheer' aan je eigen gebruiker een andere module toevoegt (b.v. Self Service) en ververst je https://mijn.youforce.com/ zie je direct het 'icoontje/tegel' van Self Service. Omdat op dit moment de 'icoontje/tegels' die je ziet in Mijn Youforce worden bepaald door 'autorisatiebeheer'.  

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Inderdaad medewerkers hebben altijd nog recht om een papieren salarisstrook te ontvangen. Of iemand deze op papier ontvangt leg je vast in HR Core Beaufort. Dat bepaald of er een salarisstrook wordt geprint.

Uit jouw reactie begrijp ik dat je er daarnaast tot nu toe dan voor kiest om 'Salarisdossier - Medewerker (GEMAL)' op "ontoegankelijk" te zetten. Een prima werkwijze, maar als een medewerker kiest om zijn/haar salarisstrook op papier te krijgen dan hoef je hem/haar niet het recht te ontnemen om deze ook digitaal te kunnen zien.

Daarom is het advies in het nieuwe autorisatiebeheer het recht 'Medewerker dossier' met recht 'Toegang tot salarisdossier' toe te kennen aan 'alle gebruikers'  of 'alle medewerkers'. Net wat past binnen jullie organisatie. Dan krijgt deze medewerker zijn salarisstrook per post, maar kan hem ook bekijken via Mijn Youforce en/of de Youforce app. Daarmee borg je het wettelijke recht van de medewerker om de salarisstrook op papier te krijgen. 

[Debbie Millenaar]

De datum van livegang op 1 december is ook voor ons ontzettend onhandig gekozen:

• Op livegang datum zijn alle ondersteunende afdelingen druk bezig om de salarisverwerking van december op tijd klaar te krijgen
• Meerdere nieuwe modules binnen de Visma|raet omgeving (reporting, cao wijzigingen, autorisatiebeheer), maar ook wijzigingen in de eigen organisatie. Alles komt tegelijk.
• Indien we overgaan op de applicatiegerichte inrichting, dan zullen we toch autorisatiebeheer moeten inrichten. Dat moet goed en zorgvuldig gebeuren. Het oude toegangsbeheer werkt niet (zie opmerking van @Timo van Son - AAG op de community)
• Vergeet niet dat het niet alleen het inrichten van de nieuwe omgeving is wat tijd kost, maar ook het aanpassen van instructies, intranet, communicatie, intern testen, enz. kost tijd.

Ons voorstel is om na 1 februari 2024 de verplichte overgang door te zetten zodat iedereen tijd heeft om het jaar goed over te komen.

[Remco te Ronde]

Goedemiddag @Debbie Millenaar, 

Bedankt voor je opmerkingen en het delen van je zorgen. Ik zal proberen ze puntsgewijs te antwoorden

• Mijn Youforce in applicatieweergave op basis van toegangsbeheer werkt gelukkig wel. Enkele organisaties die Youforce gebruiken maar geen gebruik kunnen maken van 'Autorisatiebeheer' hebben dit al in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die nog HR Core Beaufort 'on premise' gebruikt. Mijn Youforce applicatie weergave met toegangsbeheer is dus een functionaliteit die al in gebruik is bij sommige organisaties.
• In eerdere reacties heb ik laten weten begrip te hebben voor het vele werk dat beheerders van Youforce verzetten. Maar ook aangegeven dat dit vermoedelijk de aankomende maanden en jaren niet rustiger wordt. Zo kan er ook begin 2024 van alles op jullie afkomen waarvan de impact nu lastig te bepalen is. Bijvoorbeeld omdat een CAO afloopt per 31-12-2023 (zoals de CAO Gemeenten) en mogelijk weer nieuwe  regelgeving introduceert per 01-01-2024. Of bijvoorbeeld de werkgebonden personenmobiliteit die mogelijk bij jullie organisatie tijd vergt begin 2024. Een ideaal moment om overgang te bepalen is daarom haast ondoenlijk.
• De datum 1 december is de uiterste datum. Je kunt natuurlijk ook eerder over als december niet past met jullie salarisverwerking.
• Naast de inrichting is de communicatie naar medewerkers inderdaad een belangrijk aspect. Hopelijk helpen onze checklist, quick reference cards en video's op weg. En jullie vaste CSM-er (Dani) kan ook altijd meedenken over de interne communicatie binnen jullie organisatie.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde In de Workshop Autorisatiebeheer van 13 juni wordt in minuut 38 naar HR voor anderen gegaan. Ik heb die optie echter (net als de optie Persoonlijk) niet bovenin staan. Waar kan ik dit inrichten?

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Dat is een beetje afhankelijk van je autorisaties. Maar hopelijk kan ik je op weg helpen. Wat je ziet op  https://mijn.youforce.com/ is afhankelijk van je rechten in 'autorisatiebeheer'. Vermoedelijk heb nog geen rechten op een module die wordt getoond op 'HR voor anderen' of 'Persoonlijk'.

Het meest eenvoudige voorbeeld is Self Service. Zorg dat jouw gebruiker in autorisatiebeheer de volgende 2 rechten heeft:

• Self Service - Toegang tot Self Service Medewerker
• Self Service - Toegang tot Self Service voor anderen

Ga vervolgens via Beheer naar Configuratie Links Mijn Youforce. Maak daar op HR voor andere een categorie aan (b.v. 'contract mutaties') en koppel daar het proces 'Self Service' aan. Maak daarna bij Persoonlijk ook een categorie aan (b.v. 'contract en dossier') en koppel daar ook het proces 'Self Service' aan. 

Met bovenstaande rechten en gekoppelde processen zou jouw gebruiker vanaf dat moment 'HR voor anderen', 'Persoonlijk' en 'Beheer' moeten hebben.

Wil je even laten weten of het met bovenstaande instructie is gelukt?

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Bedankt voor de info maar bedoel je daarmee dat ik mijn rechten van "Policy management CEA-nr" moet aanpassen? Want aan die laatste ben ik als gebruiker (met mijn IC-nummer en dus als beheerder) gekoppeld.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Ik heb in de tussentijd al gevonden dat de term Policy Management verouderd is en ik heb die autorisatie gewijzigd in Autorisatiebeheer. 

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Inderdaad het toevoegen van de rechten aan die groep zal helpen. Dat is de snelste oplossing.

Maar de naam "Policy management CEA-nr" klinkt voor mij onduidelijk. Ik zou je adviseren om een nieuwe autorisatie aan te maken. Bijvoorbeeld met de naam 'Rechten functioneel beheer'. Daar stop je dan alle relevante rechten voor jouw IC-nummer (en wellicht die van je collega) in. Een voorbeeld ter inspiratie kan je vinden in:

Is er een voorbeeld beschikbaar van de meest gebruikelijke autorisaties in 'Autorisatiebeheer'?

Het meest duidelijke voor jezelf is om de autorisaties zo'n duidelijk mogelijke naam en omschrijving te geven.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Ik heb de 2 Self Service-rechten toegekend en vervolgens schrijf je "Ga vervolgens via Beheer naar Configuratie Links Mijn Youforce." Ik heb die optie echter niet. Hoe kan ik dit regelen?

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Zie inderdaad in je schermafbeelding dat je nu al wel de weergave/tabblad ''Applicaties'' hebt.

Je gebruiker moet, in autorisatiebeheer, het recht hebben op: 

Mijn Youforce - Configuratie links

Als je dat recht hebt kun je in Beheer het beste zoeken op 'Configuratie links Mijn Youforce' zoals hieronder:

Als je de stappen uit de eerde antwoord uitvoert is het ook nog even belangrijk om te zorgen dat je de procesweergave aan staat. Dat is dit vinkje bovenaan:

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Thnx! Het is gelukt.  Fijne avond!

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Aangezien je in het nieuwe Autorisatiebeheer bepaalde medewerkers aan rollen in HR-Core/Beaufort koppelt, zijn er straks dan nog wel zogenaamd professionals die met een IC-nummer moeten inloggen? Bijvoorbeeld onze HR-medewerkers hebben allemaal 2 accounts: ze loggen als werknemers/manager met een R-nummer in en als professional met een IC-nummer. Maar aangezien ze nu gekoppeld zijn aan de rol HR-advies welke vervolgens in Autorisatiebeheer aan rechten verbonden zijn zou dat volgens mij niet meer nodig zijn? Maar wellicht mis ik iets in mijn gedachtegang.  

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Het komt inderdaad voor dat een medewerker in het  verleden twee accounts heeft gekregen (zowel IC-nummer als R-nummer). Er waren verschillende redenen om dat in het verleden te doen. Drie hele bekende voorbeelden zijn:

• Lang lang geleden (b.v. 15 jaar geleden nog voor de digitale salarisstroken) hadden medewerkers geen toegang tot Youforce. Alleen Salarisadministrateurs/Beheerders hadden toegang en kregen toen een IC-account
• Als je voor het eerst klant wordt van Visma|Raet krijgt de salarisadministrateur al in de zomer voor de live-gang toegang tot Youforce. Veelal is er op dat moment nog géén import gedaan vanuit het oude HR-pakket naar HR Core Beaufort. In dat geval krijgt de salarisadministrateur (tijdelijk) een IC-account. In sommige gevallen wordt er later besloten dat de salarisadministrateur het zelf fijner vindt om 2 accounts te houden.
• HR-professionals vinden het niet fijn als ze thuis op hun privé laptop inloggen om een eigen declaratie te doen om te zien dat er nog veel werk ligt te wachten, bijvoorbeeld in Te doen

Functioneel gezien was is er maar één situatie waarbij je op dit moment 2 accounts nodig hebt. Dit is als je in Self Service zowel 'medewerker', 'manager' als 'professional' bent. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij de teamleider van de salarisadministratie. Hij/zij is leidinggevende over 5 salarisadministrateurs (dus manager), zelf indienst (dus medewerker) maar helpt ook actief mee in het fiatteren van workflows (dus ook professional). Alleen in een dergelijk voorbeeld is het noodzakelijk om zowel een IC-nummer als R-nummer. In alle andere situaties (b.v. een recruiter, HR-medewerkers etc.) kan je functioneel gewoon met één account werken.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Sorry dat ik je weer lastig val maar tot nu toe is dit de enige manier dat ik steeds iets verder kom (maar inmiddels heb ik hier al 10 uren werk in zitten terwijl het max. 1 dag zou kosten).

Ik heb de autorisaties ingericht maar als ik in Mijn.youforce kijk dan kan ik hetgeen waar ik me voor geautoriseerd heb vinden behalve Personeelsdossier, Salarisdossier en Performance Management. Ik vind deze ook niet in de selectielijst onder Beheer. Als ik vervolgens het schuifje procesweergave uitzet dan verschijnen de icoontjes van die 3 categorieën wel weer maar dan mis ik de icoontjes voor bijvoorbeeld Loon-, pensioenaangifte en betaalmanager. 

Hoe los ik dit op?

[Remco te Ronde]

Hi @Maurice van de Pol,

Samen hebben we even gekeken. Maar toch even voor degene die meelezen. Als je de voorbeelden uit het kennisartikel 'Best Practice Mijn Youforce' volgt  zie je welke categorieën Visma|Raet logisch vindt voor bijvoorbeeld  Personeelsdossier, Salarisdossier en Performance Management.  Als je de categorieën aanmaakt en de daarna de processen koppelt kan je er gebruik van maken.

[Sylvia van Horick]

Wanneer ik inlog als medewerker mis ik links bovenin het tabje beheer. Deze was vorige week nog wel aanwezig. Hoe komt dit?

[Remco te Ronde]

Hi , 

Dat kan inderdaad kloppen. Als je inlogt als 'medewerker' en je hebt geen rechten op een proces vanuit 'HR voor anderen' of 'Beheer' dan worden de kopjes niet getoond. Dat zou alleen maar verwarrend zijn.

Als jij één account hebt als zowel 'medewerker' en 'beheerder' dan zou je de kopjes wel beiden zien. Maar dan zijn er wel 2 belangrijke voorwaarden om het kopje 'beheer' te zien, namelijk:

1. Je moet in Autorisatiebeheer toegang hebben tot één of meerdere rechten die onder 'beheer' vallen (de volledige beschrijving vind je in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?
2. Je zult, als je enkel en alleen inlogt met je medewerker-account, bepaalde links onder beheer niet zien. Dit zijn zogenaamde 'extra beveiligde modules'. Dit staat beschreven in Extra beveiliging voor professionals in Mijn Youforce. Wil je die onderdelen toch kunnen gebruiken/z...Pas nu zelf de instellingen aan voor SSO voor Professionals

[Sylvia van Horick]

@Remco te Ronde bij medewerkers waren onder het tabje beheer eerder de mappen 'te doen en 'gedaan' uit Self Service zichtbaar. Waar kunnen werknemers deze nu terugvinden?

[Christiaan Sluis]

@Sylvia van Horick Dat Gedaan en Archief onder Beheer zichtbaar waren was niet de bedoeling en dit hebben wij inmiddels aangepast. Voor de medewerkers kan je dit als zijnde een proceslink, gewoon toevoegen aan een categorie in Persoonlijk onder Configuratie links Mijn Youforce.