Opschonen van inactieve gebruikers

[#1]

‘Opgeruimd staat netjes’ en dat geldt ook voor systemen. Gebruikers komen en gaan in organisaties en het is zaak om deze op te schonen om op deze manier Youforce overzichtelijk, beheerbaar en compliant te houden. 

Hoe kan je dat doen? 

Wanneer een account niet langer gebruikt wordt, kan je in Individueel Gebruikersbeheer of via de bulk optie Groepsgewijs gebruikers verwijderen gebruikers opschonen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een medewerker al langere tijd uit dienst is, een consultant of externe adviseur de werkzaamheden heeft afgerond of als je testgebruikers hebt aangemaakt die nu niet meer gebruikt worden. 

Je kunt in Individueel Gebruikersbeheer de gebruiker opzoeken (via Portaal Beheer - Gebruikersbeheer of door in Mijn Youforce onder het tabblad Beheer te zoeken naar Individueel gebruikersbeheer). Onderin staat een knop Verwijderen. Als je hierop klikt krijg je nog een extra melding met een waarschuwing dat je de gebruiker gaat verwijderen. Als je de gebruiker wilt verwijderen, klik je op OK en wordt het proces voor verwijdering gestart. 

Je hebt ook de mogelijkheid om gebruikers in bulk te verwijderen.Volg hiervoor de stappen en instructies in de wizard Groepsgewijs gebruikers verwijderen, te benaderen via Portaal Beheer - Gebruikersbeheer of door in Mijn Youforce onder het tabblad Beheer te zoeken naar Groepsgewijs gebruikers verwijderen. Let op, certificaat gebruikers worden niet verwijderd via deze wizard.

Waarom regelmatig opschonen? 

Als organisatie ben je zelf verantwoordelijk voor de gebruikers en het onderhouden daarvan Daarom vragen we je om zelf de gebruikers op te schonen, we zien dat niet iedereen dit doet.

Doe je dit al wel? Super, blijf dit vooral ook doen. Doe je dit nog niet, dan vragen we je dit op te gaan pakken en dit onderdeel te laten worden van jullie maandelijkse of jaarlijkse Youforce onderhoudsprocedures.

[Theo Vermeulen - Amarant]

@Berenice

Dankjewel voor deze update.

Even een vraag, als je deze gebruikers verwijderd ( bijv. de IC..... gebruikers ) blijven de logging van de diverse acties ( dus bijv. autorisatiewijzigingen, inlogpogingen e.d. ) dan ook bewaard? 

Om te voldoen aan de AVG moeten wij dit namelijk wel kunnen inzien. ( voorheen zorgde het verwijderen van een Youforce gebruiker er namenlijk voor dat deze logging niet meer te raadplegen was, zou dus fijn zijn als jullie dit opgelost hebben ).

Theo Vermeulen

[AngelaHeins-denHoedt]

@Berenice 

Dit is ook waarom wij de gebruikers niet verwijderen. Nu blokkeer ik de IC gebruikers, maar eigenlijk zouden we een einddatum willen. Zodat dit ook inzichtelijk kan worden voor de AVG. 

[cvanstijn]

@Berenice Is het ook mogelijk dat als je gebruikers opschoont dat je dan ook gelijk inzichtelijk kunt krijgen welke gebruikers met certificaat niet worden verwijderd? Dat je deze dan alsnog handmatig kunt verwijderen? Je krijgt nu namelijk alleen een getal in beeld:

Ik weet dat je het via onderstaande kunt oproepen, maar dan dien je iedereen na te gaan.