Volgende stap nieuwe inloggen “Youforce medewerkers en managers” (level 1)

[#1]

Voor medewerkers en managers is het nieuwe inloggen al geruime tijd in gebruik. We gaan nu de volgende stap zetten en de actieve doorverwijzing van login.youforce.biz naar portal.youforce.com stopzetten.

Per wanneer?

30 juni 2023 zullen wij na 18.00 de aanpassing doorvoeren, zodat per 1 juli de doorlink niet meer beschikbaar is.  

Het stopzetten van het doorverwijzen brengt een aantal consequenties met zich mee:

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com.
2. Automatisch mails versturen nieuwe gebruikers oude manier van inloggen
3. Aanpassen van activatiemail/ welkomstmail

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in deze consequenties en geven we aan of je actie van je verwacht wordt.

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com

Op dit moment wordt je actief doorverwezen van login.youforce.biz naar portal.youforce.com. Dit gaan we stopzetten. Gebruikers die in willen loggen via login.youforce.biz worden niet meer automatisch doorverwezen naar portal.youforce.com. Zij krijgen wel een melding te zien waarin verwezen wordt naar portal.youforce.com. 

Dit scherm zal niet meer zichtbaar zijn wanneer  je in wilt loggen op login.youforce.biz.

Jouw actie

• Pas eventueel snelkoppelingen en verwijzingen in documentatie aan

• Laat medewerkers en/of managers inloggen via portal.youforce.com 
• Of log in via de https://www.vismaraet.nl/inloggen/

2. Emails versturen nieuwe gebruikers

In de praktijk zien we dat veel klanten op dit moment nog gebruik maken van het automatisch laten versturen van mails naar nieuwe gebruikers vanuit Portaal Beheer. In deze mail staat ook nog een verwijzing naar de oude URL: login.youforce.biz. 

Het is de bedoeling dat activatie mails alleen nog verstuurd worden via Youforce Account Beheer. 

Jouw actie

• Als de oude activatie mails nog automatisch verstuurd worden, kan dit uitgezet worden in Portaal Beheer. Ga vervolgens naar Gebruikersinstellingen en Gebruikersinstellingen beheren. Bij Instellingen gebruikers zonder certificaat staat de optie ‘E-mails met inlog links voor eerste aanmelding versturen naar nieuwe geactiveerde gebruikers’. Zorg ervoor dat deze uitgevinkt staat. 

• Maak een keuze of je vanuit Youforce Account Beheer of je automatisch activatie mails wilt laten versturen.

3. Aanpassen van activatiemail / welkomstmail

Bij het oude inloggen was het mogelijk om de tekst van de activatiemail aan te passen. Deze werd dan gebruikts als welkomstmail. We hebben geconstateerd dat een aantal klanten deze mails ook gebruikt als een onboarding email met hierin handige linkjes voor de nieuwe medewerker. Bij het nieuwe inloggen is het niet meer mogelijk om deze tekst aan te passen. De nieuwe mail ziet er als volgt uit:

Alternatieven voor welkomstmail

We begrijpen dat deze verandering impact heeft op de huidige werkwijze. Hieronder een aantal alternatieven, zodat je nog steeds de nieuwe medewerkers van informatie kunt voorzien. 

1. Self Service workflow met een mail naar de nieuwe medewerker
2. Appical onboarding tool
3. Onboarding mails via ICT / active directory (AD)

1. Self Service workflow

In Self Service kun je een workflow aanmaken met bijvoorbeeld de naam: ‘Mail versturen nieuwe medewerker’. In de workflow geef je aan dat er een mail verstuurd moet worden naar een nieuwe medewerker. In deze mail / template  kan je al je informatie kwijt voor de nieuwe medewerker, zonder dat je de medewerkers naar de oude manier van inloggen verwijst. 

Via Actieve signalering Start workflow kun je inrichten dat deze workflow automatisch wordt opgestart. Dit kan alleen als je HR Core Online gebruikt. Deze workflow kun je als applicatiebeheerder zelf inrichten en beheren. Indien gewenst kun je consultancy aanvragen om je hiermee te helpen. 

2. Appical onboarding tool

We hebben ook de samenwerking met ons Visma zusje Appical. Met deze  onboarding tool begint de nieuwe medewerker al voor de eerste werkdag met onboarden, en geeft nieuwe werknemers een vliegende start. Of ze nu thuis, op kantoor of hybride werken.

Wil je hier meer informatie over? Kijk dan op onze website: Klaar voor de toekomst met hét onboarding platform of neem contact op met je Customer Success Manager.

3. Onboard mails via ICT

Wat ook mogelijk is, is dat er vanuit ICT middels een active directory (AD) informatie wordt verstrekt aan nieuwe medewerkers. Neem hiervoor contact op met jullie ICT afdeling en vraag bij hen na wat de mogelijkheden zijn. 

Jouw actie

Kies alternatief