Volgende stap nieuwe inloggen “Youforce medewerkers en managers” (level 1)

[#1]

Voor medewerkers en managers is het nieuwe inloggen al geruime tijd in gebruik. We gaan nu de volgende stap zetten en de actieve doorverwijzing van login.youforce.biz naar portal.youforce.com stopzetten.

Per wanneer?

30 juni 2023 zullen wij na 18.00 de aanpassing doorvoeren, zodat per 1 juli de doorlink niet meer beschikbaar is.  

Het stopzetten van het doorverwijzen brengt een aantal consequenties met zich mee:

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com.
2. Automatisch mails versturen nieuwe gebruikers oude manier van inloggen
3. Aanpassen van activatiemail/ welkomstmail

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in deze consequenties en geven we aan of je actie van je verwacht wordt.

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com

Op dit moment wordt je actief doorverwezen van login.youforce.biz naar portal.youforce.com. Dit gaan we stopzetten. Gebruikers die in willen loggen via login.youforce.biz worden niet meer automatisch doorverwezen naar portal.youforce.com. Zij krijgen wel een melding te zien waarin verwezen wordt naar portal.youforce.com. 

Dit scherm zal niet meer zichtbaar zijn wanneer  je in wilt loggen op login.youforce.biz.

Jouw actie

• Pas eventueel snelkoppelingen en verwijzingen in documentatie aan

• Laat medewerkers en/of managers inloggen via portal.youforce.com 
• Of log in via de https://www.vismaraet.nl/inloggen/

2. Emails versturen nieuwe gebruikers

In de praktijk zien we dat veel klanten op dit moment nog gebruik maken van het automatisch laten versturen van mails naar nieuwe gebruikers vanuit Portaal Beheer. In deze mail staat ook nog een verwijzing naar de oude URL: login.youforce.biz. 

Het is de bedoeling dat activatie mails alleen nog verstuurd worden via Youforce Account Beheer. 

Jouw actie

• Als de oude activatie mails nog automatisch verstuurd worden, kan dit uitgezet worden in Portaal Beheer. Ga vervolgens naar Gebruikersinstellingen en Gebruikersinstellingen beheren. Bij Instellingen gebruikers zonder certificaat staat de optie ‘E-mails met inlog links voor eerste aanmelding versturen naar nieuwe geactiveerde gebruikers’. Zorg ervoor dat deze uitgevinkt staat. 

• Maak een keuze of je vanuit Youforce Account Beheer of je automatisch activatie mails wilt laten versturen.

3. Aanpassen van activatiemail / welkomstmail

Bij het oude inloggen was het mogelijk om de tekst van de activatiemail aan te passen. Deze werd dan gebruikts als welkomstmail. We hebben geconstateerd dat een aantal klanten deze mails ook gebruikt als een onboarding email met hierin handige linkjes voor de nieuwe medewerker. Bij het nieuwe inloggen is het niet meer mogelijk om deze tekst aan te passen. De nieuwe mail ziet er als volgt uit:

Alternatieven voor welkomstmail

We begrijpen dat deze verandering impact heeft op de huidige werkwijze. Hieronder een aantal alternatieven, zodat je nog steeds de nieuwe medewerkers van informatie kunt voorzien. 

1. Self Service workflow met een mail naar de nieuwe medewerker
2. Appical onboarding tool
3. Onboarding mails via ICT / active directory (AD)

1. Self Service workflow

In Self Service kun je een workflow aanmaken met bijvoorbeeld de naam: ‘Mail versturen nieuwe medewerker’. In de workflow geef je aan dat er een mail verstuurd moet worden naar een nieuwe medewerker. In deze mail / template  kan je al je informatie kwijt voor de nieuwe medewerker, zonder dat je de medewerkers naar de oude manier van inloggen verwijst. 

Via Actieve signalering Start workflow kun je inrichten dat deze workflow automatisch wordt opgestart. Dit kan alleen als je HR Core Online gebruikt. Deze workflow kun je als applicatiebeheerder zelf inrichten en beheren. Indien gewenst kun je consultancy aanvragen om je hiermee te helpen. 

2. Appical onboarding tool

We hebben ook de samenwerking met ons Visma zusje Appical. Met deze  onboarding tool begint de nieuwe medewerker al voor de eerste werkdag met onboarden, en geeft nieuwe werknemers een vliegende start. Of ze nu thuis, op kantoor of hybride werken.

Wil je hier meer informatie over? Kijk dan op onze website: Klaar voor de toekomst met hét onboarding platform of neem contact op met je Customer Success Manager.

3. Onboard mails via ICT

Wat ook mogelijk is, is dat er vanuit ICT middels een active directory (AD) informatie wordt verstrekt aan nieuwe medewerkers. Neem hiervoor contact op met jullie ICT afdeling en vraag bij hen na wat de mogelijkheden zijn. 

Jouw actie

Kies alternatief 

[MarvinTergooi]

 login.youforce.biz gebruiken wij al een poos niet meer. Wij maken gebruik van onze eigen SSO. Medewerkers loggen in via youforce.raet.com. Blijft dit zo of wijzigt dit? 

[Sabine Koelewijn]

@MarvinTergooi Wij adviseren om medewerkers in te laten loggen met portal.youforce.com. Zie daarvoor ook het volgende bericht: Aankondiging Youforce inloggen medewerker.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn Ik had dezelfde vraag als @MarvinTergooi . In het bericht dat je aanhaalt wordt gezegd, dat de url's voor de sso worden omgeleid. In bovenstaand bericht wordt het stoppen van de omleidingen aangekondigd. Een terechte vraag wat dit betekent voor de inrichting van de sso. Kun je daarop antwoord geven?

[Sabine Koelewijn]

@Gea Bussink-Veerbeek Het automatisch onboarden naar het nieuwe inloggen wanneer je naar login.youforce.biz gaat, gaan we stopzetten. Dus  vanaf login.youforce.biz kan je niet meer inloggen. Wanneer medewerkers naar youforce.raet.com gaan worden zij wel nog doorverwezen naar portal.youforce.com en kunnen zij inloggen. 

Het advies is wel om dit aan te passen naar portal.youforce.com.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Sabine Koelewijn dit is nog steeds geen antwoord op onze vraag. Wij maken gebruik van sso via SAML. Medewerkers komen niet op de inlogpagina's. Moet er aan de inrichting van SAML nog iets in de URL's worden gewijzigd als gevolg van deze wijziging? En zo ja, kan er dan een duidelijk instructie komen voor onze ICT-afdeling wat ze moeten aanpassen en waar ze dat moeten doen. En dat mag dan ook duidelijk in de community worden gecommuniceerd, zodat alle sso-gebruikers hiervan op de hoogte worden gesteld. Nu lijkt het of er geen actie nodig is en het zou erg vervelend zijn als op 1 juli niemand meer in Youforce kan komen, omdat de inrichting van SAML niet is aangepast.

[RKnol]

@Sabine Koelewijn Kan het zijn dat Youforce het geforceerd heeft dat gebruiker zonder active account een activatiemail hebben ontvangen? Ik heb plotseling allemaal mensen die vragen of dit spam is. Ik kan ook niet vinden dat Raet dit heeft aangekondigd om de activatiemail te forceren. tijdstip van versturen is 31-3-2023, 11:55:00

Excuus. het is bij ons intern gebeurd en het is al duidelijk bij ons. geen reactie.

[Sabine Koelewijn]

@RKnol Geen probleem. Fijn dat het duidelijk is in ieder geval. 

[Sabine Koelewijn]

@Gea Bussink-Veerbeek , excuus ik heb je reactie over het hoofd gezien. Zowel de url portal.youforce.com als youforce.raet.com blijven op dit moment gewoon benaderbaar, dus als deze url's gebruikt worden via SAML dan is er niks aan de hand. Wij zullen aan een kennisartikel gaan werken waarin we beschrijven hoe de url's gewijzigd kunnen worden. Maar voor nu his er geen actie vereist.