Zoeken met behulp van AI - Optimaliseer nu je workflows!

[#1]

Binnenkort introduceren we een slimme nieuwe functie in Mijn Youforce die het zoeken naar processen een stuk efficiënter en intuïtiever zal maken: zoeken met behulp van AI.

Wat houdt dit precies in?
Tot nu toe zocht je in Mijn Youforce op basis van letterlijke tekst. Met de komst van AI gaat de zoekbalk verder dan dat. De nieuwe functionaliteit begrijpt de betekenis achter jouw zoektermen en toont ook resultaten die inhoudelijk relevant zijn, zelfs als de exacte woorden niet volledig overeenkomen. In de bijlage is ook een bestand toegevoegd met uitleg rondom de AI die we gebruiken en hoe het precies werkt. 

Goede data = betere resultaten

De kracht van AI zit in de data waarmee het getraind is. Om ervoor te zorgen dat de AI-zoekfunctie in Mijn Youforce optimaal presteert, is het essentieel dat we met z'n allen zorgen voor kwalitatieve en duidelijke data. Dit betekent dat we jullie willen vragen om de namen van de workflows kritisch te bekijken en het toevoegen van toelichtingen op workflows in Self Service: 

Herzien van de namen van jullie workflows:

• Zijn deze helder en begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie? 
• Weet een nieuwe collega direct wat de workflow inhoudt op basis van de naam?

Toevoegen toelichting op workflows in Self Service

Naast duidelijke namen raden we ten zeerste aan om toelichtingen toe te voegen aan jullie workflows in Self Service. Deze toelichtingen geven extra context en helpen de AI om de juiste resultaten te tonen tijdens het zoeken.

Om jullie hierbij op weg te helpen, hebben we vanuit onze Best Practice alvast een aantal voorbeelden van toelichtingen toegevoegd. Deze kan je vinden in de bijlage. 

Wanneer komt de Zoeken met behulp van AI beschikbaar?
Op dit moment loopt er een pilot met een aantal klanten. Hier hebben we mooie feedback van terug gekregen. We zetten nog de laatste puntjes op de i en dan zijn we klaar om het zoeken met behulp van AI uit te rollen. 

Heb je vragen? Laat het weten in de comments hieronder! Samen maken we Mijn Youforce nog beter.

[Lonneke van der Aar]

Goedemorgen @Lotte van Dijk ,

Als je het hebt over de toelichting in de workflow bedoel je dan dit veld?

Wij gebruiken dit nu voor info voor de beheerders, maar dat moet dan aangepast worden naar info voor de medewerkers/managers?

[Henk1]

Dag @Lotte van Dijk 

Wij gebruiken het veld Toelichting in de workflow altijd voor beheerstechnische zaken zoals versie historie of opmerkingen van en voor de ontwikkelaar. Naar mijn weten wordt dit veld ook niet aan de gebruiker getoond.

Waarom is er niet voor gekozen om een nieuw veld te maken waar deze AI zoekmachine gebruik van maakt?  

[Lotte van Dijk]

Hallo @Lonneke van der Aar & @Henk1,
 

Bedankt voor jullie reacties. Het klopt dat ik het hierbij het toelichtingen veld bij de workflow bedoel die Lonneke in de printscreen toont.  Mocht het veld veel beheerdersinformatie bevatten, dan kan dat wel zorgen voor minder goede resultaten tijdens het zoeken voor medewerkers en managers. 

Wellicht kan je het qua werkwijze iets aanpassen, zoals: zodra een workflow definitief is, is de interne beheerdersdocumentatie niet meer direct relevant in dit veld. Zou het dan een optie zijn om de functie van dit veld aan te passen naar een goede toelichting rondom de workflow zodat het ten goede komt aan de zoekfunctionaliteit?

Wat betreft de versies benoemen in de toelichting zoals:  V1 of V2, dat lijkt mij inderdaad geen impact te hebben op de werking van het zoeken, zolang er maar een duidelijke omschrijving van de workflow in staat. 

Groeten Lotte

[Timo van Son - AAG]

@Lotte van DijkNet mijn reactie getypt maar die wordt als spam verwijderd. Ik weet niet waarom maar ik begin ook niet meer overnieuw. 

In het kort: Ook hier dient dat veld als toelichting voor de beheerders met allerlei irrelevante informatie, datumvelden en TOPdesk verwijzingen waar een AI tool voor de medewerker niets in te zoeken heeft. Daarom wil ik 3 dingen weten:

1) Gaat iedereen automatisch over, net als de AI assistent bij Verzuim?

2) Wat is de deadline?

3) Hebben jullie er überhaupt bij stilgestaan dat er niet eens te rapporteren is op het veld dat jullie gaan gebruiken? Zonder een workflow open te klikken weet je niet of het veld in gebruik is. Het is een hoop handwerk.

[Lotte van Dijk]

Hallo @Timo van Son - AAG , 

Ik denk dat het allereerst heel belangrijk is om te weten dat ook al zijn de beschrijvingen niet up-to-date, de zoekbalk met AI niet direct onbruikbaar is. Ook met wat minder goede toelichtingen zal de zoekbalk nog steeds goede resultaten teruggeven. 
Echter, als jij jouw gebruikers of die van jullie klanten optimale en extra goede resultaten wil geven, dan is het van belang dat je de toelichtingen gebruikt met goede beschrijvingen. 

Om het makkelijk te maken is er een lijstje toegevoegd met beschrijvingen die je eventueel kunt begrijpen. 
Het bericht van livegang zal deze week online komen en we proberen altijd in ieder geval een week van te voren te communiceren wanneer de nieuwe functionaliteit live gaat. 

En het klopt dat je niet kan zien of de toelichting is ingevuld maar als ik jouw bericht goed begrijp zijn deze voor alle workflows in ieder geval niet ingevuld zoals gewenst voor het zoeken.
Toch zijn er wellicht manieren die zouden kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan: Is de workflow nog actief? Is deze uitgesloten van het startmenu.  Je kan natuurlijk altijd het inrichtingsdocument raadplegen om hierin een schifting te maken.
Stappen die ik nam toen ik onze omgeving ging updaten: 
1. Download je het inrichtingsdocument
2. filter op alle actieve workflows
3. filter de uitsluiten startmenu eruit
4. voel de beschrijvingen in je sheet toe per workflow

5. Voeg nu in self service 1 voor 1 de toelichtingen in. Makkelijk kopieren en plakken vanuit je sheet. 

Verder heb ik jou persoonlijk gemaild en kunnen we het daar verder oppakken. 

Groeten Lotte

[Annemarie van der Geest]

Hoi Lotte,

Ik lees in Vanaf 10 juni: Zoeken met behulp van AI in Mijn Yo... - Visma Community o.a. het volgende:

Voorbeeld: Wanneer je nu zal zoeken op 'vervoersmiddel', krijg je bijvoorbeeld het resultaat 'fiets' (het proces voor de fietsregeling). 

Als ik nu zoek op vervoersmiddel krijg ik niet het resultaat fiets.

Of bedoel je met 'nu', vanaf 10 juni?

De zoek-AI gaat kijken naar informatie in het veld Toelichting. Wat zijn de andere bronnen voor de zoek-AI?

Alvast hartelijk dank!

Groet,

Annemarie

[Lotte van Dijk]

Hallo @Annemarie van der Geest, 

Ik bedoelde inderdaad vanaf 10 juni. Het voorbeeld was vooral bedoeld om te laten zien dat de AI ook kijkt naar de betekenis van een woord, en niet alleen naar de exacte tekst.

Goede vraag! Ik zal proberen het zo duidelijk mogelijk uit te leggen:

Allereerst wordt er gekeken of er een tekstuele match is op de naam of op de zoekwoorden die door Visma Raet zijn ingevuld.

Vervolgens beoordeelt de AI of de betekenis van de zoekterm overeenkomt met de naam, de zoekwoorden of de toelichting. Als er op basis van interpretatie een match wordt gevonden, dan worden ook die resultaten getoond.

In het geval van de toelichting wordt dus niet op tekst, maar alleen op betekenis gezocht.

De volgorde waarin resultaten worden getoond, is als volgt:

1. Resultaten met een tekstuele match.
2. Aanvullende resultaten waarvan de relevantiescore (gebaseerd op betekenis) hoog genoeg is.

Die relevantiescore hebben we tijdens de pilotperiode getest en waar nodig bijgesteld op basis van de feedback van de pilotgroep.

Hopelijk geeft dit een wat beter beeld over hoe we gebruik maken van de beschrijving. Als je nog aanvullende vragen hebt, stel ze gerust! 

[Monique1]

Beste @Lotte van Dijk 

Wij vinden het ook erg vervelend dat een beheerdersveld ineens gebruikt gaat worden als een zoekveld voor de medewerkers. Dit veld valt onder het stukje voor beheerders en wordt dan ook voor beheerders informatie gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan  uitgevoerde wijzigingen aan de workflow die worden gedocumenteerd in andere systemen (zoals Azure DevOps). Deze informatie hoort echt bij de workflow en moet ergens binnen Youforce bewaard kunnen blijven. Wij zouden dan ook erg graag zien dat dit veld beschikbaar blijft voor informatie voor beheerders en dat er een nieuw veld wordt aangemaakt voor zoekfunctionaliteiten voor de medewerkers binnen HRSS of dat de zoekmogelijkheden uitgebreid worden binnen de configuratie links. 

[Paul Wevers Consultancy]

@Lotte van Dijk : Wij herkennen de problemen die beschreven worden. Wij gebruiken ook het veld toelichting om aan te geven dat er bij een workflow op bepaald dingen gelet moet worden. Bijvoorbeeld het opnieuw koppelen van de workflow in Actieve signalering.

Is het geen idee om een extra veld in HRSS toe te voegen voor de beheerdersnotities, zodat deze overgezet kunnen worden en de AI inrichting optimaal gebruikt kan worden.

Ik zal hier ook een idee voor aanmaken in het nieuwe portaal!