Aanpassingen in de workflow: Herziening weergave van de knoppen

[#1]

[UPDATE 18-01-2023]

De nodige wijzigingen zijn gemaakt zodat het nu voor iedereen mogelijk is om via de Beta tegel de wijziging in de knoppen te zien. Beheerders kunnen nu in Portaal beheer aangeven wie zij rechten willen geven om de Beta tegel te zien. Standaard staat deze tegel voor alle medewerkers uit, elke klant kan zelf kiezen wie zij toegang willen geven. 

Graag horen wij jullie feedback op deze geplande wijzigingen. Alvast bedankt!

[UPDATE 04-01-2023]

Wij hebben eerder dit bericht geplaatst over het beschikbaar stellen van de Beta tegel voor HR Self Service. Hierin hebben wij aangegeven dat dit vanaf 15 december beschikbaar zou zijn. Helaas is het niet gelukt om de Beta Tegel vrij te geven. Wij zijn bezig om dit als nog beschikbaar te maken maar hebben hier nog niet meer informatie over. Volgende week woensdag (11-01-2023) zullen wij hier meer informatie over geven. Onze excuses voor het lange wachten hierop.

[Originele bericht]

Wij zijn blij om aan te kondigen dat vanaf midden december 2022 er verbeteringen komen op de knoppen in de workflow/mutaties.

Gedurende twee weken zullen wij de beta icoon van HR Self Service actief maken op de portal voor alle klanten en medewerkers. Gedurende deze twee weken willen we alle medewerkers vragen om de nieuwe knoppen uit te proberen en ons feedback te geven.

We zullen nog een update geven over wanneer de beta icoon weer verwijderd wordt en de nieuwe knoppen ook onder de reguliere HR Self Service icoon zichtbaar zijn.

Wat is er nieuw?

• De "Look & Feel" van de knoppen zal nu anders zijn, voornamelijk de knoppen aan het einde van de workflow. Het is belangrijk om te weten dat er geen verandering is in de knop naam, volgorde en tooltips.
• Het bijlage gedeelte aan het eind van de workflow zal nu standaard uitgeklapt zijn, en de Upload knop is verwijderd. (het uploaden gebeurd nu automatisch bij het aanklikken van de knop in de workflow)
• Het bijlage gedeelte van de huidige activiteit is nu ook standaard uitgeklapt, terwijl die van andere activiteiten standaard dichtgevouwen zijn.
• Hieronder in de afbeeldingen kan u alvast een aantal voorbeelden vinden.

Knoppen balk tijdens het uitvoeren van de workflow

Zonder bijlage

Met bijlage

[Maureen Dijkman]

Betekent deze beta versie icoon dat wij een keuze hebben OF we dit beschikbaar stellen voor onze medewerkers? En zo ja; of we dit doen bv op individueel niveau of een groep medewerkers?

Dit heeft nl. invloed op in hoeverre / hoe breed we communicatie moeten verzorgen.

[wmvanee]

Eens. Ik vind dat we zelf moeten kunnen bepalen wie we laten testen, kijken. Het is nu niet duidelijk.

[Ellie van der Heide]

Wij zouden juist graag zien dat bijlagen uit alle stappen zichtbaar zijn.  Nu hangt er bij ons in de laatste stap soms geen document (fiateringstap PSA) maar in de stap ervoor hangt een brief met mutatie. Het is onhandig dat een volgende persoon in de workflow dan de bijlagen met een handeling niet standaard ziet en eerst moet openen. Gewoon alles laten zien wat er aan een WF hangt zou ik zeggen. 

[Timo van Son - AAG]

@Daniel_van_Bendegem Begrijp ik goed dat er een tweede tegel voor Self Service op het bureaublad komt voor alle medewerkers van onze klanten, of komt er een knop voor de beta in Self Service?

[Anonymous]

Wij hebben ook dezelfde vragen. Graag meer duidelijkheid of we zelf kunnen bepalen wie de beta-versie mag gaan testen en of er inderdaad twee tegels komen?

[Raymond_de_Rozario]

Veranderd alleen het uiterlijk van de knop wijzigt of toch ook iets anders? Dit is m.i. belangrijk t.a.v. de communicatie. 

Ik heb nooit gesnapt waarom het onderdeel van de bijlages nooit standaard is uitgeklapt. Van velen binnen onze organisatie heb ik gehoord dat dit op alle pagina's uitgeklapt mag zijn.

[Daniel_van_Bendegem]

Beste klanten, bedankt voor reacties en vragen tot nu toe.

Betreft de Beta Tegel;

Deze zal in de Portal worden weergegeven. De tegel voor HR Self Service blijft zoals deze nu is, daarnaast wordt een extra tegel genaamd HR Self Service (beta versie) toegevoegd. Wanneer op de reguliere tegel wordt geklikt ziet men Self Service zoals ze deze nu ook zien. Wanneer op de beta tegel wordt geklikt komt men in Self Service met de nieuwe knoppen. 

Deze beta tegel zal voor alle medewerkers zichtbaar zijn. Er is geen optie om dit te beperken tot een aantal medewerkers.

Betreft de werking van de knoppen;

Met deze wijziging zal voornamelijk het uiterlijk van de knoppen aangepast worden. De knoppen blijven verder exact hetzelfde werken zoals eerst, op 1 uitzondering na, dit is;

De knop "Uploaden" voor het uploaden van bijlages zal verdwijnen. Bij het klikken op een knop worden bijlages die zijn toegevoegd automatisch geüpload.  Dit is de enige wijziging in de werking van de knoppen. Verder blijven alle knoppen hetzelfde werken als voorheen.

Betreft het uitklappen van het veld bijlages;

Zoals ik het hoor wordt er aangegeven dat de bijlages altijd uitgeklapt mogen zijn, ongeacht de activiteit waar de mutatie in staat. Ik zal dit verder bespreken met de developers en kom hier nog op terug.

[Jan_Laurijsen]

@Daniel_van_Bendegem , waarom kan de tegel Self_service Beta niet voa het portaal-toegangsbeheer worden geautoriseerd?

[Monique Drenth]

Is er al een datum bekend wanneer deze beta versie tegel zichtbaar wordt? dan kunnen we dit meenemen in onze communicatie. Midden december is wat vaag. Er zullen ongetwijfeld vragen over komen.

[Jar1k]

Eens met de vraag van @Jan_Laurijsen 

[Raymond_de_Rozario]

@Daniel_van_Bendegem ik wil net als @Jan_Laurijsen graag weten waarom niet via onderstaande zodat we zelf kunnen kiezen wie de tegel krijgt en meteen voor alle gebruikers?

[RBijlholt]

@Daniel_van_Bendegem 

Deze mooie nieuwe functionaliteit moet de kans krijgen om te slagen en dat kan alleen goed door het de aandacht te geven dat het verdient. Stel deze nieuwe tegel beschikbaar via portaalbeheer zoals wordt geopperd zodat een aangewezen (kundig en geinstrueerd) groepje medewerkers in de organisatie de benodigde feedback kan geven.

Of stel deze functionaliteit direct beschikbaar als je als leverancier er voldoende vertrouwen in hebt.

Het aanbieden van 2 tegels die in essentie gelijk zijn roept vragen op en we hebben het allemaal al druk genoeg in deze december maand.

[Daniel_van_Bendegem]

Beste Klanten,

Bedankt voor alle feedback die is gegeven. Wij horen jullie wensen en zorgen. Wij gaan kijken of het mogelijk is om de Beta tegel via het portaal beheer te laten activeren zoals @Jan_Laurijsen voorstelt. Omdat onze collega's die hier over gaan deze week met vakantie zijn zullen wij dit maandag met hun bespreken. Wanneer dit besproken is zullen wij deze melding verder updaten. 

Pas na het bespreken en updaten van deze melding zullen wij de tegel gaan activeren. Dit zal daarmee halverwege of aan het eind van volgende week gebeuren.

[marcoverheij]

Is hier al een update over, ik kan de tegel nog niet toevoegen via Toegangsbeheer?

[Ditske Loos1]

Betreft het uitklappen van het veld bijlages;

Zoals ik het hoor wordt er aangegeven dat de bijlages altijd uitgeklapt mogen zijn, ongeacht de activiteit waar de mutatie in staat. Ik zal dit verder bespreken met de developers en kom hier nog op terug.

Ik kom er even niet uit of bovenstaande gaat over alleen het laatste formulier in de workflow/dialoog (die met de 'verzend' knop, of ook voor alle voorgaande formulieren. Voor ons is het niet wenselijk als alle bijlagen op elk formulier in de workflow uitgevouwen zijn. Soms zitten er bij een nieuwe medewerker wel 10 losse bijlagen bij en anders moeten we wel erg ver scrollen voor het invoeren kan beginnen , maar wellicht lees ik het verkeerd.  

[wmvanee]

Hallo, ik zie nog steeds geen beta tegel selfservice?

[Ralph]

Indien in een activiteit gegevens niet wijzigbaar zijn moet je in de bèta versie toch door alle formulieren heen bladeren. Pas op de laatste pagina werkt de knop om door te gaan naar de volgende activiteit. 

[marjavanderkolk]

Kan met 1 muisklik de Betaversie voor de hele organisatie aangezet worden?

Dit is een stuk overzichtelijker en hopelijk ervaren de medewerkers dit ook ,waardoor aanvragen ingestuurd worden ipv dat ze blijven staan bij indienen medewerker wat nu heel vaak het geval is. 

Gr, Marja

[Jar1k]

Wat mij betreft zou de Verder-knop nog wat verder naar links mogen (bijv. recht onder de oude gegevens). Nu valt het buiten de uitlijning:

De laatste pagina vind ik duidelijker dan nu, ik mis alleen een terug knopje, waarbij het mooi zijn als je dan een pagina terug gaat, en niet naar Te doen. Een tijdje geleden is dit ook in de Workflowdefinitie mogelijk gemaakt en dat vind ik een goede toevoeging.

Huidige terugknopje:

Ik vind het een goed dat indien vinkje 'Gegevens wijzigbaar' in de workflow uit staat, er in het proces op het eerste formulier rechtstreeks op de knoppen geklikt kan worden en er niet naar onder hoeft te worden gescrollt.

Tot slot lijkt me de plek en grootte van de knop Bijlage Printen overdreven gezien de focus op digitaal werken.

Ik zou 'm dan eerder toevoegen aan de icoontjes rechts bovenin:

[Jar1k]

Aanvullend:

Bij gegevens niet wijzigbaar, staan de bladerknoppen tevens erg ver naar rechts. Dat mag van mij wel meer naar links.

[Monique van Berkel]

Net zoals andere klanten zie ik ook niet de Beta-tegels staan, terwijl ik toegang zou moeten hebben (zie printscreen).

[Lonneke van der Aar]

@Monique van Berkel 
Bij mij stond de Beta tegel helemaal onderaan in mijn scherm en zag hem pas na naar beneden te scrollen.
Wie weet is dat bij jou ook het geval.

[Monique van Berkel]

@Lonneke van der Aar Je hebt helemaal gelijk, dankjewel voor de tip. 😊

Ik heb alle modules in de menubalk staan, daar had ik  natuurlijk ook kunnen kijken. 

[Erik Raaijmakers]

Zonder het knopje 'terug naar het overzicht' (Te doen) vanuit de activiteit (To do) voelt onwennig, maar ik begrijp de keuze wel. De weg terug naar het overzicht zou een klik worden op de menu-optie 'Te doen' aan de linkerkant.

[Erik Raaijmakers]

De knoppen terug en verder om het dialoog van de workflow te volgen, kunnen wat mij betreft meer naar links verplaats worden.  Dat oogt en werkt prettiger.

[Erik Raaijmakers]

In het geval het dialoog een rekenblad (declaratie) bevat is de knop verwijderen bovenaan te vinden en is de knop berekenen naar onderen verplaatst.  Ik zou persoonlijk de knop berekenen bovenaan houden (bij de schuif auto-calculation) en de knop verwijderen naar onderen verplaatsen, zodat de knop verwijderen altijd en overal onderaan is te vinden. 

Verwijderen

Berekenen

[Lonneke van der Aar]

Wat betreft de knop Verwijderen bovenaan bij rekenblad:

(zie het plaatje toegevoegd door @Erik Raaijmakers )

Bij ons werkt deze knop niet en moet je eerst een stap verder om de declaratie te kunnen verwijderen.

Is dit een bekend probleem?

[cvanstijn]

@Lonneke van der Aar  bij het indienen van een declaratie wordt deze pas opgeslagen als je op de knop verder klikt (wij hebben de declaratie niet in een dialoog). Als je namelijk niet op de knop verder klikt dan is deze niet opgeslagen en hoeft er niets te worden verwijderd, waarschijnlijk dat het daarmee te maken heeft.

[Ingeborg Ebbers]

Wat mij betreft mag de knop 'Bijlagen printen' eruit of veel minder zichtbaar want je wil toch niet dat mensen weer van alles gaan printen. En ook met de keuze voor de altijd 'uitgeklapte bijlagen' ben ik niet blij.

In onze organisatie moet een leidinggevende bij het aanmelden van een nieuwe medewerker 6 bijlagen toevoegen. Deze zijn ook zo benoemd. En het is dan totaal onhandig dat op elke pagina die 6 bijlagen staan uitgeklapt. Dus wat ons betreft a.u.b. de bijlagen niet uitklappen! 

[Erik Raaijmakers]

De bevinding van @Lonneke van der Aar  is mijns inziens inderdaad een issue. 

De knop 'verwijderen' in het rekenblad laat in de aangepaste user interface een ander gedrag zien. Ook nadat het formulier/dialoog tussentijds is opgeslagen.

De knop 'verwijderen' vervaagd na het klikken, maar er volgt geen enkele actie. In mijn testgeval verwachte ik een confirmatie tekst (venster), maar deze komt niet naar voren. Ook niet na heel veel geduld.

[carolien boon]

Wat is de reden van de knop auto calculation? Is daar vraag naar?

Ik heb dat liever niet in de formulieren.  Bij decl. overwerk gebeurt er niks als ze dit per ongeluk uit zetten.

Ook de knop verwijderen werkt bij mij niet.

Bijlage printen mag er uit.

Het is al enige tijd stil, worden deze opmerkingen opgepakt?

[Christiaan Sluis]

Beste @carolien boon, @Erik Raaijmakers, @Lonneke van der Aar en @cvanstijn en andere melders,

We hebben inderdaad gezien dat de knop Verwijderen op de verkeerde plek zit en niet werkt. Dit gebeurt alleen als je bij een regulier formulier ook die knop zou zien,  dat wil zeggen: als de mutatie eenmaal is opgeslagen (tweede formulier in de dialoog, mutatie heropend). Dit is niet gewenst en werkt inderdaad niet. We zijn dan ook blij met deze feedback vanuit een Beta fase.

We werken nu aan de oplossing en verwachten deze op korte termijn uit te kunnen rollen. Als dit is gebeurd zullen we een nieuwe update plaatsen met de verwachte datum van overgang waarop deze inrichting standaard wordt.

Voor wat betreft Auto calculation zullen we de tekst aanpassen naar "Automatisch berekenen", maar deze functionaliteit zit erin voor organisaties die ingewikkelde rekenbladen met veel bewerkingen hebben. Dan kan er gekozen worden om de automatische berekening uit te zetten zodat de invoer sneller gaat. Vervolgens hoeven aan alleen aan het einde nog alle berekeningen 1 keer te gebeuren, in plaats van dat dit na iedere wijziging in een cel gebeurt.

[Christiaan Sluis]

Beste @carolien boon , @Erik Raaijmakers , @Lonneke van der Aar, @cvanstijn en andere melders,

De knop verwijderen is nu aangepast naar de juiste plaats en werking. Ook is de term "Auto-Calculation" weer aangepast naar "Automatisch berekenen".

Wij lopen nog wat zaken na voordat wij de overgang definitief inplannen en zullen dit tijdig communiceren.

[Lonneke van der Aar]

Beste @Christiaan Sluis ,

Nu zie ik dat als ik een mutatie bekijk in archief, de onderste tekst van het formulier niet te lezen is.

[Timo van Son - AAG]

@Christiaan Sluis 

@Daniel_van_Bendegem 

Is er al meer duidelijk wanneer de nieuwe knoppenweergave volledig gereleased gaat worden?

[Christiaan Sluis]

Dag @Lonneke van der Aar,

Dit lijkt specifiek voor het formuliertype S (Salaris) te zijn en is in onderzoek. Bedankt voor het melden!

Dag @Timo van Son - AAG ,

Nee, de definitieve datum staat nog niet vast. Omdat we er van overtuigd zijn dat dit een mooie verbetering is willen we dit ook goed rond hebben voordat we het definitief uitrollen. Als we er helemaal klaar voor zijn zullen we een nieuw bericht plaatsen.

[Christiaan Sluis]

Dag @Lonneke van der Aar en andere geïnteresseerden

We hebben gisteren een aantal aanpassingen gedaan en zijn er nu bijna. Wat hebben we aangepast:

• Weergave van formulier in het archief wordt niet meer afgekapt
• Bij veel knoppen of knoppen met lange namen wordt de balk nu zo nodig verhoogd om meerdere regels onder elkaar te kunnen tonen, tot een maximum van 4 regels. Bij gebruik van desktop en inrichting zonder lange knopnamen zou dit prima op 1 regel moet passen.
• De knoppen worden meteen geladen indien je een mutatie in Te doen behandelt en geen bewerkrechten in die activiteit hebt. Deze knoppen zijn ook functioneel zoals je mag verwachten.
• Een zeldzame casus waarin de Digitale handtekening popup niet goed kon worden afgerond is nu opgelost.
• De bijlagen balk is nu standaard ingeklapt, naar aanleiding van jullie feedback. We zullen in een later stadium onderzoeken of het wenselijk is om deze wel volgens het oorspronkelijke idee uit te vouwen voor het afrondingsscherm.

[Ditske Loos1]

Goedemorgen, 

Klopt het dat de Self Service tegel inmiddels door de Betategel is vervangen?

[Christiaan Sluis]

Hoi @Ditske Loos1,

Dat klopt. Je kunt hier meer lezen.

[Ditske Loos1]

Ha @Christiaan Sluis,  

Super! Hartelijk dank. Ik merk dat ik af en toe nog even moet zoeken waar ik bepaald nieuws terug kan vinden. Maar zal het in het vervolg wat consequenter bijhouden op de nieuwspagina's :).