Algemene update productontwikkeling Self Service

[#1]

Middels deze algemene update wil ik je graag meenemen in de onderwerpen die spelen bij de ontwikkeling van Self Service.

• Releases / performance
• Aanpassing URL
• Email instellingen
• Inbox Mijn Youforce
• Nieuw type notificaties
• Gender
• Ondersteuning nieuwe ontwikkelingen
• Support
• Inzet

Releases / performance

Wij voeren regelmatig releases uit. Zo ontwikkelen wij continu kleine stapjes en zien wij of alles werkt naar behoren. Dit kan zijn op de backend systemen zonder dat iemand hier iets van merkt, bijvoorbeeld op import en export. Daarnaast doen wij ook releases op frontend en de database. Deze kunnen een beperkte impact hebben op de gebruikers. Daarom doen wij deze releases buiten kantooruren of in de lunchpauze, omdat wij zien dat het gebruik dan daalt.

Op het moment dat de release in productie komt gaat automatisch ‘de schakelaar’ om, waarmee de transacties voortaan binnenkomen op de warmgedraaide nieuwe frontend. Door deze omschakeling kan een reeds verzonden request iets langer duren. Dan hebben wij het niet meer over de reguliere 100-200ms maar 1-2 seconden. Daarna werkt alles weer naar behoren. Het kan zijn dat jouw huidige actie/pagina eigenlijk uit meerdere transacties bestaat, waardoor het totaal op bijvoorbeeld 6 seconden uitkomt.

Ook al is de impact meestal gering, willen we vanuit transparantie dit wel melden. Zo weten jullie dat het gaat om een release en niet een storing, en is er soms ook een communicatie van de wijziging aan verbonden.

Aanpassing URL

Op korte termijn zullen wij de URL van Self Service aanpassen. Dit voeren wij door in de Inbox taken, de applicatielinks en ook de proceslinks van Mijn Youforce. In de overgangsfase werken zowel portal.youforce.com als selfservice.youforce.com naast elkaar, maar uiteindelijk zullen wij de laatstgenoemde hanteren. Dit heeft een technische reden en helpt in de innovatie. Voor je gebruikers is hier geen actie aan verbonden. Voor jou als beheerder willen we wel controleren of, conform onze A-matrix, in jullie organisatie *.youforce.com is gewhitelist.

Email instellingen

Zoals eerder geschreven voeren wij aanpassingen door in de emailinstellingen. Lees voor de volledige context dit artikel. Voor nu is belangrijk dat jij het e-mailadres afzender aanpast om te voldoen aan het @youforce.com domein. Op 1 april voeren wij een aanpassing door voor de afzenderadressen die hier niet aan voldoen.

Inbox Mijn Youforce

Wij zien dat de Inbox van Mijn Youforce goed wordt gebruikt. Misschien is het de oplettende beheerder al opgevallen dat deze vanuit verschillende bronnen wordt gevuld en ook op verschillende wijzen. Vanuit Self Service zijn wij al geruime tijd hard bezig om ook op een nieuwe manier de Taken te sturen. Wij verwachten dit in de eerste helft van april te kunnen activeren ter vervanging van de huidige methode. Hiermee brengen wij de stijl van de taken in lijn met die van Beaufort en Verzuim Management. Ook gebruiken wij hiermee de nieuwe methode voor naamnotatie van roepnaam + achternaam.

Onderstaand een overzicht van het verschil:

Oud                                                                         Nieuw

                  

Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd.

Nieuw type notificaties

Naast dat wij hard werken aan de notificaties van het type Taak (openstaande mutatie), hebben wij ook een nieuw type Update toegevoegd.

Dit type notificatie dient ter kennisgeving van een afgeronde mutatie/aanvraag. Hiermee krijg je een notificatie in Inbox (ook op app) als je de mutatie een eindstatus heeft bereikt. Omdat dit lijkt op de bestaande (email) notificatie duid ik onderstaand de verschillen:

Eigenschap	Email notificatie	Inbox notificatie
Inhoud van het bericht	Standaard uitgebreide tekst OF eigen gekoppelde template	Standaard, consistente tekst: Aanvraag is [eindstatus] Jouw aanvraag [workflownaam is [eindstatus]
Medium voor ontvangst	E-mail	Inbox (Desktop & App)
Ontvanger	Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie	Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie
Te configureren in	Workflowactiviteit + workflowknop(pen)	Workflow activiteit
Voorwaarden	E-mailadres bekend Instelling for notificatie ontvangen op accountniveau aan OF geforceerd per gebruikersgroep	Youforce account
Moment van verzending	Afhankelijk van configuratie bij workflowknop(pen)	Bij het bereiken van een eindstatus

Wij adviseren dit in te richten met name voor activiteiten waar de medewerker indient of eventueel waar de manager een mutatie start. Voor professional gebruikers zal dit veelal minder relevant zijn, maar uiteindelijk is het aan jou als beheerder om hierin de juiste afweging te maken.

Voor deze melding hebben wij de tekst zoveel mogelijk gestandaardiseerd. In de nabije toekomst willen wij hier een kleine verbetering op doorvoeren, namelijk dat als de eindstatus begint met een *, wij deze weghalen. De eindstatus is zelf in te stellen onder Beheer > Workflowdefinitie > Eindstatus.

Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd.

Gender

Met de komende release van Beaufort worden de keuzeopties voor gender uitgebreid. Naast de waardes M (man) en V (vrouw) worden nu ook O (onbekend) en N (niet gespecificeerd) toegevoegd. Binnen Self Service zijn technisch geen aanpassingen vereist. Wij adviseren wel om de eigen inrichting te controleren. Zo wordt er op de rubriek P00330 Geslacht vaak een bewerking toegevoegd om de waardes M of V te forceren, soms middels een hulprubriek. Ook bij formulieren voor Verzuim bestaan er controles zodat een man geen zwangerschap kan aanvragen of ziekte wegens zwangerschap kan registreren.

Wat doen wij

Wij hebben in onze Template omgeving (9999999) alle controles hieromtrent aangepast en eventuele prompts in formulieren aangepast.

Wat doe je zelf

Download het Inrichtingsrapport onder Beheer > Statistieken > Inrichtingsrapport en klik op Download. Controleer vervolgens waar de rubrieken P00330, P01033 en P01086 voor komen. Onderstaande situaties zijn voorbeelden waar dit mogelijk aangepast moet worden:

• Formulieren: Filter op de 3 rubrieken en controleer de kolommen Prompt (F), Defaultwaarde (K) en Bewerking (N)
• Formulieren: Filter op kolom Bewerking (N) op deze 3 rubrieken
• Controles: Filter op kolom Script (F) of Focusveld (H) op deze 3 rubrieken

Pas vervolgens aan waar nodig of verwijder de controles indien gewenst. Het is ook mogelijk dat je gebruikmaakt van hulp rubrieken. Bijvoorbeeld door een A00001 keuzelijst of radiobutton. Dit zou dan naar voren komen vanuit de eerste controle bij de kolom Bewerking. Pas zo nodig gerelateerde velden ook aan.

Voor de volledigheid adviseren wij ook om bij Beheer > Formulierdefinitie > Rubrieken te controleren op de 3 rubrieken of dit goed staat bij Prompt, Omschrijving, Formaat en eventueel zelf toegevoegde referentiewaarden.

Templates

Het is momenteel niet ongebruikelijk dat de waarde van Geslacht wordt gebruikt voor de aanhef in templates. Bijvoorbeeld met een {IF} statement waarbij als geslacht = M, er “De heer” getoond wordt en anders “Mevrouw”. Om de nieuwe waarden te ondersteunen raden wij aan om dit te vervangen door een algemene aanhef zonder {IF}.

Ondersteuning nieuwe ontwikkelingen

Ook intern ondersteunen wij nieuwe ontwikkelingen. Binnenkort horen jullie meer over het proces voor Uploaden en declareren VOG wat in samenwerking met klanten wordt ontwikkeld. 

Support

Naast dat wij doorlopend aandacht besteden aan openstaande requests, zullen wij in april en mei extra aandacht besteden aan deze meldingen. Hiermee proberen wij beter bij te komen in de backlog en op die manier ook sneller inkomende verzoeken te behandelen.

Inzet

Afgelopen periode hebben wij gesproken met enkele partners en klanten over de functionaliteit Inzet. Hierbij is de gebruiksvriendelijkheid, de weergave en de functionaliteit besproken. In de komende maanden (voor de zomer) gaan wij hier op ontwikkelen om meer overzicht en gemak te creëren en functionele verbeteringen doorvoeren.