.gif "VISMA"){kind=icon}
De afgelopen jaren heeft Visma|Raet regelmatig nieuwe standaard rubrieken aangemaakt. Denk bijvoorbeeld aan standaard velden voor 'contact gegevens in geval van nood'. Ditzelfde hebben we ook al enige jaren geleden gedaan voor de velden rondom de BIG-registratie. Daarmee is het niet meer nodig om eigen rubrieken (zogenaamde E-rubrieken) te gebruiken. Visma|Raet hanteert de volgende standaard rubrieken voor BIG:
- P09165 BIG nummer
- PI0381 Beroepstitel BIG registratie
- PI0106 BIG-registratiedatum
- PI0108 BIG-einddatum
- PI0110 Datum ingang herregistratie
Aanleiding
We zien dat sommige organisaties nog geen gebruik maken van deze standaard rubrieken. Omdat we in de Youforce app voornemens zijn om ook het proces 'uploaden BIG-(her)registratie' beschikbaar te stellen helpen we je graag op weg bij de overstap naar deze standaard rubrieken. Het overstappen op deze standaard rubrieken heeft de volgende voordelen:
- De meeste velden zitten in de standaard rubriekenset HR Core Beaufort -> Self Service
- 🔔 Nu (juli 2024) zitten P09165 en PI0381 nog niet in de standaard rubriekenset. Deze zal je moeten opnemen in de aanvullende rubrieken. Maar zodra ook deze in de standaard rubriekenset zitten zullen we dit bericht updaten.
- Je kunt gebruik maken van het standaard dialoog/formulier in Self Service
- Het is met deze rubrieken eenvoudig om een rapport te maken in Youforce Reporting
- De standaard processen sluiten naadloos aan op de Youforce App
Overstappen op de standaard rubrieken gaat als volgt:
Importeren standaard formulier Visma|Raet
- Ga naar Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren
Selecteer ‘Raet Template HRC (9999999)
- Selecteer de dialoog ‘GEN_D_Uploaden en declareren BIG V01’ met daarin óók het formulier 'GEN_F_Uploaden en declareren BIG V01'
- Kies voor ‘importeren’, controleer of je alleen onderstaande definities importeert en bevestig de keuze
Koppel Visma|Raet standaard aan je eigen workflow
- Ga naar Self Service / Beheer / Workflowdefinitie / Workflowdefinitie
- Zoek je huidige workflow, bijvoorbeeld ‘BIG uploaden’. Maak een kopie van deze workflow
- Geef de kopie workflow de verplichte naam 'Uploaden en declareren BIG'
- Koppel de dialoog 'GEN_D_Uploaden en declareren BIG V01'
- En zorg er direct voor dat:
- De startactiviteit 'Indienen MW' is
- Er minimaal de knop 'verzenden' is
- Dat bij 'Indienen MW' de volgende 2 typen bijlagen toegevoegd kunnen worden
-
BIG-(her)registratie
-
Betaalbewijs
-
- Geef de oude workflow een andere naam (bijvoorbeeld V1) en een einddatum, pas de naam van de nieuwe workflow aan en kopieer de autorisaties.
- Beoordeel of de oude workflow nog actieve mutaties in omloop heeft. Mogelijks is het verstandig om die te verwijderen of contact op te nemen met de persoon waarbij deze nog in de Inbox / Te doen staat.
Collectief muteren oude waarden HR Core Beaufort
Daarnaast wil je natuurlijk dat alle bestaande BIG gegevens in HR Core Beaufort worden overgezet naar de nieuwe rubrieken. In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe je dit rubriek voor rubriek kunt doen.
Overzetten waardes naar nieuwe rubrieken
- Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle dienstverbanden (inclusief uitdienst)
- Vul bij de doelrubriek de nieuwe rubriek in. In dit voorbeeld P09165 BIG nummer
- Kies bij Bewerking doel de optie ‘Overige bewerkingen’’
- Vul bij bronrubriek de oude rubriek in. In dit voorbeeld E000007 BIG nummer
- Selecteer de bewerking ‘kopieren waarde bronrubriek’
- Note: mochten de eigen-rubrieken onverhoopt géén 'DV'-(Dienstverband)rubrieken zijn dan is collectief muteren niet mogelijk. Dan is het muteren via 'Importeren (kolom) mutaties' een alternatief. Ook kan het zijn dat je eigen rubriek géén of een afwijkende referentietabel heeft. Bijvoorbeeld bij PI0381 Beroepstitel BIG registratie
- Voer de collectieve mutatie uit
- Herhaal dit proces voor alle nieuwe rubrieken. In totaal herhaal je dit proces 5 keer voor alle rubrieken bovenaan dit artikel
- Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)
Leeg maken oude rubrieken
Nadat je alles gemuteerd hebt zijn de oude eigen rubrieken (beginnend met een E) niet meer relevant. Je kunt deze dus leeg maken.
- Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle die een waarde hebben in de ‘oude’ eigen rubrieken. In dit voorbeeld de oude eigen rubriek E00007 is Niet leeg (!=)
- Maak de eigen rubriek (in dit voorbeeld E00007) leeg
- Herhaal dit proces voor alle oude E-rubrieken die in gebruik waren voor BIG
- Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)
Gebruik de standaard velden op medewerkerkaart in Self Service
Het kan erg handig zijn om de 'BIG-registratie' ook te tonen op de medewerkerkaart in Self Service.
Via Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Medewerkerkaart beheren kun je de nieuwe rubrieken toevoegen. Maak bijvoorbeeld een nieuw tabblad aan met daarop de volgende rubrieken:
Gebruik standaard velden op venster in HR Core Beaufort
Het kan daarnaast nuttig zijn om de gegevens te kunnen zien op een venster in HR Core Beaufort. Via Applicatiebeheer / Systeemfuncties (100003) kan je de rubrieken op een gewenst venster plaatsen.
Tot slot, enkele tips!
💡Wellicht is BIG ook onderdeel van je indienst proces in Self Service. Pas dan ook daar de rubrieken aan.
💡Wellicht zijn de waarde in PI0381 Beroepstitel BIG registratie iets anders dan je nu gebruikt. Maar dit zijn de exacte waarden uit de webservice van het BIG-register (van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport). Het is dus verstandig om aan te sluiten bij die standaard.
💡De rubriek PI0108 BIG-einddatum is super nuttig in rapportages of om in combinatie met actieve signalering te kijken welke BIG-registraties verlopen zijn of binnenkort verlopen.
Volg Youforce app community voor informatie wanneer ‘uploaden BIG’ beschikbaar is
Via de community van de Youforce app zullen we je informeren wanneer medewerkers hun BIG-(her)registratie kunnen uploaden via de Youforce app. Op dit moment verwachten we dit in de zomerperiode mogelijk zal zijn.
Over Visma | Raet
Copyright 2019 Visma Community. All right reserved.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika