Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood

[#1]

In juli 2018 hebben wij een uitgebreide set personeelsinformatie-rubrieken geïntroduceerd. Daarmee is het voor veel gevallen niet meer nodig om eigen rubrieken aan te maken. We introduceerden o.a. de volgende rubrieken voor ‘contactgegevens in geval van nood’:

• PI0033 Naam 1e contactpersoon 
• PI0034 Relatie met medewerker
• PI0035 Telefoonnummer 1
• PI0036 Telefoonnummer 2 
• PI0037 Naam 2e contactpersoon
• PI0038 Relatie met medewerker
• PI0039 Telefoonnummer 1 
• PI0040 Telefoonnummer 2 

We zien dat sommige organisaties nog geen gebruik maken van deze standaard rubrieken. Omdat we in de Youforce app voornemens zijn om ook de ‘contactgegevens in geval van nood’ te gaan tonen helpen we je graag op weg bij de overstap naar deze standaard rubrieken. Het overstappen op deze standaard rubrieken heeft de volgende voordelen:

• De velden zitten in de standaard rubriekenset HR Core Beaufort -> Self Service
• Je kunt gebruik maken van het standaard formulier en controles in Self Service
• Het is met deze rubrieken eenvoudig om een rapport te maken in Youforce Reporting
• Op termijn kunnen alle medewerkers eenvoudig de contactpersonen in geval van nood zien en wijzigen in de Youforce app

Overstappen op de standaard rubrieken gaat als volgt:

Importeren standaard formulier Visma|Raet

• Ga naar Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren

• Selecteer ‘Raet Template HRC (9999999)

• Selecteer het formulier ‘R_contactpersonen’

• Kies voor ‘importeren’, controleer of je alleen onderstaande definities importeert en bevestig de keuze

Koppel Visma|Raet standaard aan je eigen workflow

• Ga naar Self Service / Beheer / Workflowdefinitie / Workflowdefinitie 
• Zoek je huidige workflow, bijvoorbeeld ‘contactgegevens in geval van nood’. Maak een kopie van deze workflow 

• Koppel de workflow aan het standaard formulier  ‘R_contactpersonen’

• Geef de oude workflow een andere naam (bijvoorbeeld V1) en een einddatum, pas de naam van de nieuwe workflow aan en kopieer de autorisaties.

• Beoordeel of de oude workflow nog actieve mutaties in omloop heeft. Waarschijnlijk is het verstandig om die te verwijderen.

Collectief muteren oude waarden HR Core Beaufort

Daarnaast wil je natuurlijk dat alle bestaande contactgegevens in geval van nood in HR Core Beaufort worden overgezet naar de nieuwe rubrieken. In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe je dit rubriek voor rubriek kunt doen.

Overzetten waardes naar nieuwe rubrieken

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle dienstverbanden (inclusief uitdienst)
• Vul bij de doelrubriek de nieuwe rubriek in. In dit voorbeeld PI0035 Telefoonnummer 1
• Kies bij Bewerking doel de optie ‘Overige bewerkingen’’
• Vul bij bronrubriek de oude rubriek in. In dit voorbeeld E00006 Tel. nr. Contactpersoon 1
• Selecteer de bewerking ‘kopieren waarde bronrubriek’
  • Note: mochten de eigen-rubrieken onverhoopt géén 'PS'-(Persoon)rubrieken zijn dan is collectief muteren niet mogelijk. Dan is het muteren via 'Importeren (kolom) mutaties' een alternatief.

• Voer de collectieve mutatie uit
• Herhaal dit proces voor alle nieuwe rubrieken. In totaal herhaal je dit proces 8 keer voor alle rubrieken van PI0033 t/m PI0040.
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Leeg maken oude rubrieken

Nadat je alles gemuteerd hebt zijn de oude eigen rubrieken (beginnend met een E) niet meer relevant. Je kunt deze dus leeg maken.

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle die een waarde hebben in de ‘oude’ eigen rubrieken. In dit voorbeeld de oude eigen rubriek E00006 is Niet leeg (!=)

• Maak de eigen rubriek (in dit voorbeeld E00006) leeg

• Herhaal dit proces voor alle oude E-rubrieken die in gebruik waren voor contactgegevens in geval van nood
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Gebruik de standaard velden op medewerkerkaart in Self Service

Het kan erg handig zijn om de 'contactgegevens in geval van nood' ook te tonen op de medewerkerkaart in Self Service. Zo kan bijvoorbeeld de manager deze in geval van een calamiteit makkelijk opzoeken.

Via Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Medewerkerkaart beheren kun je de nieuwe rubrieken toevoegen. Maak bijvoorbeeld een nieuw tabblad aan met daarop de volgende rubrieken:

Gebruik standaard velden op venster in HR Core Beaufort

Het kan daarnaast nuttig zijn om de gegevens te kunnen zien op een venster in HR Core Beaufort. Via Applicatiebeheer / Systeemfuncties (100003) kan je de rubrieken op een gewenst venster plaatsen.

Gebruik de standaard velden van Visma|Raet in o.a. Reporting

Vervolgens is het grote voordeel dat deze velden in Youforce generiek toe te passen zijn. Denk bijvoorbeeld in het maken van een rapportage in Youforce Reporting. Je kunt nu eenvoudig de standaard PI-rubrieken van Visma|Raet in een rapportage toevoegen.

Volg Youforce app community voor informatie wanneer ‘contactgegevens in geval van nood’ beschikbaar is

Via de community van de Youforce app zullen we je informeren wanneer medewerkers hun eigen contactgegevens in geval van nood kunnen inzien en wijzigen via de Youforce app. Op dit moment verwachten we dit rondom de zomerperiode mogelijk zal zijn.