Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood

[#1]

In juli 2018 hebben wij een uitgebreide set personeelsinformatie-rubrieken geïntroduceerd. Daarmee is het voor veel gevallen niet meer nodig om eigen rubrieken aan te maken. We introduceerden o.a. de volgende rubrieken voor ‘contactgegevens in geval van nood’:

• PI0033 Naam 1e contactpersoon 
• PI0034 Relatie met medewerker
• PI0035 Telefoonnummer 1
• PI0036 Telefoonnummer 2 
• PI0037 Naam 2e contactpersoon
• PI0038 Relatie met medewerker
• PI0039 Telefoonnummer 1 
• PI0040 Telefoonnummer 2 

We zien dat sommige organisaties nog geen gebruik maken van deze standaard rubrieken. Omdat we in de Youforce app voornemens zijn om ook de ‘contactgegevens in geval van nood’ te gaan tonen helpen we je graag op weg bij de overstap naar deze standaard rubrieken. Het overstappen op deze standaard rubrieken heeft de volgende voordelen:

• De velden zitten in de standaard rubriekenset HR Core Beaufort -> Self Service
• Je kunt gebruik maken van het standaard formulier en controles in Self Service
• Het is met deze rubrieken eenvoudig om een rapport te maken in Youforce Reporting
• Op termijn kunnen alle medewerkers eenvoudig de contactpersonen in geval van nood zien en wijzigen in de Youforce app

Overstappen op de standaard rubrieken gaat als volgt:

Importeren standaard formulier Visma|Raet

• Ga naar Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren

• Selecteer ‘Raet Template HRC (9999999)

• Selecteer het formulier ‘R_contactpersonen’

• Kies voor ‘importeren’, controleer of je alleen onderstaande definities importeert en bevestig de keuze

Koppel Visma|Raet standaard aan je eigen workflow

• Ga naar Self Service / Beheer / Workflowdefinitie / Workflowdefinitie 
• Zoek je huidige workflow, bijvoorbeeld ‘contactgegevens in geval van nood’. Maak een kopie van deze workflow 

• Koppel de workflow aan het standaard formulier  ‘R_contactpersonen’

• Geef de oude workflow een andere naam (bijvoorbeeld V1) en een einddatum, pas de naam van de nieuwe workflow aan en kopieer de autorisaties.

• Beoordeel of de oude workflow nog actieve mutaties in omloop heeft. Waarschijnlijk is het verstandig om die te verwijderen.

Collectief muteren oude waarden HR Core Beaufort

Daarnaast wil je natuurlijk dat alle bestaande contactgegevens in geval van nood in HR Core Beaufort worden overgezet naar de nieuwe rubrieken. In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe je dit rubriek voor rubriek kunt doen.

Overzetten waardes naar nieuwe rubrieken

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle dienstverbanden (inclusief uitdienst)
• Vul bij de doelrubriek de nieuwe rubriek in. In dit voorbeeld PI0035 Telefoonnummer 1
• Kies bij Bewerking doel de optie ‘Overige bewerkingen’’
• Vul bij bronrubriek de oude rubriek in. In dit voorbeeld E00006 Tel. nr. Contactpersoon 1
• Selecteer de bewerking ‘kopieren waarde bronrubriek’
  • Note: mochten de eigen-rubrieken onverhoopt géén 'PS'-(Persoon)rubrieken zijn dan is collectief muteren niet mogelijk. Dan is het muteren via 'Importeren (kolom) mutaties' een alternatief.

• Voer de collectieve mutatie uit
• Herhaal dit proces voor alle nieuwe rubrieken. In totaal herhaal je dit proces 8 keer voor alle rubrieken van PI0033 t/m PI0040.
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Leeg maken oude rubrieken

Nadat je alles gemuteerd hebt zijn de oude eigen rubrieken (beginnend met een E) niet meer relevant. Je kunt deze dus leeg maken.

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle die een waarde hebben in de ‘oude’ eigen rubrieken. In dit voorbeeld de oude eigen rubriek E00006 is Niet leeg (!=)

• Maak de eigen rubriek (in dit voorbeeld E00006) leeg

• Herhaal dit proces voor alle oude E-rubrieken die in gebruik waren voor contactgegevens in geval van nood
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Gebruik de standaard velden op medewerkerkaart in Self Service

Het kan erg handig zijn om de 'contactgegevens in geval van nood' ook te tonen op de medewerkerkaart in Self Service. Zo kan bijvoorbeeld de manager deze in geval van een calamiteit makkelijk opzoeken.

Via Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Medewerkerkaart beheren kun je de nieuwe rubrieken toevoegen. Maak bijvoorbeeld een nieuw tabblad aan met daarop de volgende rubrieken:

Gebruik standaard velden op venster in HR Core Beaufort

Het kan daarnaast nuttig zijn om de gegevens te kunnen zien op een venster in HR Core Beaufort. Via Applicatiebeheer / Systeemfuncties (100003) kan je de rubrieken op een gewenst venster plaatsen.

Gebruik de standaard velden van Visma|Raet in o.a. Reporting

Vervolgens is het grote voordeel dat deze velden in Youforce generiek toe te passen zijn. Denk bijvoorbeeld in het maken van een rapportage in Youforce Reporting. Je kunt nu eenvoudig de standaard PI-rubrieken van Visma|Raet in een rapportage toevoegen.

Volg Youforce app community voor informatie wanneer ‘contactgegevens in geval van nood’ beschikbaar is

Via de community van de Youforce app zullen we je informeren wanneer medewerkers hun eigen contactgegevens in geval van nood kunnen inzien en wijzigen via de Youforce app. Op dit moment verwachten we dit rondom de zomerperiode mogelijk zal zijn.

[carolien boon]

@Remco te Ronde , bedankt voor de heldere informatie.

Ik wil daar binnenkort een keer mee aan de slag.

Als de rubrieken op de medewerker kaart staan, moeten ze daar dan ook aangepast worden, neem ik aan?

[Sylvia van Horick]

Ik heb geprobeerd om via collectief muteren de waarden over te zetten naar de nieuwe rubrieken. Echter bij het vullen van de bronrubriek kan ik geen eigen rubrieken selecteren (E00152).

[Remco te Ronde]

Hoi @carolien boon,

Inderdaad goede aanvulling die nog niet in de instructie stond. Deze heb ik alsnog toegevoegd. Bedankt voor de tip.

[Remco te Ronde]

Hoi @Sylvia van Horick,

Dat is vervelend. Om samen met mijn collega's met nog meer Beaufort expertise te overleggen waarom het bij jou niet lukt hieronder stap voor stap zoals het zou moeten werken. Bij welke stap loop je vast? En zou je daarvan een printscreen kunnen toevoegen? Dan zorg ik dat we je verder helpen. 

Stap 1 Doelrubriek selecteren

Stap 2 Selecteer 'overige bewerkingen'

Stap 3 Selecteer de bron rubriek

Stap 4 Kies voor optie 'kopiëren waarde bronrubriek'

[Sylvia van Horick]

Hoi @Remco te Ronde, bij doelrubriek kunnen we wel E rubrieken opvragen maar bij de bronrubriek niet.

[Remco te Ronde]

Hoi @Sylvia van Horick,

Samen met mijn collega's van Beaufort hebben we gekeken naar mogelijke oorzaken. Per mail heb ik je benaderd zodat we verder analyse en oplossing kunnen doen. We gaan o.a. samen eerst kijken naar de 'gegevenssoort' van je eigen rubrieken. Hopelijk hebben we per mail snel samen de oorzaak en oplossing gevonden. 

[marjavanderkolk]

@Remco te Ronde  Als je de stappen doorloopt worden de E-rubrieken dan op dezelfde plaats in BO4 vervangen door de PI rubrieken? Of moet ik ze in BO4 eerst aan een venster toevoegen? Deze stap staat namelijk niet beschreven of wordt dat door de collectieve mutatie gerealiseerd? Gr. Marja

[Fvdzanden]

Hoi Marja,

Je moet een nieuw venster maken of het bestaande venster aanpassen. De rubrieken worden niet vervangen op het huidige venster. Als je al een zelf gemaakt venster hebt met daarop je zelf gemaakte rubrieken kun je dat heel makkelijk en snel via Applicatiebeheer - Systeemfuncties aanpassen en voorzien van de nieuwe rubrieken.

[marjavanderkolk]

@Fvdzanden dank voor je reactie, duidelijk verhaal. Ik ga ermee aan de slag. gr. Marja

[Ralph]

@Chris van den Berg @Remco te Ronde 

In reporting heb ik niet de betreffende nieuwe rubrieken ter beschikking (?!)

Nieuwe rubrieken al wel in gebruik.

Database = RA_PUBLIC_6478614

[Remco te Ronde]

Hoi @marjavanderkolk,

Bedankt voor de vraag en @Fvdzanden bedankt voor het antwoord. Heb direct het artikel geüpdatet zodat het voor andere organisaties nog makkelijker is om ook te denken aan het wijzigen van je eigen venster in Beaufort. 

[marjavanderkolk]

@Remco te Ronde 

Als ik de bestaande medewerker kaart aanpas of een nieuwe maak krijg ik onderstaand resultaat. 

Wat doe ik niet goed?   Hoor van je, gr. Marja

Het ziet er als volgt uit:

 en als ik op voorbeeld klik zie ik onderstaand.... 

[marjavanderkolk]

@Remco te Ronde inmiddels heb ik het voor elkaar, de gegevens worden getoond. gr. Marja

[Jolien Boers1]

@Remco te Ronde  Ik ben dit bij een klant aan het omzetten maar loop er tegenaan dat de Raet velden voor de naam maar 25 tekens mag bevatten. Als er een samengestelde naam gevuld wordt past dit niet altijd. Kan dit aangepast worden naar 50?

Daarnaast is het max aantal tekens in het telefoonnummer 12 terwijl hier ook medewerkers in Duitsland wonen en zij een telefoonnummer van 15 cijfers kwijt moeten kunnen. Kunnen de rubrieken voor de telefoonnummers op 15 tekens gezet worden?

Groet Jolien

[Remco te Ronde]

Hoi @Jolien Boers1,

Je hebt inderdaad gelijk. Daarom heeft @Roel_Harmsen gelukkig al het idee 'Aantal tekens voor telefoonnummer contactgegevens in geval van nood' aangemaakt. Je kunt daar ook op stemmen.

En inmiddels heb ik al goed nieuws, samen met mijn collega @Anonymous hebben we het voornemen om de volgende aanpassing te doen:

• PI0035 Telefoonnummer 1 (van 1e contactpersoon) --> naar lengte 15
• PI0036 Telefoonnummer 2  (van 1e contactpersoon) --> naar lengte 15
• PI0039 Telefoonnummer 1  (van 2e contactpersoon) --> naar lengte 15
• PI0040 Telefoonnummer 2  (van 2e contactpersoon) --> naar lengte 15
• PI0033 Naam 1e contactpersoon  --> naar lengte 50 (is gebaseerd op huidige 25 van roepnaam + 25 van geboortenaam)
• PI0037 Naam 2e contactpersoon   --> naar lengte 50 (is gebaseerd op huidige 25 van roepnaam + 25 van geboortenaam)

Gaat deze toekomstige aanpassing jou ook helpen?

[Jolien Boers1]

@Remco te Ronde Bedankt voor de snelle reactie! Ik zag het idee later idd ook.

Heel fijn dat dit aangepast wordt, dat helpt zeker! Kun je ook aangeven op welke termijn deze wijziging wordt doorgevoerd?

Groet Jolien

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Jolien Boers1 ,

Het is altijd moeilijk om exact te voorspellen in welke Beaufort update dit kan zitten. Dat is natuurlijk ook een beetje afhankelijk van andere items die soms belangrijker kunnen zijn (wet- en regelgeving, cao etc.). Maar we hebben goede hoop dit te kunnen leveren in de Beaufort update van juli aanstaande.

[Willy63]

Hoi,

ik heb een derde contact persoon en relevante gegevens nodig; klant registreert dit nu ook.

Zijn er bestaande PI rubrieken voor of kan ik hiervoor rubriek PI0041 t/m PI0044 gebruiken en de omschrijving aanpassen/

Wat is wijsheid?

[Remco te Ronde]

Hoi @Willy63,

Je hebt gelijk dat het nu maximaal 2 contactpersonen kunnen zijn. Ik zou eerst eens een rapport downloaden om te kijken hoe vaak de derde contactpersoon gebruikt wordt. Vervolgens kan je bepalen in hoeverre enkel ondersteuning van 2 contactpersonen voldoende is. Ik heb goede hoop dat je toch kunt aansluiten bij de standaard van 2 contactpersonen. 

Mocht het een ''must'' zijn om toch een 3e contactpersoon te kunnen vastleggen is op dit moment de enige oplossing daarvoor eigen E-rubrieken te gebruiken. Maar het nadeel daarvan is/blijft dat deze niet in de standaard van Self Service, Beaufort, Reporting zitten. En tot op heden hebben we ook niet eerder dit idee vernomen om het te gaan ondersteunen in de Youforce app. Maar als altijd staan we open voor ideeën.  

[Rianne van der Linden]

@Remco te Ronde  Is er al bekend wanneer het in de Youforce app mogelijk wordt om de contactgegevens in geval van nood vast te leggen / te wijzigen? 

[Remco te Ronde]

Hoi @Rianne van der Linden ,

In juli/augustus zullen we de nieuwe versie van het profiel van de Youforce app beschikbaar stellen aan de eerste pilot klanten. Vanaf dat moment kan je de contactgegevens in geval van nood inzien en als beheerder bepalen of medewerkers dit ook via de Youforce app mogen wijzigen. Werkt alles zoals bedoeld? Dan maken we het generiek beschikbaar vanaf september/oktober.