Na de zomervakantie complimenten ontvangen van je medewerkers?

[#1]

Gebruik jij voor verzuim en declaraties nog de traditionele processen in Self Service?
Lees dan snel verder, en kijk hoe jij de nieuwste functionaliteiten inzet om HR sneller en eenvoudiger te maken voor jouw medewerkers!

Verzuim

Met de Youforce App voeren leidinggevenden heel eenvoudig de ziekteregistratie. De leidinggevende ziet bij een nieuwe ziekmelding zijn of haar medewerkers in de app en selecteert vervolgens de medewerker die zich ziek gemeld heeft. Naast de registratie van de eerste ziektedag, kan de  leidinggevende ook eventueel een vangnetsituatie vastleggen. Het betermelden werkt net zo eenvoudig. Ook kun je een gedeeltelijke ziek- of betermelding vastleggen in de app.

Declareren van onkosten 

Een zakelijke lunch, parkeerkosten of even iets als medewerker voorschieten. De Youforce App biedt een slimme declaratiefunctie waarmee de medewerker volledig ontzorgd wordt. Als beheerder regel je bij de inrichting van de app welke categorieën onkosten van toepassing zijn, die passen bij het beleid van je organisatie. 
Het werkt heel simpel: de medewerker maakt met de app een foto van het bonnetje van de onkosten. De Youforce App scant vervolgens het bonnetje op datum en bedrag en vult automatisch de declaratie in met deze informatie. De medewerker hoeft alleen nog maar een categorie te kiezen en op indienen te klikken. Daarna gaat de declaratie automatisch naar de leidinggevende (of een andere rol) voor accordering. Na goedkeuring wordt de declaratie direct verstuurd naar de payroll, zodat deze meegenomen wordt in de eerstvolgende salarisverwerking.

Declareren van zakelijke kilometers  

Heeft een medewerker een dienstreis of studiereis gemaakt met de auto, waarvoor de reiskosten gedeclareerd mogen worden?

Met de Youforce App is het indienen van kilometer declaraties in een handomdraai geregeld.

Het werkt heel simpel: de medewerker klikt in de app bij ‘Declaraties’ op ‘Kilometers’.

Daarna maakt de medewerker een keuze in het soort reis, bijvoorbeeld een dienst- of studiereis, kiest het vervoermiddel en legt de datum vast en registreert een vertrekpunt en eindbestemming. Het invoeren van postcode met huisnummer of zoeken op de naam van de locatie is voldoende. Vervolgens berekent de app automatisch het aantal kilometers en zet de kilometerdeclaratie door naar de leidinggevende van de medewerker.

Na akkoord van de leidinggevende berekent onze payroll het bedrag dat uitbetaald wordt aan de medewerker.

En heeft de medewerker veelvoorkomende reislocaties die gedeclareerd worden?

Ook deze houdt de Youforce App historisch bij voor de medewerker. 

Alle functionaliteit in de Youforce App is uiteraard ook beschikbaar via Mijn Youforce (op de Desktop).

Wij helpen je!

We gunnen je natuurlijk van harte een prachtige zomervakantie, maar misschien kun je een dagdeel in je agenda reserveren om bovenstaande functionaliteit in te richten.

• Bekijk de filmpjes van onze collega Remco die je stap voor stap meeneemt in de inrichting.
  
  
• Voor extra informatie bekijk je de handleidingen op onze community
  
  
• Toch nog twijfel of een paar extra handen nodig? Vraag dan via een ticket ondersteuning van een van onze collega’s

En als je dan toch aan de slag gaat, wil je misschien wel direct de rest ook doen!
(Dossier en Profiel, Aanvragen en uploaden, Gewerkte dagen en Salaris berekenen)

Zoals je merkt investeren we flink in deze nieuwe HR processen. Om ons te blijven focussen op deze innovaties, stoppen we daarom per 1 april 2025 met verzuim en de traditionele declaraties in Self Service (declaraties met rekenbladen blijven actief).

Neem contact op met jouw Customer Success Manager als je nog vragen hebt. En doe dat zeker nadat je de nieuwe processen in gebruik hebt genomen. We vragen regelmatig aan jouw gebruikers hoe eenvoudig het is om een bepaald proces uit te voeren en jouw Customer Success Manager deelt graag de resultaten.

[MarvinTergooi]

Heel goed om te zien dat er zo geïnvesteerd wordt in de HR processen. Wij zijn inmiddels live met de dienstreizen declaraties, dat verloopt heel soepel. Helaas is het niet mogelijk om volledig over te stappen voor alle declaraties. Dat komt omdat er geen mogelijkheid is om meerdere bijlagen toe te voegen in een declaratie. In de meeste gevallen heb je bij een onkosten declaratie een losse factuur en een los betalingsbewijs. Beide zijn nodig voordat we mogen uitbetalen. Zie ook dit idee: Meerdere bijlagen mogelijk bij declaraties - Visma Community

[MarvinTergooi]

Wij hebben zo veel mogelijk HR processen via Self Service lopen en zo minimaal mogelijk rechtstreeks in Beaufort. Ook voor onze salarisadministratie. De reden is de automatische logging en de collegiale controle en functiescheiding. Wij gebruiken de traditionele declaratie in Self Service om voor de salarisadministratie een variabele mutatie met terug werkende kracht in te kunnen voeren. Voor zover ik weet is dit de enige mogelijkheid om een variabele mutatie met t.w.k. in te voeren. Is hier een alternatief voor?