Release 27-02-2024

[#1]

Aankondiging

Vanavond rond 18.00 uur zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.

In deze release zullen wij diverse zaken wijzigen, met name technisch maar ook deels functioneel. Onderstaand een overzicht.

Workflow- en activiteitnummering

Achter de schermen hebben workflows en activiteiten een nummering in de database. Bij het aanmaken van een nieuwe workflow/toevoegen van een activiteit in een workflow, werd het hoogste nummer in de database + 1 toegekend. Bij het verwijderen van een workflow (bijvoorbeeld een verkeerde kopie), werd dat nummer ook weer verwijderd. Een nieuwe workflow daarna kon dan hetzelfde nummer toegewezen krijgen. Dit zou theoretisch een probleem kunnen geven in Mijn Youforce, omdat wij in onze synchronisatie dan een verwijdering én nieuwe aanmaak tegelijk zouden doorgeven met hetzelfde workflownummer.

Bijvoorbeeld:

Om 11.55 uur maak ik een kopie van een workflow, genaamd "X kopie". Deze krijgt nummer 98 in de database. De synchronisatie naar Mijn Youforce stuurt deze workflow als zijnde Nieuw.

Om 12.30 kom ik terug van lunch en zie ik dat ik een verkeerde workflow heb gekopiëerd. Ik verwijder workflow "X kopie" (nummer 98). Dit wordt als wijziging klaargezet voor synchronisatie naar Mijn Youforce. Daarna maak ik ook meteen de workflow die ik wilde maken, namelijk "Y kopie". Nummer 97 is nu het hoogste aanwezige nummer, dus krijgt de nieuwe workflow nummer 98. Deze wordt voor synchronisatie naar Mijn Youforce gestuurd met dit nummer.

In de synchronisatie leveren wij dus aan: Verwijder nummer 98, maar ook Nieuw nummer 98.

In de nieuwe situatie wordt workflow "Y kopie" aangemaakt met nummer 99 en is er geen kans op verwarring in de synchronisatie.

Synchronisatie rechten Mijn Youforce

We hebben gezien dat bij één van onze grote klanten sommige gebruikers met een MSS/Eindgebruiker rol --zonder dat Manager persoonsnummer gevuld is- niet altijd alle rechten voor medewerkers zijn geladen. Met deze synchronisatie herstellen wij deze situatie. Belangrijk is om aan te merken dat dit alleen speelde bij organisaties met meer dan 250.000 autorisatieregels, wat 10 klanten kan hebben getroffen (indien ze ook Eindgebruikers hadden zonder persoonsnummer).

E-mailadres voor antwoord

Wij hebben een nieuwe functionaliteit toegevoegd onder Beheer > Systeem > Instellingen > E-mail. Dit betreft het "Emailadres voor antwoord".

Het doel van dit veld is om ontvangers van de Self Service mails (Aanvullende emails, Informeren, Notificatie) die klikken op Beantwoorden, een mogelijkheid te geven om te reageren. Dit voegen wij toe omdat wij zien dat dit nu mogelijk is naar het Emailadres afzender wat zelf is ingesteld. Voor die organisaties die als afzender noreply@youforce.com hebben staan, is dit een toegevoegde functionaliteit.

Wij voeren dit door omdat het voor de reputatie van onze mailserver van groot belang is om als afzender alleen te sturen vanaf mailadressen die daadwerkelijk tot ons eigen domein horen: youforce.com. Alle afwijkende adressen, zoals hr@organisatienaam.nl, vervuilen de reputatie van onze mailserver en kan ertoe leiden dat providers zoals Outlook en Gmail deze gaan weigeren.

Per 01-04-2024 zullen wij dan ook gaan forceren dat alleen ons domein is toegestaan als afzender. Het is daarbij dus wel toegestaan voor herkenbaarheid en whitelisting, om een e-mailadres in te vullen zoals organisatienaam@youforce.com. Middels dit bericht, en een herhaalbericht over 2 weken, willen wij jullie de tijd geven om het Emailadres afzender te wijzigen en dit af te stemmen met jullie IT organisatie (in geval van whitelisting). Alle afzenders die op die datum nog niet voldoen aan het format abc@youforce.com zullen worden gewijzigd naar noreply@youforce.com.

De combinatie van deze twee velden behoudt de volledige functionaliteit van het instellen van een herkenbare afzender en het reageren naar een eigen emailadres. Voor wie dit niet zo ingesteld had, is er sprake van toegevoegde functionaliteit.

Tot slot: wij hebben ook onderzocht of het mogelijk was om wel volledig gecertificeerd vanuit klantdomeinen te sturen. Deze route hebben wij niet gekozen omdat dit technisch veel afstemming vereist tussen jullie en onze mailserver, en omdat dit daarmee ook kwetsbaar is voor onderhoud.