AI notitie assistent beschikbaar per 9 mei 2025!

[#1]

Per 9 mei 2025 zullen we de nieuwe AI notitie assistent beschikbaar stellen aan alle gebruikers die toegang hebben tot de verzuimtaken functionaliteit.

Waarom

In Nederland is het verboden om als werkgever medische gegevens, een beschrijving van de ziekte of andere gegevens over de gezondheid van een medewerker op te slaan in een informatiesysteem zoals Youforce Verzuim. Je mag als werkgever ook niet naar deze gegevens vragen. Medewerkers delen dit soort informatie vaak spontaan tijdens de ziekmelding of een contactmoment, bijvoorbeeld wanneer je als werkgever oprechte interesse toont en vraagt hoe het met hen gaat. Niet alle gebruikers (vaak leidinggevenden) zijn op de hoogte van deze regelgeving en een foutje bij het vastleggen van een gesprek in het notitieveld is daarom snel gemaakt.

AI notitie assistent

Om deze invoerfouten te voorkomen hebben we de AI notitie assistent ontwikkeld. Met behulp van AI technologie scant de assistent de ingevoerde tekst in het notitieveld op ingevoerde medische gegevens, een beschrijving van de ziekte of andere ingevoerde gegevens over de gezondheid van een medewerker en kleurt hij oranje indien deze privacygevoelige informatie is gevonden. De scan wordt uitgevoerd één seconde nadat er geen gegevens meer worden ingevoerd en wordt steeds herhaald na het opnieuw invoeren van gegevens. Als de gebruiker de AI notitie assistent knop indrukt geeft de assistent een suggestie voor het herschrijven van de notitie die je als gebruiker direct kan toepassen of zonder wijzigingen kan sluiten. Zie ook onderstaande animatie.
Indien er géén privacygevoelige informatie is gevonden tijdens het scannen kleurt de assistent groen.

Privacy en veiligheid

Bij het gebruik van AI technologie kunnen er zorgen zijn rondom privacy en veiligheid. De volgende punten zijn daarom van toepassing:

• De gebruikte technologie voor de AI notitie assistent slaat nooit gegevens op.
• Het gebruikte AI model leert niet bij op basis van de ingevoerde tekst.
• De ingevoerde notitie wordt niet contextgevoelig naar de AI gestuurd. Dat wil zeggen dat alleen de ingevoerde notitie verstuurd wordt zonder extra persoonlijke gegevens van de medewerker.
• Het gebruikte AI model wordt gehost binnen de Europese Unie

Bekende verbeterpunten

Tijdens demo’s en van klanten waarvoor de AI notitie assistent al geactiveerd is, hebben we inmiddels de nodige feedback ontvangen. We hebben daarvoor de volgende verbeterpunten opgesteld die we zo snel mogelijk beschikbaar zullen stellen:

• Het wordt niet opvallend genoeg gepresenteerd als de scanner privacygevoelige informatie heeft gevonden en de gebruiker kan daarom het resultaat onbedoeld makkelijk negeren. We werken aan een oplossing om het resultaat van de scan meer prominent naar voren te laten komen.
• Indien er privacygevoelige informatie is gevonden en de gebruiker negeert de suggestie, dan kan de taak zonder waarschuwing opgeslagen of afgerond worden. We werken aan een oplossing waarbij de gebruiker, tijdens het opslaan of afronden van de taak, gewaarschuwd wordt over de gevonden privacygevoelige informatie.

Hoe wordt de AI notitie assistent beschikbaar gesteld?

De AI notitie assistent wordt voor alle gebruikers van de verzuimtaken functionaliteit beschikbaar gesteld per 9 mei 2025. Er is hiervoor geen additionele configuratie noodzakelijk. De assistent komt beschikbaar in de Youforce app en op de desktop via Mijn Youforce.