HR Core online & Verzuim Management: Toegewezen taken uitvoeren met notitie is nu beschikbaar!

[#1]

Met de overgang naar Mijn Youforce willen we jullie stap voor stap meenemen in het (verder) in gebruik nemen van processen die beter passen bij het gebruiksgemak en het nieuwe uiterlijk van Mijn Youforce. Zo hebben we al een vernieuwd ziek- en herstelmelden proces voor de manager.

En daar hebben we aan toegevoegd: Toegewezen taken uitvoeren met notitie.

Voorwaarden

Dit vernieuwde proces is alleen te gebruiken wanneer je gebruik maakt van HR Core Beaufort Online, Verzuim Management en het vernieuwde ziek- en herstelmelden proces. De ziekteverzuim module binnen de Youforce app is namelijk het vertrekpunt voor de ‘toegewezen taken uitvoeren’ functionaliteit.

Twee vliegen in één klap
Een voordeel van het vernieuwde ziek- en herstelproces is dat deze via Mijn Youforce op de laptop / desktop gebruikt kan worden, maar ook in de Youforce App op de mobiel.
En met de Toegewezen taken uitvoeren met notitie kan je direct een notitie toevoegen en je verzuimtaak afronden #HRin60seconden. 

Wat zijn de voordelen van het ziekmelden via Mijn Youforce / Youforce App?

• Direct overzicht van zieke medewerkers;
• Direct deelherstel kunnen invoeren na de ziekmelding (niet moeten wachten op een sync vanuit HR Core Beaufort Online); 
• Het telefoonnummer van de medewerker staat in de app, zodat je direct kunt bellen vanuit de app;
• Op een zeer intuïtieve wijze notitie toevoegen en je verzuimtaak afronden.

Aan de slag
Het vernieuwde proces kan in gebruik genomen worden via de Youforce app, waardoor dit proces ook via Mijn Youforce beschikbaar is.

In de handleiding hebben we uitgebreid beschreven hoe de nieuwe functionaliteit in gebruik genomen kan worden, hieronder staat de activatie in het kort stap voor stap beschreven

Stap 1: Activeer de Youforce app. In dit artikel staat beschreven hoe je de app activeert. 

Stap 2: Richt het proces ziekteverzuim in in de Youforce app. In deze handleiding staat uitgelegd hoe je als beheerder het ziekteverzuimproces kunt inrichten en in gebruik nemen.

Stap 3.
Autorisatie toekennen in autorisatiebeheer, voeg de volgende rechten toe

• Bij de applicatie Verzuim Management,
  het recht Toegewezen taken uitvoeren toevoegen.
• Indien nog niet ingericht, bij de applicatie Ziekteverzuim,
  het recht Ziekte registreren toevoegen. 

Stap 4. Gebruikers dienen ook een gebruiker in de bestaande Verzuim Management module te zijn met een rol en betrokkenheid, zodat ze taken toegewezen krijgen. Kijk voor meer informatie in de handleiding.

Stap 5: Communiceer intern dat de collega’s met verzuimtaken deze taken nu ook met een notitie uit kunnen voeren via de Youforce app en Mijn Youforce.

Of wil je weten wat je nog meer kan doen met de Youforce app, bekijk dan de pagina over de Youforce app.

[Annemarie van der Geest]

@Marc Draaijers Dank voor dit bericht!

Misschien heb ik e.e.a. niet goed doorgelezen, maar als een manager een taak afhandelt via de app of Mijn Youforce, wordt dit dan gesynchroniseerd met RVM? En een notitie via de app, wordt die ook zichtbaar in RVM?

Dank alvast!

[Marc Draaijers]

@Annemarie van der Geest , dank voor jouw bericht! Je hebt niets gemist want deze informatie stond niet in de handleiding of in het bericht, maar is wel een hele goede toevoeging. Als een manager of een gebruiker in een andere rol via de app of Mijn Youforce een taak afhandelt wordt dit direct doorgevoerd in jullie Verzuim Management (RVM) database en is dan direct zichtbaar, zowel in het bestaande Verzuim Management (RVM) als in de Youforce app en via mijn Youforce. Dit geldt ook voor de notitie die bij de taak wordt opgeslagen. 

Ik ga de handleiding gelijk aanpassen. Dank voor je input!

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Marc Draaijers wij gaan per 1-12 tegelijk met de livegang van Mijn Youforce ook starten met de toegewezen taken in de Youforce app. We zijn hier mee aan het testen en hebben nog de volgende vragen:

1. Is het mogelijk om in een bestaande ziekmelding een extra actie toe te voegen binnen de app?

2. Is het mogelijk om een extra notitie toe te voegen (buiten de vaste acties uit het verzuimprotocol)? Bijvoorbeeld voor een extra contact moment (belafspraak bijvoorbeeld).

[Marc Draaijers]

@Bart Kok - Gemeente Venlo , Beide functies worden op dit moment alleen ondersteund door de bestaande Verzuim Management oplossing, maar zullen in de toekomst wel ondersteund worden binnen de Youforce app. Wat op dit moment wel mogelijk is, is om een extra actie toe te voegen in het bestaande Verzuim Management en deze dan uit te voeren (met notitie) binnen de Youforce app

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Marc Draaijers dank voor je antwoord. Op welke termijn verwacht jij dat dit beschikbaar komt in de Youforce app? Voor onze managers is dit wenselijk, omdat ze anders op twee plekken iets moeten doen ten aanzien van het toevoegen van notities.

Bedoel je met "een extra actie toe te voegen in het bestaande Verzuim Management" een actie toevoegen in het verzuimprotocol in RVM?

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Marc Draaijers de link naar de handleiding in stap 4 geeft bij mij een foutmelding. Is dat dezelfde handleiding als onderaan het artikel?

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Marc Draaijers Ook de link naar de handleiding in de tweede alinea onder 'aan de slag' geeft een foutmelding.

[FBB Zorgboog]

@Marc Draaijers 

Wij hebben oa adviseurs verzuim (casemanagers) die uiteraard wel een rol (en taken) hebben binnen RVM maar zij mogen zelf geen ziekmeldingen invoeren. Zij hebben wel toegang tot RVM en hebben taken op naam staan, maar zij hebben géén recht Ziekte registreren. Begrijp ik uit de uitleg dat die groep geen gebruik kan maken van deze functionaliteit, ook niet via Mijn Youforce?

[Marc Draaijers]

@Bart Kok - Gemeente Venlo , Een termijn kan ik niet direct afgeven. Op dit moment zijn wij o.a. bezig met een ontwikkeling die er voor gaat zorgen dat de ziekteregistraties vanuit de Youforce app en Mijn Youforce nagenoeg direct beschikbaar zijn in Verzuim Management. Deze ontwikkeling is ook een vereiste voor de functionaliteiten zoals jij die benoemd. Daarna staan er een aantal ontwikkelingen te wachten zoals:

• toegang tot het verzuimdossier voor werkgeverrollen vanuit de Youforce app en Mijn Youforce,
• Digitale handtekening voor werkgeverrollen en medewerker,
• Nieuwe verbeterde functionaliteit voor het aanmaken van documenten

Ook toegang tot het verzuimdossier vanuit de Youforce app en Mijn Youforce is een vereiste om de functionaliteit die jij benoemt te kunnen faciliteren. In de eerst volgende release management webinar van 08 februari 2024 is het ook de bedoeling dat we jullie mee laten stemmen voor prioritering van de beoogde ontwikkelingen.

@Gea Bussink-Veerbeek , de handleiding onderaan het artikel betreft inderdaad de handleiding waar ook naar gerefereerd wordt in het artikel zelf. Ik zal de links proberen te herstellen. Dank voor het melden.

@FBB Zorgboog  , Het klopt inderdaad wat je aangeeft. De gebruikersgroep die het recht 'ziekte registreren' niet heeft kan op dit moment nog geen gebruik maken van deze functionaliteit. Nou weet ik niet of jullie adviseurs verzuim standaard de hele organisatie kunnen zien. Als dat het geval is zou je kunnen overwegen om hen het recht 'Ziekte registreren alle medewerkers' toe te kennen. Hebben ze alleen rechten voor bepaalde afdelingen, dan zou je kunnen overwegen om een rol in Beaufort te introduceren, die toe te kennen aan de gewenste afdelingen en dan in de ziekteregistratie instellingen die rol te koppelen. Beide oplossingen impliceren dat die gebruikers ook ziek en (deel)hersteld meldingen zouden kunnen registreren, wat ze natuurlijk niet hoeven. Past dat echt niet in het beleid van jullie organisatie, dan is het voor jullie geen oplossing. In de community voor Youforce app is er laatst een idee binnengekomen om gebruikers alleen leesrechten te geven op ziekteregistratie. Dat idee zou ook een oplossing voor jullie zijn. Omdat de functionaliteiten van Verzuim Management stap voor stap vernieuwd zullen worden in het onderdeel ziekteverzuim vanuit Mijn Youforce en de Youforce app zal dit topic uiteindelijk ook aan bod komen. Omdat we ons in eerste instantie voornamelijk gefocust hebben op de medewerker en manager rol is het echter nog niet aan bod gekomen.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Marc Draaijers dank voor je reactie. We weten voor nu even voldoende. We zullen de community en de release management sessies in de gaten houden voor alle ontwikkelingen.

[Paul Wevers Consultancy]

@Marc Draaijers Komt er ook een QRC voor de eindgebruikers?

[Marc Draaijers]

@Paul Wevers Consultancy , Uitgangspunt is dat wij onze software in samenspraak met eindgebruikers zo gebruiksvriendelijk en intuïtief maken, dat er geen Quick Reference Cards nodig zijn. Onze CES scores die aangeven hoe moeilijk/makkelijk het is om een taak uit te voeren geven ook aan dat het inderdaad gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt. Zie jij de noodzaak voor een QRC voor eindgebruikers en zou je dat kunnen motiveren?

[Lieke Sterk Huis]

@Marc Draaijers, ik heb de webinar op 8 februari jl. gemist. Wat is de prioritering van de beoogde ontwikkelingen? En is hier het toevoegen van eigen notities in opgenomen, zoals @Bart Kok - Gemeente Venlo al aangegeven heeft?

[Anja Brouwer1]

wij gebruiken nog het oude formulier in selfservice versie 2017 en niet 2020. Werkt dit ook in de App.

Reden waarom wij het formulier uit 2017 gebruiken is dat wij medewerkers vanaf dag 1 gedeeltelijk ziek willen kunnen melden.

[Marc Draaijers]

@Lieke Sterk Huis , Wij hebben in de webinar van 8 februari geen prioritering meer gedaan, omdat we op dit moment nog een aantal lopende ontwikkelingen aan het afronden zijn:

• Notificaties versturen naar de nieuwe Mijn Youforce inbox
• document bekijken in de nieuwe functionaliteit 'Toegewezen taken uitvoeren' --> inmiddels afgerond
• ziekteregistraties vanuit Youforce app nagenoeg direct beschikbaar in Verzuim Management
• functionaliteit voor onboarding op 'Medewerker toegang tot eigen verzuimdossier'