Verbeterde werkwijze: aanmaken van documenten bij verzuimtaken

[#1]

Op woensdag 18 juni wordt de nieuwe functionaliteit voor het aanmaken van documenten bij verzuimtaken beschikbaar gesteld aan alle gebruikers die het recht “toegewezen taken uitvoeren” hebben.

Huidige werkwijze

• Indien een gebruiker rechten heeft op “toegewezen taken uitvoeren” en er is geen documentsjabloon gekoppeld aan de taak dan wordt de gebruiker vanuit de Mijn Youforce inbox taak/notificatie doorverwezen naar de nieuwe functionaliteit “Verzuim taken”. Dit zie je vooral terug bij taken zoals “wekelijks contactmoment week 1”
• Indien er in het verzuimprotocol aan de taak een documentsjabloon gekoppeld is, wordt de gebruiker doorverwezen naar de actie in Verzuim Management (classic). Dit zie je vooral terug bij taken zoals “Samen met medewerker bespreken re-integratietraject en opstellen plan van aanpak”

Afhankelijk dus of er een document aangemaakt moet worden voor de taak wordt de gebruiker naar verschillende sterk uiteenlopende functionaliteit doorverwezen. Dit komt doordat in de verzuimtaken functionaliteit het nog niet mogelijk was om documenten aan te maken. Dit is verwarrend voor gebruikers. Ook worden de stappen die de gebruiker door moet bij het aanmaken van een document niet als intuïtief ervaren. Na het aanmaken van het document wordt de documentpreview in een popup getoond. Popups worden vaak standaard geblokkeerd door de gebruikte webbrowser.

Nieuwe werkwijze

Straks komt de gebruiker altijd terecht in de nieuwe verzuimtaken functionaliteit en kan vanuit daar direct het aanmaken document proces starten. Indien er aan de taak in het verzuimprotocol een documentsjabloon is gekoppeld kan de gebruiker direct starten met het invullen van de gegevens die nodig zijn voor het aanmaken van het document en wordt het selectiescherm om een documentsjabloon te kiezen overgeslagen. Na het aanmaken van het document wordt de gebruiker teruggeleid naar de taak en wordt de document preview direct in hetzelfde browser tabblad geopend. 

Toekomstige verbeteringen

Het kan zijn dat het proces binnen jouw organisatie vereist dat je een document uploadt bij de taak. Wij werken momenteel aan de uitbreiding om het uploaden van een document direct mogelijk te maken vanuit de verzuimtaken functionaliteit. Tot die tijd kan de gebruiker onderaan in de taak alsnog naar de taak in Verzuim Management (classic) navigeren om daar het document te uploaden.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Marc Draaijers wij hebben het getest en het ziet er goed uit. Wat we alleen missen is een knop om het document op te slaan (downloaden). Als je een plan van aanpak of een ander UWV stuk aanmaakt dan moet deze ook ondertekend worden. Zolang er geen mogelijkheid is tot een digitale handtekening gaat dit helaas nog op papier of digitaal via PDF of Word.

Wat je nu zou moeten doen is hier de actie afronden, dan naar verzuimmanagement gaan om het bestand te downloaden. Dat is een omweg die je niet wil hebben.

[Marc Draaijers]

@Bas Menken - Gemeente Leiden ,  Deze nieuwe functionaliteit maakt slim gebruik van de document preview functionaliteit die we vorig jaar introduceerden. Vanuit veiligheidsoverwegingen hebben we er destijds voor gekozen om het niet mogelijk te maken documenten te downloaden. zie ook dit community bericht. We kunnen het downloaden van documenten daarom ook niet zomaar mogelijk maken.

Zoals je vermoedelijk weet staat de integratie van de digitale handtekening op de roadmap en we zijn op dit moment druk bezig met de ontwikkeling hiervan.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Marc Draaijers ik snap dat vanuit veiligheid, maar dat zorgt er nu dus wel voor dat het eigenlijk niet bruikbaar is voor ons. We hebben dat document immers nodig in een andere omgeving. De omweg vinden wij niet uit te leggen aan managers.

We wachten dan rustig af totdat de digitale handtekening wordt uitgerold

[Paul Wevers - Ikazia]

@Marc Draaijers Ik vind het net als @Bas Menken - Gemeente Leiden  moeilijk uit te leggen naar de gebruikers toe dat dit een verbetering is. Het wordt nu juist ingewikkelder voor hen. Is het niet mogelijk om een link toe te voegen naar de RVM taak?

Op welke termijn verwachten jullie de digitale handtekening in RVM?