Overgang nieuwe E-mail beveiliging (belangrijke actie vóór september)

[#1]

Enige tijd geleden zijn alle EasyCruit klanten geïnformeerd* over het optimaliseren van de e-mailservice. Hier hebben we wel de hulp van onze klanten, van jullie dus, voor nodig! 

Lees voor meer informatie bijgevoegde communicatie, welke is verstrekt door jullie customer success manager. Ben je niet geïnformeerd, vul dan sowieso het Google formulier in zodat wij de inrichting kunnen controleren.

In het kort waarom het belangrijk is:

Waarom?

• De overstap naar de nieuwe e-mail beveiliging zorgt ervoor dat er meer e-mail terechtkomt waar het zou moeten uitkomen (waardoor het foutpercentage/blokkades afneemt)
• Jullie krijgen in EasyCruit zelf beter inzicht of mails al zijn afgeleverd 
  
• De technische support afdeling van EasyCruit kan beter ondersteunen als dat nodig mocht zijn 
• Jullie kunnen hierdoor in de toekomst zelf nieuwe/extra domeinen toevoegen via een self service tegel in EasyCruit.
• De nieuwe e-mail service zal gebruikt worden voor toekomstige releases, bijvoorbeeld al voor de aankomende release van september van de nieuwe e-mail templates en interview functionaliteit. Ben je nog niet over? Dan kun je geen gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit!

Kortom, genoeg reden om over te stappen. 

Echter: van slechts een handvol klanten hebben we de afgelopen periode de ICT contactgegevens  ontvangen, welke nodig zijn voor de overstap. 

Wij roepen jullie op om deze gegevens alsnog door te geven en over te stappen. Dit kun je doorgeven via dit formulier.

Wanneer je als klant gebruik maakt van mailen via noreply@easycruit.com hoef je niets te doen; dan ben je automatisch overgezet naar de nieuwe e-mail beveiliging. Dit kunnen jullie checken door naar het scherm voor het verzenden van een mail, bijvoorbeeld een afwijziging, te kijken naar de afzender.Is deze op basis van het eigen maildomein of op basis van noreply@easycruit.com? 

Alvast bedankt en een fijne zomer gewenst! 
PS:  Vanwege de vakanties kan het even duren voordat er contact met jullie opgenomen wordt nav het ingevulde formulier. Er wordt via mail contact gelegd. 

* Wij hebben inmiddels obv dit bericht begrepen dat sommige klanten niet zijn geïnformeerd door hun CSM, of dat de CSM hun gegevens al heeft doorgegeven aan onze technische support. Geef in dat geval aub voor de zekerheid toch de gegevens door via het formulier. Bedankt! 

[francispool]

@Maurice Eppenga @Bastiaan Fidder @ingridvdam 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ik hoor dit voor het eerst, door wie zouden wij moeten zijn benaderd? Maar we gaan het in gang zetten 🙂

[FBB Zorgboog]

@francispool ook voor mij is deze informatie nieuw.

Begrijp ik goed dat we door onze CSM-er hierover geïnformeerd hadden moeten worden?

[Andrea de Bie - Hazelhof]

Voor mij is dit ook nieuw.  Wij hebben volgens mij ook deze info niet gehad. 

[marjavanderkolk]

Ook voor mij is dit nieuw. Vind het formulier dat ik moet invullen ook niet duidelijk eerlijk gezegd.

Wij werken met het emailadres wervingenselectie@kenterjeugdhulp.nl. Mogelijk dat er iemand contact met mij op kan nemen om dit toe te lichten? Ik ben zelf functioneel beheerder, maar beheer niet de mail. Dus graag een stappenplan hoe dit aan te passen. Gr. Marja

[Maurice Eppenga]

@marjavanderkolk, het gaat in jullie geval dan om het domein @kenterjeugdhulp.nl. Aangezien jullie vanaf dit domein mailen, en dus niet vanaf noreply@easycruit.com, is mijn verwachting dat er voor jullie een oude DMARC/DKIM inrichting actief is (optie 1). Als je dit echter niet zeker weet, zou ik kiezen voor optie 2 op het formulier. Wij kunnen dit namelijk checken en zullen dan contact opnemen met alle details.

[Marianne Marsman]

Voor ons is dit ook nieuw. We zijn niet eerder geïnformeerd.

@Maurice Eppenga 

We hebben ook een DMARC inrichting. Betekent dit dat we niet meer vanaf ons eigen domein kunnen mailen en alles via noreply@easycruit.com gaat of krijgen we een nieuwe DMARC inrichting?

[FBB Zorgboog]

@francispool @Maurice Eppenga 

Wat moeten we doen wanneer we nu gebruik maken van noreply@easycruit.com maar liever gebruik zouden maken van een organisatie-specifiek mailadres?

In het verleden hadden we een eigen afzender, maar op advies van Visma is dit een tijdje geleden omgezet omdat er steeds problemen waren van de mailberichten. Ik begrijp dat na deze aanpassing die problemen tot het verleden behoren en we dus wel weer een eigen adres zouden kunnen gaan gebruiken. Of is dat te kort door de bocht gedacht?

[Maurice Eppenga]

@Marianne Marsman, voor jullie geldt dan de eerste optie op het formulier. Jullie worden gemigreerd naar onze nieuwe en verbeterde DKIM oplossing. Je blijft dan vanaf jullie eigen domein mails versturen.

@FBB Zorgboog, jouw constatering is correct. Met onze nieuwe DKIM oplossing en email delivery zouden jullie prima vanaf het eigen domein mails moeten kunnen versturen. Je kunt bij de servicedesk een ticket indienen om de implementatie hiervan te starten.

[Lonneke van der Aar]

Voor ons is het ook nieuw en niet eerder geïnformeerd.

[Gerda Woldring]

Voor ons is het ook nieuw en hebben geen bericht ontvangen.

[Carla Hofenk]

Voor ons is het ook nieuw en hebben geen bericht ontvangen.

[René van Dijk]

idem voor ons ook nieuw

@Bastiaan Fidder  wij zijn relatief nieuw zijn wij al op deze wijze ingericht?

[Bastiaan Fidder]

@René van Dijk Dit is voor jullie bij de implementatie gelijk ingericht.

[cvanstijn]

Wij hebben dus wel onderstaande e-mails ontvangen op 20 juni 2023. De links in de mails zijn 72 uur geldig. En na de omzetting konden wij geen e-mails meer versturen. Er komt een foutmelding 'Rejected by header based Anti-Spoofing policy'. De afdeling ICT dient dan ook nog onderstaande uit te voeren: 

[Tracy Postma]

Goedemorgen @Bastiaan Fidder en @Anonymous ,

Wij willen graag onze eigen domein behouden. Als wij overstappen op de verbeterde DKIM oplossing krijgen we dan ook toegang in september tot de nieuwe functionaliteiten? Ik hoor het graag.  
Groet, Tracy

[Maurice Eppenga]

@Tracy Postma, dat klopt. Het enige wat we van jullie nodig hebben zijn de contactgegevens van IT (zie Google form), zodat de migratie naar de nieuwe DKIM en email delivery kan worden uitgevoerd.

[SimoneK]

Wij hebben ook niets gehoord van onze CSM! 

[Gerda Woldring]

@francispool @Maurice Eppenga , ik heb ongeveer 2 week geleden het formulier ingevuld en opgestuurd.

Ik hebt nog geen bericht ontvangen. Is het bekend hoelang het duurt voordat er contact wordt opgenomen met de klant

[francispool]

@Gerda Woldring 

Vanwege vakanties duurt dit iets langer. In de loop van deze week wordt er contact met jullie opgenomen. 

[Figen2]

Ik zou wel eerst wat meer informatie hierover willen ontvangen. Ik kan nu niet goed de consequenties overzien van het wijzigen van domein. Betekent dit dat kandidaten niet meer kunnen reageren op de mailtjes? Soms is het namelijk wel handig dat ze een reactie sturen als blijkt dat ze bijvoorbeeld toch niet aanwezig kunnen zijn?

Wat zijn de voor- en nadelen van werken van het nieuwe domein?

[Timo van Son - AAG]

In eerste instantie las ik dit vanuit het oogpunt van de geautomatiseerde mails. 

Maar dit heeft als ik het goed begrijp ook gevolgen voor mails uit handmatige acties, toch? Waarbij de collega zelf invloed heeft op de op te geven afzender? Waarvan ik als consultant niet van na kan gaan welke e-mailafzenders er eventueel gebruikt worden? 

[Maurice Eppenga]

@Figen2, het is niet het domein wat gewijzigd wordt, maar onze DKIM en e-mail beveiliging services. Daarvoor moet dit opnieuw ingericht worden middels een aantal kleine handelingen, maar jullie kunnen gewoon weer hetzelfde domein registreren bij ons. Voor recruitment heeft dit daarom geen impact, er kan gewoon zoals altijd met kandidaten gemaild worden en ze kunnen met hetzelfde mailadres blijven mailen. Zowel voor, tijdens en na de overgang naar onze nieuwe services. Er zijn dan ook geen nadelen, de nieuwe services bieden een verbeterde success rate, logging en support.

[Maurice Eppenga]

@Timo van Son - AAG, ik weet niet of ik je vraag begrijp. Het gaat hier dus om het versturen van mails naar kandidaten en collega's, waarbij inderdaad de afzender een mailadres is van een van de gebruikers. Hiervoor hebben wij nu een verbeterde service opgeleverd waardoor het versturen van mails een verbeterde success rate heeft en daarnaast bieden we betere logging en support.

[SimoneK]

@francispool  
@Maurice Eppenga 

Wij hebben ons formulier in juli ingediend, maar ook nog niets gehoord, ook niet in de week van 31 juli.

Omdat nergens contactinformatie is vermeld stel ik hier nu maar de vraag om de instructies naar onze doorgegeven contactpersoon te sturen.

[francispool]

Update:

Allereerst dank voor het aanleveren van de contactgegevens. Niet alle klanten zijn op dit moment al overgezet naar de nieuwste e-mail instellingen. Vanaf deze week hebben we extra collega's opgeschakeld om de overzettingen uit te kunnen voeren. Jullie kunnen met name deze en aankomende week contact verwachten, wanneer de contactgegevens bij ons bekend zijn. 

[Lieke Sterk Huis]

@francispool, ik heb dit deel helemaal gemist in de vakantieperiode. Zojuist pas het aanvraagformulier ingevuld om contact op te nemen met onze IT-collega.