Nieuw: factuur en bijlage samenvoegen tot één PDF

[#1]

Vanaf vandaag is het mogelijk om een factuur en bijlage samen te voegen tot één PDF document. 

Hierdoor wordt het makkelijker voor de ontvanger (jouw klant) om de factuur, inclusief eventuele bijlage, te verwerken via een scanservice.

Voorwaarden

Een belangrijke voorwaarde is dat er voor het versturen van de facturen gebruikgemaakt moet worden van AutoInvoice. Ieder Visma.net bedrijf of vestiging heeft standaard een AutoInvoice account. *

Daarnaast is het goed om te weten dat het samenvoegen van de bijlage uiteraard alleen mogelijk is als de bijlage ook een PDF is. 

Als de PDF groter wordt dan 5 MB dan wordt de PDF niet als bijlage bij de email gevoegd, maar dan kan de ontvanger de pdf via een link in de email ophalen. Overigens is deze link in de email, naast de PDF als bijlage, altijd aanwezig.

Stappen

1. Klik vanuit Visma Home op de AutoInvoice tegel
2. Kies voor het betreffende bedrijf indien er toegang is tot meerdere bedrijven
3. Bovenaan klik je op Instellingen
4. Daarna navigeer je naar Factuurinstellingen en dan Facturen verzenden
5. Op het tabblad Per email selecteer je de optie Met samengevoegde PDF’s verzenden

Facturen via AutoInvoice verzenden

Nadat dit is ingesteld moet je er voor zorgen dat de facturen via AutoInvoice worden verstuurd.

1. Wil je alle facturen via AutoInvoice versturen dan geef je dat in het betreffende debiteurtype aan in het scherm Debiteurtypen. Markeer hierbij de optie Facturen via AutoInvoice verzenden op het tabblad Algemene informatie. Wil je het slechts voor enkele debiteuren instellen dan doe je dat in de debiteur zelf op het tabblad Factuurinstellingen via dezelfde optie Facturen via AutoInvoice verzenden
2. Verkoopfacturen verstuur je gewoon vanuit het Verkoopfacturen venster via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden (Actie: Naar AutoInvoice verzenden). Dat is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was. 

Als je daarbij zorgt dat ook meteen de stamgegevens van de debiteur zijn aangevuld met het kvk-nummer dan zorgt AutoInvoice er automatisch voor dat de factuur als e-factuur verstuurd wordt indien de ontvanger e-facturen kan ontvangen. Meer informatie daarover kun je terugvinden in deze post: E-facturen sturen in twee simpele stappen

* Als de factuur per email wordt verstuurd via AutoInvoice dan zijn hier geen kosten aan verbonden, wordt de factuur als e-factuur verstuurd, dan betaal je een klein bedrag per verstuurde factuur. Zie voor meer informatie: https://nl.visma.com/erp/autoinvoice/