Husk, at du kan indgå aftale om ferieoverførsel i My Visma og Visma HR

[#1]

Ferie, der er optjent i perioden 01.09.2021 til 31.08.2022, skal afholdes inden udgangen af i 2022. Har medarbejderen restferie pr 31.12.2022, kan der aftales overførsel af ferie udover 4 uger. Det kræver dog en skriftlig aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder - og den skal indgås inden 31. december 2022. 

Slip for papirarbejdet og gør det nemt for jeres medarbejdere og ledere at anmode om og godkende overførsel af ferie via My Visma appen. Det letter administrationen og sikrer, at du har den nødvendige dokumentation ved kontrol af overført ferie.

Sådan fungerer det i praksis

I My Visma eller Visma HR kan der oprettes en 3-cifret fraværskode fx 950, som medarbejderne kan benytte, hvis de ønsker at få den 5. ferieuge overført. De kan derved registrere det antal dage på fx datoen den 31.12.2022 (eller den 30.12.2022, hvis den 31. er en fridag hos jer) , der ønskes overført. Herefter kan lederen godkende ferieoverførslen, og der kan udtrækkes en rapport, som viser hvilke medarbejdere, der ønsker ferie overført. Rapporten kan bruges som dokumentation og til indberetning.

Sådan opretter du fraværskoden:

1. Klik på “Indstillinger/Opslagskoder”
2. Vælg Opslagstabel “322 - Fraværstype”
3. Klik på “Ny”
4. Angiv Kode fx 950
5. Angiv Tidsenhedskode = timer eller dage
6. Angiv Tekst fx “Aftale om overførsel af restferie"
7. Klik på “Gem”

Tilføj stillingskategori og giv medarbejderne adgang til fraværskoden:

1. Klik på “Indstillinger/Stillingskategori, Koder”
2. Tilføj fraværskoden til relevante stillingskategorier
3. Klik på “Gem”

Få vist fraværskoden i rapporten Fraværsliste

1. Klik på “Rapporter/Rapportoversigt”
2. Vælg Fraværsliste
3. Vælg perioden 31-12-2022 til 31-12-2022, hvis medarbejderne har brugt denne dato til registrering 
4. Vælg fraværskoden og Godkendelsesstatus ‘Godkendt’
5. Klik på “Hent Excel”

Registrer overførsel af ferie i Visma HR eller i My Visma appen

(forslag til vejledning som I kan sende til jeres medarbejdere)

Visma HR

Du kan i Visma HR registrere de feriedage, som du ønsker at få overført fra 2022 til 2023. 

I menupunktet 'Fravær' opretter du en fraværsregistrering på fraværskode '950 Aftale om overførsel af restferie'. Vælg datoen den 30-12-2022 og skriv det antal feriedage, der skal overføres. Det gør ikke noget, hvis du allerede har registreret ferie denne dag.

Når du har gemt registreringen, ligger den klar til godkendelse hos din leder.

My Visma appen

På tilsvarende vis kan du registrere feriedagene, som du ønsker at få overført, i My Visma appen. Her skal du vælge kategorien 'Firma Fravær' for at se kode 950.

Men her kan du ikke angive flere feriedage på én dato, dvs. du skal vælge en periode i stedet for. Vil du f.eks. overføre tre dage, vælger du den 28-12 som startdato og den 30-12 som slutdato. 

For at få det fulde udbytte af ovenstående proces kræver det, at jeres ledere og medarbejdere har adgang til My Visma og/eller Visma HR har (Self Service). Læs om Self Service her.